domingo, 31 de julio de 2016

Herramientas Productivas: Evernote

En los dos últimos artículos os he mostrado dos piezas de mi sistema de información. Por un lado, el buzón de entrada de muchos artículos, Feedly, mi lector de RSS. En segundo lugar, Pocket, programa que permite marcar los artículos para leer más tarde. Hoy le toca el turno a Evernote, el elefante verde, que es lo que yo acabo denominando mi biblioteca de artículos y conocimiento. He de decir, que yo voy a explicar aquí el uso que le doy a Evernote, que no es, ni de lejos el único uso que se le puede dar. Como vais a ver al final del artículo las posibilidades son casi infintas.

El momento de la lectura.

Señalaba que para mi, leer es un premio. Una opción muy válida de ocio en mi tiempo libre. Y no sólo las novelas, sino también todos los artículos que se van uniendo a la lista de lectura de Pocket. Así que cuando me gano (o encuentro) un momento de lectura, y utilizando pickpocket normalmente (extensión de chrome que da acceso a la lectura de los artículos guardados), abro en el navegador diez de los artículos reservados.

En estos artículos guardados puede haber de todo. Ideas que una vez leídas (o que sin acabar de leer) puedes olvidar; temas que son interesantes, pero que será raro que vuelvas a necesitar o artículos que por su temática o por la enseñanza que dejan quieres tener guardado ahí, para otra vez, por si en algún momento... En este momento entra en juego Evernote y su extensión para Chrome, que permite guardar en una libreta el artículo seleccionado sin anuncios, o la imagen que te gusta, o la infografía que lo resume todo. 

Alguno ya estará pensando en el posible síndrome de Diógenes digital al que te puede llevar esta aplicación. Cientos de artículos apilados en una libreta que jamás vuelven a ser utilizados. Un atentado contra el minimalismo en la vida. Y puede que sea cierto, a no ser que...

Un poco de orden en el caos.

Los artículos están guardados en libretas por temáticas bastante genéricas. Tengo una libreta que habla de "blogs". Como montar un blog, como elegir entre blogger o wordpress, temas de hosting, de e-mail marketing, etc, Está muy relacionada con la idea de que "Algún día/tal vez" migraré este blog a algo con mayor entidad. Tengo una libreta de "Banca" con cientos de artículos que han ido saliendo de digitalización en la banca, que es el tema de mi trabajo diario. Una de "Presentaciones" donde recopilo ideas de como hacer presentaciones eficaces, uso de colores, hablar en público... y que me afecta a mi trabajo en mi entidad y en mi vida como profesor y ponente. Una con temas de "management" que me interesan: motivación, equipo, transformación del trabajo, liderazgo... Como no una de "productividad": GTD, efectividad, técnicas, ideas...

No hay un segundo nivel de libretas, pero si un buen montón de etiquetas que permiten afinar más el tema. Y a pesar de todo este orden en libretas y etiquetas es más por la parte social de la herramienta que por mi uso individual de la misma. Porque el buscador que incluye evernote es brutal y te busca la palabra de turno hasta dentro de los pdf's que has subido a la herramienta (porque sirve también para almacenar PDFs, no solo artículos de Internet).

Yendo a la biblioteca a buscar información.

Hasta aquí, explico más o menos el proceso de guardar artículos en evernote. Y ya sabemos, "si hay que guardar se guarda, pero guardar para ná, es tonteria". Así que si has creado una biblioteca será porque piensas utilizarla como tal alguna vez en la vida...

Cuando muy de vez en cuando me da por escribir un artículo más "sesudo", me voy a Evernote. Y busco, sólo entre mis referencias, entre las seleccionadas del mundo mundial, que se ha escrito sobre el tema. Un artículo de blog no es una tesis, por suerte. Pero de los artículos que ha guardado puedo ver que opinan otras personas, que ideas han desarrollado, que discusiones ha podido haber sobre el tema. Este es mi uso principal de Evernote como lector.

Pero sucede que a veces recuerdo haber visto un gráfico en un lugar que me interesa utilizar. Son gráficos que se salen de lo común. No vienen prediseñados en Excel. Como llevo varios años utilizando esta metodología sé que el gráfico está guardado en Evernote. Busco el artículo en cuestión y allí está explicado el paso a paso.

Sólo cuando las búsquedas en Evernote son infructuosas (alguna vez sucede), me voy de pesca por la web.

Usando Evernote en un entorno más profesional.

Hace bien poco tuve que utilizar este sistema para escribir un par de resúmenes sobre la competencia. Creamos una libreta para cada competidor. En dichas libretas podíamos incorporar artículos cuatro personas del equipo (parte del uso social de Evernote) y todos podíamos consultarlas. En tres días habíamos apilado unos 70 artículos de cada entidad. En aquel momento dejamos de bucear en Google y comenzamos a bucear en nuestra libreta particular. Creamos dos artículos con la información que nos interesaba de ambas entidades. Esto habrá sido hace 6 meses más o menos. Y aún seguimos varios meses recopilando información sobre el competidor. Si hoy pidieran actualizar dicho documento, sólo deberíamos buscar artículos a partir de una fecha determinada y podríamos poner al día las nuevas informaciones que han aparecido en este tiempo.

Compartiendo el conocimiento.

Acabo de comentar el uso social de Evernote. Varios pueden leer, varios pueden contribuir. Es el primero de estos el que más he utilizado yo desde que cree el Blog. Una vez que has apilado cientos de artículos sobre una temática... ¿por qué no los pones a disposición del resto? Varias de mis libretas son públicas y tienen varios seguidores (es una pena que no haya estadísticas de este tema). Hace bien poco compartía la libreta de "Productividad", pero desde hace mucho son públicas las libretas de "Blogs", "Banca" y "Excel". Yo sigo dándoles el uso de siempre, pero pueden ayudar a los demás del mismo modo que me ayudan a mí. Pues ahí están, para que quien quiera pueda utilizarlas. De hecho, yo únicamente he recopilado en un punto el saber de muchos otros.

Otros usos de Evernote y otros temillas

Como habéis visto, yo uso Evernote como biblioteca particular. Además, es un lugar magnífico para guardar ciertos PDFs personales (estos no los comparto) como las facturas o los análisis médicos. Es un bloc de notas magnífico, aunque en el trabajo estamos utilizando OneNote. Te puedes enviar correos electrónicos a tu cuenta de Evernote. Y David Torné nos ha explicado como montar todo el sistema GTD en libretas de Evernote. Vamos, una gran cantidad de utilidades diferentes.

Yo, personalmente, pago por utilizar esta herramienta. Una pequeña cantidad al año que da derecho a utilizar ciertas características y que amplia los límites de subidas de información. Y es verdad que hace poco me han escrito para decir que suben el precio (grrrr) pero bueno. Le doy bastante caña al elefante y creo que merece la pena el coste (sólo hay otra herramienta productiva de la serie por la que pago, y es Facile Things, pero esa se queda para otro artículo).

¿Y vosotros? ¿Utilizáis Evernote? ¿Que uso le dais? ¿Os suscribisteis a alguna de mis libretas públicas? Contad vuestras experiencias.
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