domingo, 10 de enero de 2016

Los días productivos empiezan la tarde anterior

our brakfast Últimamente he leído artículos de varios blogs sobre como empezar la mañana para ser más productivo. De hecho, he leído y revisado una magnífica guía que Jordi Sanchez ha sacado en organizacionpersonal.com (anunciada en un artículo sobre este mismo tema) con las rutinas matutinas de muchos de los maestros de productividad que yo sigo. Digo que sigo sus blogs, que no su marcha matinal. Aunque es cierto que leyéndola también te das cuenta de que son humanos. Eso sí, una vez que uno revisa sus buenas prácticas mañaneras encuentra mucho más fácil los mil y un errores que ya cometemos nada más despertarnos.

Un ejemplo de mañana improductiva.


Podríamos empezar este apartado diciendo eso de que: "Tengo un amigo que me ha contado..." pero bueno, supongo que una vez lo leamos nos daremos cuenta de que dentro de este compendio de improductividad, todos muchos hemos caído alguna vez en una o más de estas trampas.

El despertador suena en el móvil a las 7 de la mañana. Y una vez que consigues abrirlo y apagar ese maldito sonido echas un vistazo al twitter o el caralibro (el facebook, vamos) porque ya has visto que había un par de notificaciones en la pantalla. Desayunas de pie y mal, un café a toda leche y echas un ojo al mail del trabajo. Han llegado un par de correos que debes contestar pero dejas el móvil en la cocina, te vistes y realizas tus tareas familiares, levantar al crío, vestirle y darle el desayuno y salir de casa corriendo que se va su autobús. Después del rato de retención estás llegando al curro antes de las 9 cuando sólo hay dos o tres personas por allí.

Ese momento de productividad perfecta lo aprovechas sin embargo para irte a tomar el primer café de máquina, a poder ser con alguien que haya por allá, dando una voz a ver si todos se enteran de que vas a por café. Vuelves a sentarte entre cinco y quince minutos después, dependiendo del éxito de la oferta pero con el café aún en la mano. Momento ideal para revisar correo laboral, personal, feeds del RSS, y ya que estás, eso que te acordaste que tenías que mirar en Internet pero que ayer con toda la noche para tí decidiste postergar para un momento más apropiado como este. El caso es que no sabes como has acabado en la página aleatoria de la wikipedia... Lo que has aprendido en esa página... Ooops, hay una notificación de reunión a las 10,00. ¡Jo! A quien se le ocurre poner reuniones a esa hora.

Es una reunión en la que no pintas nada pero a la que vas con tu ordenador para acabar de ver la oferta de Internet que estabas analizando o que aprovechas para volver a revisar el email del trabajo. Ya te están reclamando por no haber enviado lo que te pidieron. Así que respuesta rápida mientras tu compañero presenta en la sala de reuniones "en breve te lo estoy enviando", no vayamos a molestar demasiado.

La reunión se alargó a las 11,30. Momento del tercer café de la mañana. Bufff, otra mañana sin un episodio de "flow" de esos que dicen que son la leche... Contestas a los correos esos que te están rondando por la cabeza, consultas un tema relevante en Internet... (como he llegado yo hasta esta página si yo quería ver sólo un tema estrictamente laboral) y alehop... hora de comer.

¿Esto pasa en la vida real?


Pues quiero imaginar que un episodio como este, NO!!!. Supongo que algunos temillas parciales... Y deseo que estos puntos sean lo menos frecuente posible. ¿Cuan distante es tu vida real de este ejemplo amplificado? ¿Qué cosas puedo mejorar si estos comportamientos se repiten más de lo que deberían? ¿Por donde puedo empezar?

Como decía al principio, esto me lo ha contado un amigo. A mi no me pasa... bueno, quiero decir que a mi no me pasa todo eso... a la vez... Pero si hay ciertas cosas que he ido mejorando y puliendo con el tiempo y ciertas cosas en las que todavía tengo que mejorar. Será uno de mis primeros propósitos para el año venidero.

¿Qué cosas creo que no deben hacerse por las mañanas?

Como siempre, debemos tomar estas reglas como recomendaciones interpretables según los roles de cada uno. Si el Community Manager decide no entrar en Redes Sociales por la mañana o Atención al Cliente no abre el correo... mal vamos. Pero ahí os dejo un brevísimo listado de cosas que debemos evitar por las mañanas si queremos ser productivos.

Entrar en Redes sociales y navegar por Internet. Una de las cosas que intento evitar por la mañana, ya sea en casa en el móvil, ya sea en el trabajo, es el vistazo a las redes sociales. Fuente de dispersión brutal. Empiezas por echar un ojo a un par de twuits, entras en un enlace, ya que se abrió el navegador, las noticias y perdemos el tiempo navegando horas y horas por webs que no nos aportan pero somos incapaces de dejarlo. Y si tenemos una alerta por tema de horarios (por ejemplo, el autobús del crío) aún somos capaces de soltarlo, pero si nada nos obliga...

Priorizar los correos electrónicos recibidos durante la noche. Y digo priorizar porque no me atrevo a decir que no se debe abrir el mail del trabajo. Posiblemente allí no vaya a estar la Tarea Más Importante (TMI) del día, pero según como sean tus jefes o tus clientes más relevantes, puede que sea necesario revisar el mail a primera hora. Supongo que también depende de como eduques a tus jefes en cuanto a la comunicación de urgencias a través del e-mail. Mi sugerencia, como se ve más abajo es ser más proactivos a la hora de elegir tareas y no chequear el e-mail para ver si tenemos que responder a algo y tener esa falsa sensación de estar siendo productivos.

Convocar o asistir a reuniones. Este tema ya lo hemos tratado en este blog durante la serie dedicada a las reuniones. Pero conviene recordarlo. No es bueno tener reuniones a primera hora de la mañana y si no nos gusta que nos convoquen a esas horas, pues debemos evitar ser nosotros los promotores de las mismas. Muchas personas tienen en este primer momento del día un pico productivo muy importante, lo cual entronca con otra mala práctica de tentar a los compañeros con un café. Y de esta me declaro culpable porque yo soy de los que se toman otro café al llegar a la oficina y siempre ando avisando "por si alguien quiere venir" (vamos, que me da pereza tomármelo sólo). 

¿Qué te ayuda por las mañanas apara ser más productivo el resto del día?

Como en el fragmento anterior (y en todo el blog) estos consejos tienen un componente personal. Son aquellas cosillas que a mí personalmente me van bien, pero que también tienen que ver con la personalidad de cada uno. Algunas de ellas ni siquiera puedo hacerlas tanto como me gustaría, pero si me he dado cuenta de que mejoran mi rendimiento cuando las pongo en práctica. Dos de ellas tienen un componente menos laborable y más físico, pero también las quiero incluir y de hecho las he visto en varios artículos de los revisados como este de "El Canasto" de Jeroen Sangers.

Hacer ejercicio por la mañana, a primera hora. Quien me lo iba a decir a mí. Hace unos meses era el del "Mens sana in corpore corrupto" y ahora defensor de al visita al gym antes de que cante el gallo. Cuando además te encuentras en el gym con compañeros que tu consideras como ejemplo... Durante el verano probé, mientras todos se quedaban durmiendo a darme un paseo de dos horas y me di cuenta de que luego iba repleto de energía todo el día. Estas navidades lo he podido volver a hacer algún día y se mantiene esa sensación al acabar de que ya ha sido un día provechoso. Además, durante el curso, he podido probar un par de veces el acudir al gimnasio antes de empezar el trabajo y creo que mi rendimiento esos días ha sido mejor. Mi mayor pena es que este es uno de los puntos que por mis obligaciones raramente puedo poner en práctica. Pero lo sigo recomendando.

Desayunar en condiciones... y eso no sólo significa mucho, significa sentado principalmente. Y cuando digo mucho no es que deba ser abundante ni mucho menos pesado. Con esto de la dieta mis desayunos diarios se componen de un zumo natural de dos naranjas, dos mandarinas o dos biscotes integrales con aceite y un café con leche. Si hago ejercicio... más o menos se mantiene o después del mismo tomo algo más. Eso sí, normalmente tomo el desayuno acompañado de las noticias de la radio y sentado en una silla, aunque sea de la silla de la cocina. No es la pesadez de un almuerzo sanferminero y da la energía como para empezar la mañana en condiciones. 

Comenzar el día haciendo cosas. En la mencionada guía sobre rutinas mañaneras he visto todo tipo de casos. Desde "el placer de tachar a primera hora" que señala Antonio José Masiá, hasta los que aprovechan para "tragarse los sapos". Depende un poco de lo despierto que comiences por las mañanas imagino. En ambos casos, el denominador común es el mismo, acabar el primer tramo de mañana con la sensación de haber avanzado bastante; ya sea por haber hecho muchas pequeñas cosas o por haber acabado con ese gran marrón. Pero en ambos casos, creo que hay otro elemento relevante, que sean tareas proactivas, es decir, que sean importantes o prioritarias desde tu punto de vista. Que tu definas las prioridades...

Que ya tengas esas prioridades definidas el día anterior. Una de esas cosas que te enseña leer sobre (e intentar utilizar) sistemas de productividad personal como GTD es a realizar una revisión diaria como final de cada jornada laboral. Esto permite marcar prioridades de cara a la jornada siguiente. Que puede haber urgente o importante; qué es aquello que te puede reclamar mayor concentración y energía; que temas pueden "saltar" a la mañana siguiente... Esta proactividad te permite elegir entre los siguientes temas que debes afrontar. Como señala muy claramente Berto Pena en su magnífico blog thinkwasabi.com "al terminar hoy planifica lo de mañana"

Acabando que es gerundio.

Me ha gustado mucho la frase que he visto en el último artículo que menciono: "Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día". Y es cierto... una mañana productiva nos ayuda a avanzar mucho en nuestros objetivos y más cuando hemos planificado las cosas desde la tarde anterior (y esto incluye los fines de semana, es decir, la tarde de los domingos...). De hecho, es para mí el principal objetivo del mes. Mejorar mi productividad matinal preparando mis actividades cada tarde, antes de salir del trabajo.

¿Y vosotros? ¿Os reconocéis en este artículo? ¿O no sufrís estos problemas? ¿Sois más productivos por la mañana o por la tarde? ¿Marcáis la tarea más importante el día anterior o funcionáis según os surja?




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