domingo, 31 de enero de 2016

Los conflictos generacionales en el trabajo (Parte 1)

_DSC9723_DxO2 Hace ya un tiempo, recuerdo una conversación que tuve con una compañera de RRHH de la entidad en la que trabajo. Me señalaba que la contratación de nuevas personas se estaba complicando. "La gente ya no está dispuesta a meter horas como metíamos nosotros", me decía... Este comentario me trajo a la memoria el de un profesor de una Escuela de Negocios que me señalaba en un descanso de un programa de formación como sus compañeros, los profesores de la Escuela habían tenido que digerir como había cambiado el perfil de sus clientes (alumnos). "Antes, los que hacían un MBA era leones, ejecutivos como Gordon Gekko (el protagonista de Wall Street que protagonizaba Michael Douglas). Nosotros creábamos tiburones. Pero es que muchos de los que entran a hacer un MBA ahora están estudiando para ayudar a una ONG por cuatro perras". Y recientemente, en conversaciones con compañeros estas reflexiones pasadas me venían a la cabeza, cuando en algunos almuerzos me señalaban... "Es muy complicado trabajar con un estilo de gestión tan "demodé", esto no es una fábrica, sino que estaría bien que tuviéramos más tiempo para pensar". 

Vivimos en una sociedad sujeta a cambios, en constante evolución (como siempre, por otro lado). Pero además, vivimos en un momento en el que los cambios se producen a gran velocidad. Ha cambiado la tecnología, las personas, la sociedad, las empresas, el trabajo... Todos estos cambios se producen de forma contemporánea y todos los cambios están influenciados por todos. La tecnología cambia a las personas y los procesos de trabajo, lo que cambia la forma de trabajar, lo que cambia los valores de la sociedad, lo que hace que se busquen nuevos avances tecnológicos que respondan a las nuevas necesidades... 

Y todos estos pensamientos me llevan a pensar en los conflictos que se producen cuando en las empresas actuales (y de forma mayor en las grandes empresas) hasta cuatro generaciones de personas pueden estar conviviendo en medio de esta revolución. Esto es lo que señalaba para cerrar el artículo sobre la transformación digital y sobre este tema versarán los próximos artículos (este y uno o dos más, según fluya). Como siempre desde mi propia perspectiva, sesgada muchas veces por mi empleo en una empresa de gran tamaño, pero que aún así puede servir como marco de referencia.

Empezaré con el artículo de hoy, mostrando características de las cuatro generaciones de las que hablo, para lo cual me basaré en fuentes externas, porque yo tampoco soy sociólogo ni soy capaz de analizar estos fenómenos sociales. Y en los próximos artículos me meteré con los cambios que se han producido en las empresas en los últimos años y veremos como los desajustes van a comenzar a salir por sí solos.

Las generaciones que conviven en la empresa.


He estado buscando en varias webs los elementos que caracterizaban a cada una de las generaciones que quería mostrar en el artículo hasta que me he encontrado con esta ilustración de un blog http://turello.com.ar/ que muestra perfectamente los periodos de tiempo a los que nos referimos y se señala una característica que me parece necesaria en este análisis y es su actitud frente a tecnologías. Aquí ya distingue entre los nativos digitales (principios de los 90 más que los de los 80, pero bueno), los inmigrantes digitales y los analógicos

Aquí faltaría por añadir, en mi opinión, una generación poco presente en el trabajo del día a día (si consideramos que la jubilación legal se establece a los 65) pero que aún puede encontrarse en varios órganos de gobierno y Consejos de Administración de las grandes empresas, que sería la "Generación Silenciosa", nacida entre los 1920 y 1940 y por supuesto, analógicos como los "Baby boomers". 

Pero hay muchas cosas, aparte de su actitud frente a la tecnología, que diferencian a estos grupos y que impactan en su relación con el trabajo y en sus formas de trabajar. Agradezco aquí varios artículos que he leído como este de socialydigital o este otro de MabelCajal de los que he tomado muchas de estas características

"Los baby boomers" - la generación de mis padres
  • El trabajo es lo más importante (workaholics). 
  • Acostumbrados a trabajar durante muchos años de su vida en la misma empresa
  • Son comprometidos, fieles a su vida profesional y buenos para crear equipos.
  • Poco arriesgados
  • Valora la productividad y no tolera el ocio (cultura del trabajo)
  • Aprecia los símbolos de status y el crecimiento vertical en un compañía
  • La mujer se incorpora definitivamente al mercado laboral
  • Cambio en el modelo tradicional de familia.
"La Generación X" - la mía y su maldito nombre y su asociación a la peli de "Historias del Kronen"
  • Infacia analógica pero viven su madurez en un mundo digital. Vivieron la llegada de internet. 
  • Acepta las reglas de la tecnología y conectividad
  • No logra desprenderse del todo de las culturas organizacionales.
  • Desean desarrollo profesional dentro de la misma empresa y reflexionan antes de dar un cambio a sus vidas profesionales.
  • Pero comenzaron a ver que su carrera no iba a ser siempre en la misma empresa.
  • Comienzan a conciliar vida personal y laboral.
  • El matrimonio tampoco es para siempre.
"La generación Y" o "Los Millennials" - los que se están comiendo el presente.
  • Son multitarea (aunque esto no se si es muy productivo, ¿no?)
  • No conciben la realidad sin tecnología. Es la generación que usó más tipos de tecnología para entretenimiento (hasta la Z claro)
  • Su mayor prioridad no es el trabajo sino la calidad de vida.
  • Los sistemas jerárquicos no son de su agrado.
  • Son emprendedores (por la cuenta que les trae)
  • Tienen poco apego a un puesto de trabajo (algo que era incipiente en la generación X), y pueden cambiar (queriendo) de trabajo por variados motivos.
  • La mujer no duda en desarrollar su etapa profesional
  • Se marca una predisposición a mantener su estado de solteras/os o casadas/os sin hijos (los dinkies - double income no kids)
  • No les asusta cambiar de trabajo y tienen deseos de progresar profesionalmente para poder tomar decisiones y ganar reconocimiento.
  • Mucha tolerancia al fracaso (Fallar ya no es un problema, sino parte de la solución)
"La generación Z" (estamos originales ya con los nombres...) - a los que les cae el marrón del futuro
  • Esto sí que son “nativos digitales” (desde su niñez que existe internet)
  • Están a punto de ingresar al mundo laboral (o lo que quede de él)
  • Poseen alta propensión al consumo
  • Poseen acceso y manejo a toda su tecnología: Internet, mensajes instantáneos, SMS, celulares, iPod, iPad, Notebook, etc.
  • Ven a la tecnología como elemento fundamental (no conciben el acceso a la información sin la existencia de Google)
  • Sus medios de comunicación utilizados principalmente son las redes sociales
  • Sus hobbies se conviertan en su fuente de ingresos.
  • Buscan trabajos flexibles, a distancia y que les permita desempeñarse en varias actividades a la vez.
    Estas cuatro generaciones, y la silenciosa en puestos de alta dirección, están conviviendo o van a convivir en la empresa. Imaginemos una gran empresa donde Presidencia y Órganos de Administración puede tener más de 70 años y los becarios que se están incorporando (los que tienen suerte) tienen unos 23 años. ¿Como pueden convivir en el trabajo si como vamos a ver en estos años la empresa y el trabajo han sufrido las modificaciones que vamos a ver a continuación? Más aún, si tenemos en cuenta que normamente la Dirección de la empresa esta en generaciones más antiguas y los "curritos", los trabajadores rasos y becarios son los de la generación Y o incluso Z.

    ¿Y vosotros? ¿Vivís el choque generacional en la empresa? ¿De qué modo? 


    domingo, 24 de enero de 2016

    Hablando sobre la digitalización

    Hace unos días tuve la oportunidad de volver (por tercer año consecutivo y espero que queden muchos más) al Máster en Banca y Mercados Financieros de la Universidad de Cantabria, Fundación UCEIF y Banco Santander y que se imparte en el emblemático edificio de El Solaruco en Santander. El mismo Máster por el que yo pasé, como alumno, hace ya quince años (y parece que fue ayer). Voy a dar una charla sobre Banca Multicanal muy enfocada en la digitalización. De hecho, las dos primeras partes hablan de la digitalización del mundo y como afecta a las empresas en su relación con los clientes; y las dos últimas se centran mucho más en la parte bancaria.

    Como este no es un blog de banca me voy a quedar con las dos primeras partes, las que hablan del impacto de la digitalización en el mundo y en general en las empresas; y voy a derivar la conversación hacia las consecuencias que estos cambios están teniendo en el interior de la empresa que dejaremos para más adelante.

    La Revolución de Internet... 

    Recuerdo que hace 25 años no sabíamos que era Internet. Yo inicié la carrera de Económicas en 1994; y en tercero tomé como asignatura opcional "Informática de Gestión" (espero que esto ya lo hayan cambiado y sean obligatorios varios créditos en todas las carreras). Ni una palabra de Internet, ni www, ni email ni nada de nada. Y eso que yo era un avanzado y me conectaba en casa a las BBS con un modem de 28.800 baudios (por si alguien quiere mirar la fórmula de conversión a las velocidades actuales...) Los ritmos de crecimiento han hecho que en 25 años media humanidad esté conectada y que hayamos tenido que recalcular ciertas cosas inimaginables (el sistema de direccionamiento IPv4 pasó al IPv6 porque se acababan las direcciones y hasta YouTube tuvo que modificar su conteo de visitas a los vídeos porque el baile del Gangnam Style "petó" su contador). 

    La segunda revolución, y la más relevante... el móvil

    Internet ha cambiado nuestra forma de vivir, por supuesto. Pero si algo ha cambiado el mundo en los últimos años ha sido el móvil y más concretamente el smartphone. Y ojo... porque el evento de presentación por Steve Jobs del iPhone, el primero de todos, acaba de cumplir la friolera cifra de 9 AÑOS... Es cierto que ya existían las blackberry, pero una cosa era el e-mail de la empresa en el teléfono y otra cosa es "un ipod, un teléfono y un aparato para navegar en Internet... en un sólo dispositivo". Más o menos estas son las palabras de Jobs cuando el auditorio se "derrumba".

    Dice alguna consultora que "Miramos el móvil unas 150 veces al día"... y eso sin estar enamorados (esto ya es cosecha propia, no de la consultora). Dicen (y yo lo he comprobado) que nos podemos olvidar de la cartera en casa que no volvemos a por ella, pero si se nos olvida el móvil... Y recuerdo como muy gráficamente un Directivo del Banco nos demostraba como había cambiado sus viajes (y su vida) la aparición del móvil, mostrando todo lo que en este momento llevamos en un móvil y antes ocupaba sitio: libros, música, la tarjeta de embarque, el GPS, la cámara de fotos, la de vídeo, la grabadora de voz, el despertador, los mapas, el GPS, etc etc etc... ah, si, que se me olvidaba, y el teléfono, que antes ni se podía llevar.

    Los dos elementos clave: Globalidad Etaria y Velocidad

    Las que hemos visto son las dos innovaciones que permiten cambiar el mundo. Internet que permite la conexión mundial, el acceso a toda la información que queramos tener; y la oportunidad de crearla (se dice que el 90% de la información existente fue creada sólo en los últimos dos años) . El móvil permite el acceso en cualquier momento y cualquier lugar a dicha información. Pero sin duda alguna hay dos características que, en mi opinión, marcan las consecuencias de esta revolución: la globalidad, no tanto la geográfica sino la etaria; y la velocidad de su adopción.

    En algún momento de esta revolución ha habido un concepto que ha tomado un importancia brutal: la experiencia de usuario (User Experience en Inglés o UX con el acrónimo que se utiliza). Si las ventanas supusieron un cambio frente al Ms-DOS y las líneas de comandos; programar los dispositivos "a prueba de Diputados" (expresión que utilizaba un jefe mío que no era de este país pero que era muy importable) ha sido vital. Ver a personas por encima de los ochenta años utilizando perfectamente los tablets o uniéndose a conversaciones de whatsapp ha sido uno de los grandes puntos de este cambio. ¿Alguien recuerda como eran los primeros kits de conexión a Internet? ¿Os acordáis del CD, el cambio de las IPs a mano, etc etc...? Ahora todo es "plug and play" y las aplicaciones necesitan una experiencia de usuario óptima para no verse abochornadas en los mercados de aplicaciones.

    Estas dos imágenes se han convertido en un recurrente a la hora de hablar del cambio de la sociedad en torno a la tecnología. Y resultan más llamativas por el lugar donde se producen. Ambas muestran el momento de espera de la elección del Papa. Con una diferencia de 8 años y en un segmento de población que quizás no pensaríamos a priori que puede ser facilitador de los cambios. Esta imagen engloba los dos conceptos: todo el mundo está envuelto en la revolución; una revolución que se ha producido en un corto espacio de tiempo. Y como hemos hecho que la tecnología sea algo más en nuestra vida.

    Ojo, no estoy diciendo que todo lo que está trayendo la tecnología sea positivo y maravilloso. De hecho ya hay muchas voces que están clamando contra la excesiva dependencia del móvil. Cierto que aunque muchos pedimos wi-fi en el hotel; existen casas rurales cuyo reclamo es justo todo el contrario... te permitimos vivir desconectado. Y es que cada vez es más común vivir adicciones al móvil y a los dispositivos electrónicos que nos rodean, como muestra Steve Cutts en varias de sus ilustraciones. 

    El impacto en las empresas.

    El caso es que, queramos o no, estas revoluciones han tenido un gran impacto en las personas, en su vida diaria y en su comportamiento como consumidores, lo cual ha revertido en un gran impacto en el mundo empresarial. Señalo en mi charla que fruto del cambio y de la velocidad podemos ver:

    - empresas capaz de nacer, ser líderes mundiales y morir en periodos de menos de veinte años. Ejemplos como Nokia, que pasó de ser un aserradero a fabricar móviles y a ser engullida por Microsoft; o la ya mencionada Blackberry que revolucionó el mercado con su e-mail en el teléfono y posteriormente con su messenger gratuito...
    - aparición de nuevos grandes players a nivel mundial, google o amazon o incuso facebook... y aparición de nuevas empesas que alcanzan una fama mundial en un periodo muy corto de tiempo (ejemplos como GoPro en el mundo tecnológico o el de las gafas de sol Hawkers de quienes ya hablé en otro post sobre digitlización).
    - fruto de toda la innovación podemos ver que las profesiones más demandadas en los últimos años no existían hace 10 o 15. Community managers, web analytics, data scientists... "Yo, cuando sea mayor, quiero ser algo que no existe ahora" debería ser la respuesta de los más pequeños. 


    Pero sobre todo y en general, a lo que hemos asistido es a grandes cambios en muchas industrias y sectores completos, ya sea por la aparición de nuevas formas de negocio o innovaciones a la hora de hacer dichos negocios. 
    - Por ejemplo ahora tenemos líneas aéreas de bajo coste, pero tanto en esas como en las tradicionales la forma de coger un avión ha cambiado una barbaridad. 
    - Las agencias de viajes tienen un papel totalmente diferente y muchas veces se van hacia una especialización brutal, una vez que todo el mundo compra los billetes por Internet y vive de las recomendaciones de trypadvisor.
    - Las tiendas de discos y los videoclubs han desaparecido (bueno, no del todo, que el otro día paseando por el Escorial le pude explicar a mi hijo de seis años que antes no descargábamos las películas sino que las alquilábamos... y un poco antes hasta las rebobinábamos.
    - Y eso cuando no hablamos de nuevos negocios que muchas veces aparecen por el mayor poder de los individuos y que suponen cambios estructurales en ciertas industrias: como pueden ser el caso de Bla Bla Company, AirBNB o el controvertido caso de Uber. 

    Resumiendo.

    El mundo ha cambiado... está cambiando. Mucho y muy rápido. Y muchas empresas han tenido que cambiar para sobrevivir y poder competir en un mundo con otras nuevas empresas y nuevas formas de consumo. Y si este es el cambio que podemos ver hacia el exterior... podemos imaginar que estos cambios han afectado y mucho hacia adentro.

    Que hoy en día convivan en una misma empresa millenials, generaciones y, generaciones x, baby boomers y generaciones anteriores supone un gran cruce de formas de ver la vida y de trabajar que pueden provocar grandes desajustes en las formas de trabajo. 

    Pero eso... eso lo dejamos para más adelante.

    miércoles, 20 de enero de 2016

    Maldito e-mail: 8,5 malas prácticas con el correo electrónico (2 de 2)

    Empezábamos la semana el domingo comentando en este artículo como el e-mail, que se expandió por el mundo empresarial hace menos de dos décadas, ya está bajo sospecha y aunque no ha muerto ya hay quien le está buscando sustitutos. Me ha hecho ilusión (por la coincidencia temporal al escribir sobre el e-mail) leer un artículo de @JerónimoSanchez con sus reflexiones sobre el correo electrónico, muy alineadas con las aquí comentadas. Pero mientras Jerónimo se centra en esta ocasión (merece la pena ver sus enlaces internos) en el procesamiento de la bandeja de entrada y el "procesar a cero"; en el artículo de este blog comentábamos malas prácticas que tenemos a la hora de trabajar con el correo electrónico. Vamos a acabar hoy con las 4,5 malas prácticas que nos quedaron pendientes.

    5. No saber usar la "Copia Oculta" o usarla sólo con mala baba.

    Como ya decíamos, nos encanta copiar a todo el mundo y enviar copia de nuestros mails a todas las personas que por a o por b (o porque pasaban por allí) estaban relacionadas con el asunto (y eso que no hablamos de las cadenas de e-mails con videos estúpidos o powerpoints de fotos y música). Pero además, nos encanta que todos puedan ver a quien enviamos los e-mails. En parte porque cuando ponemos en la ristra de nombres el de un jefazo, pensamos que las cosas van a ir mucho más rápido. Pero podemos informar a mucha gente sin necesidad de que todo el mundo tenga que ver quienes están involucrados usando el campo "Copia Oculta".

    Es más, muchas veces, este uso debe ser obligatorio. Cuando queremos enviar una comunicación a muchas personas que no tienen un relación directa; cuando por ejemplo en mi caso enviamos un formulario para que puedan rellenar varios compañeros... en ese caso, debemos utilizar la copia oculta.

    Y sin embargo, sabemos como funciona este comando, porque cuando queremos dejar constancia de que nosotros hemos hecho nuestra parte, pero podemos además dejar en un brete a alguien que nos está incordiando... entonces si que nos acordamos de esta función. 

    6. Usar el "Contestar a todos" aunque no sea necesario.



    Esto es muchas veces consecuencia del error anterior. Una vez que todo el mundo ha recibido el primer correo, la tentación de "Responder a todos" es muy grande. Si me piden una información, aunque yo considere que la mitad de la gente no tiene porque recibirla no dejo de enviársela. No seré yo quien los vaya a eliminar de la cadena. 

    Lo tenemos tan interiorizado que cuando incluso recibimos una comunicación institucional, una comunicación de la empresa a los empleados, o del Jefazo de la División, somos capaces de responder a todos para comentar el contenido del mismo, lo cual, no es necesario.

    Por este motivo es relevante aplicar un poco de criterio antes de responder a todos. Si como hemos dicho anteriormente, en el campo "Para" van las personas directamente afectadas, las que deben hacer algo con el mail; y en el campo "Copia" las que deben estar informadas; debemos aplicar el sentido común para decidir si debemos responder a todos o sólo a parte de ellos. 

    ¿Puedes imaginar cuantos correos podrían dejar de amontonarse en tu bandeja de entrada si todo el mundo aplicara el sentido común?  

    7. Usarlo para dar feedback negativo únicamente...

    Debe estar en la naturaleza del ser humano. Tendemos a dar feedback negativo fácilmente y el positivo no lo damos casi nunca. Será que somos unos "criticones"... que lo somos. Pero no sólo eso sino que además, copiamos a los jefes cuando damos una reprimenda al personal...

    Veamos ahora el comportamiento de... 
    1. Pido una información a una persona. 
    2. No responde. 
    3. Se lo pido nuevamente. Copio a su jefe.
    4. No me responde o me da una respuesta vaga o no me gusta la respuesta.
    5. Que se joda!!! Se va a enterar. Copio a toda la plantilla desde Presidencia hasta el becario y le meto un chorreo.
    No es tan extraño ¿verdad? Nos encanta "joder al prójimo" copiando a todo el mundo cuando vamos con feedback negativo.

    ¿Y un comportamento de este tipo?
    1. Pido información a una persona.
    2. Me responde rápidamente. Me da la información que le pido, las fuentes, la complementa con más detalles y responde en tiempo y forma.
    Aquí hay varias opciones.
    3.1. Se acabó la conversación (a veces). Mira que eres borde.
    3.2 Le doy las gracias (puede que a menudo). Un mínimo de educación.
    3.3 Le doy las gracias, le felicito por su espectacular trabajo, copio a sus jefes para que sepan que tienen a un trabajador que merece la pena en su equipo... (casi nunca).

    Es cierto que rara vez hemos recibido un correo así, aunque si hemos tenido la suerte de recibirlo, seguro que lo tenéis guardado y tan bien guardado que no tardáis ni medio minuto en encontrarlo entre diez mil mails. 

    ¿Pero lo hemos escrito alguna vez? ¿Sabemos enviar buenas noticias? ¿Y por que en este caso no somos capaces de llenar el campo "Con copia"?

    8. No usar los estilos de texto (uno básico, la negrita).

    Un mensaje de email es un documento donde posiblemente no todo tiene la misma importancia. Más aún cuando escribimos un mail eterno... que lo hacemos. ¿Por qué no hacemos más sencilla la lectura para los destinatarios? La mayoría de los programas de correo electrónico ya permiten leer html, que menos que un par de frases en negrita para destacar aquello que sea más relevante, o las fechas de entrega... No hay nada que de más pereza que tener que leer un mail de más de una pantalla de largo (o de 7 líneas) y que no sepamos donde está lo importante.

    Y como es un texto y no una presentación, usar bullet points está permitido e incluso aconsejado!!!


    ¿Acaso no te das cuenta cuando recibes un e-mail extenso que se te van los ojos por todo el texto para encontrar el meollo de la cuestión?

    8.5 Revisarlo a primera hora cada mañana.

    Antes de escribir el artículo de la productividad por las mañanas, hubiera dicho que sin duda era un error abrir el e-mail a primera hora. Pero ya no lo considero tan erróneo. Dependerá de la naturaleza de tu trabajo. Como también dependerá el que lo revises un par de veces al día o lo tengas contínuamente abierto. Sin duda, si tu trabajo es responder e-mails (que existen y gracias Sergio por el comentario al artículo anterior), es cierto que lo abrirás a primera hora y lo chequearás varias veces al día. Pero si el e-mail es una herramienta más en tu trabajo y el objetivo de tu labor no es responder comunicaciones sino cualquier otro, entonces no es positivo para tu productividad estar tan pendiente del e-mail. Es más... ¿te has dado cuenta de que cuando no quieres hacer lo que te toca en ese momento te vas al outlook y le das caña al botón de enviar y recibir para ver si te entra una "tarea nueva"?

    Resumiendo y acabando que es gerundio.

    Seguro que no están todos los que son. Por ejemplo Erika hablaba de poner la firma en los correos (en las comunicaciones con clientes me parece obligatorio); Jerónimo se va a la vertiente de procesar la bandeja de entrada... Seguro que para alguno de vosotros, alguno de los que está no es error. Pero estos son los que en mi día a día me voy dando cuenta de que influyen en mi productividad diaria y además hacen que mis e-mails puedan caer en el cajón del olvido, cuando 100 mensajes entran cada día en la bandeja de entrada de mis compañeros.

    Y vosotros, ¿como vivís y sufrís el correo electrónico?


    Foto de Artur Bednarski desde freeimages.com

    domingo, 17 de enero de 2016

    Maldito e-mail: 8,5 malas prácticas con el correo electrónico (1 de 2)

    288/365 Correo electrónico Se que lo he escrito en algún borrador de este blog, pero no se si nunca lo he llegado a publicar. Yo comencé a trabajar en el Banco hace 14 años. Y recuerdo que en aquél entonces teníamos un programa de e-mail que se llamaba Eudora, eramos unos "sortudos" porque no todo el mundo tenía una dirección propia de correo electrónico y el Director General aún hacía pasar a la secretaria al despacho para dictarle cartas y las comunicaciones oficiales llegaban todavía a la estafeta de correos

    Sólo tres lustros después hemos desarrollado una gran cantidad de malas prácticas con esta magnífica herramienta y ya hay quien busca sustitutos en aplicaciones como Slack o Sharepoint señalando que el e-mail es una herramienta del pasado...

    Pero como todavía no está muerto, y aún le queda mucha vida por delante... metámonos un poco con nuestros malos hábitos con el correo electrónicoQue levante la mano quien no peque de alguna de las siguientes malas prácticas:

    1. Usar el e-mail como si fuera un chat.
    2. Suponer que está abierto en todo momento.
    3. No distinguir quien va en el campo "Para" y quien debe ir en "Copia".
    4. Copiar a todo el mundo.
    5. No saber usar la "Copia Oculta" o usarla sólo con muy mala baba.
    6. Usar el "Contestar a todos" aunque no sea necesario.
    7. No usar los estilos de texto (uno básico, la negrita).
    8. Usarlo para dar feedback negativo únicamente...
    8,5. Revisarlo a primera hora cada mañana.

    ¿Analizamos un poquito cada una de ellas? Como ya estoy viendo que se me pasa de largo... Lo abriré en dos artículos, para hacerlo más llevadero. EL segundo... esta misma semana.

    1. Usar el e-mail como si fuera un chat.

    Una de las malas prácticas que se van repitiendo en todas las herramientas y aplicaciones que creamos es destinarlas para usos equivocados. Las herramientas de chat están para eso, chatear, es decir tener una conversación casi en vivo y no sólo en formato "vis a vis" sino también en grupo. Una vez que tu empresa ha decidido dotar de un chat a todos los empleados, abrir el correo electrónico, copiar a diez del Departamento y usar el asunto "Café en 10 minutos" para que se cree una cadena interminable de emails con "no puedo", "mejor en quince minutos", "donde quedamos", "en ese mejor no", "ahora bajo"... Es un pecado productivo que debería estar castigado por los dioses de la productividad. El día que escribas un correo de este estilo y luego te escaldes la lengua con el café, considera que el "karma productivo" está devolviéndote lo que le das.

    Imagina que por un casual tu ese día estas de viaje, sin acceso al e-mail y a tu vuelta te encuentras con 15 o 20 correos con el asunto "café en 10 minutos"... o más porque a la vuelta del café seguís comentando las mejores jugadas... Imagina la cara que pondrías... ¿Y lo siguiente? Borrarlos todos sin abrirlos y a otra cosa mariposa.

    Pues eso, al e-mail lo que es del e-mail y al chat lo que es del chat.

    2. Suponer que está abierto en todo momento.

    Esto es, en parte, consecuencia de nuestra disposición a usar el e-mail como chat. Y es que consideramos que todo el mundo debe tener abierto el e-mail continuamente; permitir las notificaciones y chequear cada tres minutos la bandeja de entrada

    Sólo así se comprenden mensajes del tipo "Estoy en el Comité de Dirección. Necesito YA MISMO la información de ...". O comportamientos del tipo: Escribo un e-mail y te llamo a los tres minutos para ver por que no me has respondido. "¡¡¡Pero si te he escrito!!!". Te dicen además. (Este comportamiento también vale para el chat).

    Las peticiones urgentes urgentísimas precisan de saber que el receptor del mensaje ha recibido y entendido la petición enviada. Y existe una herramienta muy buena para eso. La llamada telefónica. Aunque sea cierto que llamar desde un Comité no vaya a causar la mejor impresión. Para estos casos también es bueno solicitar a la persona que esté fuera que durante el mismo no despegue sus ojos de la bandeja de entrada o del chat o del whatsapp. Y así seguro que en ese momento no pasa nada.

    Hagamos un poco de repaso interior... ¿no hemos hecho nosotros nunca lo de enviar el mail y llamar a los tres minutos?

    3. No distinguir quien va en el campo "Para" y quien debe ir en "Copia".

    Las personas que deben hacer algo con tu e-mail deben ir en el campo "Para". Son los principales receptores de tu e-mail. Los que han de ponerse en marcha cuando lo reciban, los que deben hacer algo con tus instrucciones. 

    Las personas en copia, deben tener la información, hacen un seguimiento del tema
    tienen conocimiento, están involucradas... pero no se espera una acción suya de este e-mail.

    Este formato de envío de correos permite además un primer filtro en los e-mails; una de las primeras lecciones que aprendí cuando empecé a leer estos temas de productividad. En tu bandeja de entrada puedes tener dos capetas: "Para mí", cuando aparezco en el campo "Para"; "Informativos", cuando estoy en el campo "Copia".

    Revisa un día de estos tu bandeja de correo electrónico y comprueba si el resto del mundo sigue esta práctica y reflexiona sobre cuan útil sería. Seguro que ahora pones más cuidado al rellenar estos campos.

    4. Copiar a todo el mundo.

    Es cierto que nuestros e-mails son los más importantes del mundo no sólo por su contenido, sino también por su calidad literaria merecedora de un pullitzer o un nóbel. Es por este motivo por el que muchas veces copiamos a más gente de la que verdaderemente es necesario. 

    Pero no vamos a negar que nosotros recibimos ciertos e-mails en los que no debíamos estar copiados y son esos e-mails los que se quedan sin leer en nuestra bandeja de entrada. Ni es necesario que hagamos una acción y podemos vivir sin saber su contenido y por lo tanto ni siquiera los abrimos.

    Pues este es el comportamiento que reciben nuestros e-mails cuando los envíamos a diestro y siniestro. No los leen. Y si alguien detecta que los e-mails que recibe de nuestra parte no son interesante en el 90% de los casos, el que resulte vital para nosotros sufrirá el mismo pasotismo, como en el cuento de "Pedro y el Lobo".

    Concluyendo (por ahora) con un poco de crítica interna.

    De momento lo dejamos aquí. Esta misma semana vemos las otras cuatro y media. He de reconocer que yo he seguido estas malas prácticas a veces. Y que me dí cuenta de ellas cuando empezaron a molestarme en los demás. Por algo dice el refranero eso de que "Vemos la paja en el ojo ajeno, pero no la viga en el propio". Pero he de decir que desde que tenemos Lync, ya no chateo por e-mail; que no pido las cosas por correo "para ya"; y que me pienso muy bien los destinatarios del mismo, lo que ayuda a no llenar el campo para ni a excederme en las copias. ¿Y vosotros? ¿Padecéis algunos de estos temas? ¿Como usuarios? ¿O sois originarios de un poco de caos electrónico a vuestro alrededor?

    Ya está disponible la segunda parte de este artículo.

    domingo, 10 de enero de 2016

    Los días productivos empiezan la tarde anterior

    our brakfast Últimamente he leído artículos de varios blogs sobre como empezar la mañana para ser más productivo. De hecho, he leído y revisado una magnífica guía que Jordi Sanchez ha sacado en organizacionpersonal.com (anunciada en un artículo sobre este mismo tema) con las rutinas matutinas de muchos de los maestros de productividad que yo sigo. Digo que sigo sus blogs, que no su marcha matinal. Aunque es cierto que leyéndola también te das cuenta de que son humanos. Eso sí, una vez que uno revisa sus buenas prácticas mañaneras encuentra mucho más fácil los mil y un errores que ya cometemos nada más despertarnos.

    Un ejemplo de mañana improductiva.


    Podríamos empezar este apartado diciendo eso de que: "Tengo un amigo que me ha contado..." pero bueno, supongo que una vez lo leamos nos daremos cuenta de que dentro de este compendio de improductividad, todos muchos hemos caído alguna vez en una o más de estas trampas.

    El despertador suena en el móvil a las 7 de la mañana. Y una vez que consigues abrirlo y apagar ese maldito sonido echas un vistazo al twitter o el caralibro (el facebook, vamos) porque ya has visto que había un par de notificaciones en la pantalla. Desayunas de pie y mal, un café a toda leche y echas un ojo al mail del trabajo. Han llegado un par de correos que debes contestar pero dejas el móvil en la cocina, te vistes y realizas tus tareas familiares, levantar al crío, vestirle y darle el desayuno y salir de casa corriendo que se va su autobús. Después del rato de retención estás llegando al curro antes de las 9 cuando sólo hay dos o tres personas por allí.

    Ese momento de productividad perfecta lo aprovechas sin embargo para irte a tomar el primer café de máquina, a poder ser con alguien que haya por allá, dando una voz a ver si todos se enteran de que vas a por café. Vuelves a sentarte entre cinco y quince minutos después, dependiendo del éxito de la oferta pero con el café aún en la mano. Momento ideal para revisar correo laboral, personal, feeds del RSS, y ya que estás, eso que te acordaste que tenías que mirar en Internet pero que ayer con toda la noche para tí decidiste postergar para un momento más apropiado como este. El caso es que no sabes como has acabado en la página aleatoria de la wikipedia... Lo que has aprendido en esa página... Ooops, hay una notificación de reunión a las 10,00. ¡Jo! A quien se le ocurre poner reuniones a esa hora.

    Es una reunión en la que no pintas nada pero a la que vas con tu ordenador para acabar de ver la oferta de Internet que estabas analizando o que aprovechas para volver a revisar el email del trabajo. Ya te están reclamando por no haber enviado lo que te pidieron. Así que respuesta rápida mientras tu compañero presenta en la sala de reuniones "en breve te lo estoy enviando", no vayamos a molestar demasiado.

    La reunión se alargó a las 11,30. Momento del tercer café de la mañana. Bufff, otra mañana sin un episodio de "flow" de esos que dicen que son la leche... Contestas a los correos esos que te están rondando por la cabeza, consultas un tema relevante en Internet... (como he llegado yo hasta esta página si yo quería ver sólo un tema estrictamente laboral) y alehop... hora de comer.

    ¿Esto pasa en la vida real?


    Pues quiero imaginar que un episodio como este, NO!!!. Supongo que algunos temillas parciales... Y deseo que estos puntos sean lo menos frecuente posible. ¿Cuan distante es tu vida real de este ejemplo amplificado? ¿Qué cosas puedo mejorar si estos comportamientos se repiten más de lo que deberían? ¿Por donde puedo empezar?

    Como decía al principio, esto me lo ha contado un amigo. A mi no me pasa... bueno, quiero decir que a mi no me pasa todo eso... a la vez... Pero si hay ciertas cosas que he ido mejorando y puliendo con el tiempo y ciertas cosas en las que todavía tengo que mejorar. Será uno de mis primeros propósitos para el año venidero.

    ¿Qué cosas creo que no deben hacerse por las mañanas?

    Como siempre, debemos tomar estas reglas como recomendaciones interpretables según los roles de cada uno. Si el Community Manager decide no entrar en Redes Sociales por la mañana o Atención al Cliente no abre el correo... mal vamos. Pero ahí os dejo un brevísimo listado de cosas que debemos evitar por las mañanas si queremos ser productivos.

    Entrar en Redes sociales y navegar por Internet. Una de las cosas que intento evitar por la mañana, ya sea en casa en el móvil, ya sea en el trabajo, es el vistazo a las redes sociales. Fuente de dispersión brutal. Empiezas por echar un ojo a un par de twuits, entras en un enlace, ya que se abrió el navegador, las noticias y perdemos el tiempo navegando horas y horas por webs que no nos aportan pero somos incapaces de dejarlo. Y si tenemos una alerta por tema de horarios (por ejemplo, el autobús del crío) aún somos capaces de soltarlo, pero si nada nos obliga...

    Priorizar los correos electrónicos recibidos durante la noche. Y digo priorizar porque no me atrevo a decir que no se debe abrir el mail del trabajo. Posiblemente allí no vaya a estar la Tarea Más Importante (TMI) del día, pero según como sean tus jefes o tus clientes más relevantes, puede que sea necesario revisar el mail a primera hora. Supongo que también depende de como eduques a tus jefes en cuanto a la comunicación de urgencias a través del e-mail. Mi sugerencia, como se ve más abajo es ser más proactivos a la hora de elegir tareas y no chequear el e-mail para ver si tenemos que responder a algo y tener esa falsa sensación de estar siendo productivos.

    Convocar o asistir a reuniones. Este tema ya lo hemos tratado en este blog durante la serie dedicada a las reuniones. Pero conviene recordarlo. No es bueno tener reuniones a primera hora de la mañana y si no nos gusta que nos convoquen a esas horas, pues debemos evitar ser nosotros los promotores de las mismas. Muchas personas tienen en este primer momento del día un pico productivo muy importante, lo cual entronca con otra mala práctica de tentar a los compañeros con un café. Y de esta me declaro culpable porque yo soy de los que se toman otro café al llegar a la oficina y siempre ando avisando "por si alguien quiere venir" (vamos, que me da pereza tomármelo sólo). 

    ¿Qué te ayuda por las mañanas apara ser más productivo el resto del día?

    Como en el fragmento anterior (y en todo el blog) estos consejos tienen un componente personal. Son aquellas cosillas que a mí personalmente me van bien, pero que también tienen que ver con la personalidad de cada uno. Algunas de ellas ni siquiera puedo hacerlas tanto como me gustaría, pero si me he dado cuenta de que mejoran mi rendimiento cuando las pongo en práctica. Dos de ellas tienen un componente menos laborable y más físico, pero también las quiero incluir y de hecho las he visto en varios artículos de los revisados como este de "El Canasto" de Jeroen Sangers.

    Hacer ejercicio por la mañana, a primera hora. Quien me lo iba a decir a mí. Hace unos meses era el del "Mens sana in corpore corrupto" y ahora defensor de al visita al gym antes de que cante el gallo. Cuando además te encuentras en el gym con compañeros que tu consideras como ejemplo... Durante el verano probé, mientras todos se quedaban durmiendo a darme un paseo de dos horas y me di cuenta de que luego iba repleto de energía todo el día. Estas navidades lo he podido volver a hacer algún día y se mantiene esa sensación al acabar de que ya ha sido un día provechoso. Además, durante el curso, he podido probar un par de veces el acudir al gimnasio antes de empezar el trabajo y creo que mi rendimiento esos días ha sido mejor. Mi mayor pena es que este es uno de los puntos que por mis obligaciones raramente puedo poner en práctica. Pero lo sigo recomendando.

    Desayunar en condiciones... y eso no sólo significa mucho, significa sentado principalmente. Y cuando digo mucho no es que deba ser abundante ni mucho menos pesado. Con esto de la dieta mis desayunos diarios se componen de un zumo natural de dos naranjas, dos mandarinas o dos biscotes integrales con aceite y un café con leche. Si hago ejercicio... más o menos se mantiene o después del mismo tomo algo más. Eso sí, normalmente tomo el desayuno acompañado de las noticias de la radio y sentado en una silla, aunque sea de la silla de la cocina. No es la pesadez de un almuerzo sanferminero y da la energía como para empezar la mañana en condiciones. 

    Comenzar el día haciendo cosas. En la mencionada guía sobre rutinas mañaneras he visto todo tipo de casos. Desde "el placer de tachar a primera hora" que señala Antonio José Masiá, hasta los que aprovechan para "tragarse los sapos". Depende un poco de lo despierto que comiences por las mañanas imagino. En ambos casos, el denominador común es el mismo, acabar el primer tramo de mañana con la sensación de haber avanzado bastante; ya sea por haber hecho muchas pequeñas cosas o por haber acabado con ese gran marrón. Pero en ambos casos, creo que hay otro elemento relevante, que sean tareas proactivas, es decir, que sean importantes o prioritarias desde tu punto de vista. Que tu definas las prioridades...

    Que ya tengas esas prioridades definidas el día anterior. Una de esas cosas que te enseña leer sobre (e intentar utilizar) sistemas de productividad personal como GTD es a realizar una revisión diaria como final de cada jornada laboral. Esto permite marcar prioridades de cara a la jornada siguiente. Que puede haber urgente o importante; qué es aquello que te puede reclamar mayor concentración y energía; que temas pueden "saltar" a la mañana siguiente... Esta proactividad te permite elegir entre los siguientes temas que debes afrontar. Como señala muy claramente Berto Pena en su magnífico blog thinkwasabi.com "al terminar hoy planifica lo de mañana"

    Acabando que es gerundio.

    Me ha gustado mucho la frase que he visto en el último artículo que menciono: "Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día". Y es cierto... una mañana productiva nos ayuda a avanzar mucho en nuestros objetivos y más cuando hemos planificado las cosas desde la tarde anterior (y esto incluye los fines de semana, es decir, la tarde de los domingos...). De hecho, es para mí el principal objetivo del mes. Mejorar mi productividad matinal preparando mis actividades cada tarde, antes de salir del trabajo.

    ¿Y vosotros? ¿Os reconocéis en este artículo? ¿O no sufrís estos problemas? ¿Sois más productivos por la mañana o por la tarde? ¿Marcáis la tarea más importante el día anterior o funcionáis según os surja?




    viernes, 1 de enero de 2016

    Que 2016 nos traiga mucho "Flow" a todos...

    Flow Ea, pues ya hemos cambiado de año. Momento de propósitos de los que muchos no cumpliremos (junto con las colecciones de volver al curso en Septiembre y la operación bikini); de iniciar planes para este año que nos recibe y momento para de desear a los que nos rodean lo mejor. Y yo quiero desearos para este 2016 a todos los que me leéis (y a mí mismo) muchos momentos de "flow". Bueno, siendo correcto, lo primero sería mucha salud y luego el "flow" por orden de importancia.

    ¿Qué es el "flow"?

    Y para los que os esteis preguntando que es eso del "flow" y por qué os estoy deseando algo tan raro os lo describo con mi sensación personal. "Flow" es ese estado que se alcanza cuando enfrascado en una tarea, estás en un momento de tan alta concentración y productividad, que cuando te paras un segundo y miras el reloj te das cuenta de que han pasado tres o cuatro horas desde la última vez que respiraste conscientemente. Y te asustas cuando te das cuenta de que se pasó la hora de comer, pero te reconforta ver que en ese rato de "fluir" (que sería la traducción al Español) has conseguido avanzar en ese proyecto más que en los tres últimos días juntos.

    Si nos ponemos un poco más "científicos" os diré que el término "Flow" lo acuña Mihály Csikszentmiháyi y se relaciona con la creatividad, el talento y la felicidad. El mismo señala que “El flujo o Estado de Flow es un estado subjetivo que las personas experimentan cuando están completamente involucradas en algo hasta el extremo de olvidarse del tiempo, la fatiga y de todo lo demás, excepto la actividad en sí misma”.


    ¿Por qué se caracterizan los momentos de "Flow"?


    Esos momentos de "Flow" no son tan frecuentes (o por lo menos en mi caso) como me gustaría que lo fuesen, pero cuando llegan son increíblemente maravillosos y te vas a casa con la sensación de que el día ha cundido el doble de lo normal. Y además los momentos de flow suelen tener unas características comunes.

    • Estás haciendo algo que te resulta interesante y estimulante. Para mi, los momentos de productividad extrema, suelen suceder con hojas de excel increíblemente complejas, durante la creación o modificación de cuadros de mando, pero es que cada uno tiene sus perversiones.
    • Sabes cual es el objetivo, tu destino. Vamos que sabes a donde quieres llegar haciendo eso que te ocupa. Lo contrario suele generar momentos increíblemente improductivos.
    • No hay distracciones. Los astros se alinean en ese momento de flow. Tú no te acuerdas de mirar el correo electrónico ni el whatsapp. Pero es que además nadie decide ir a pedirte nada, el teléfono no suena, ni te molestan con ese "tienes un minuto"...
    • El estado de Flow finaliza por sí solo. O por lo menos en mi caso. Suele suceder cuando he completado la tarea o cuando ha pasado un tiempo prudente. Yo he llegado a pegarme cuatro horas buceando en mi excel y alrededor podría haber caído una bomba atómica que ni me habría enterado. Ahhh, y además cuando acaba, sigues tan eufórico por tu avance que ni cansancio, ni hambre, ni sed ni nada de nada.


    En mi caso, me doy cuenta de que he estado en un momento de "Flow" porque cuando vuelvo a abrir el correo electrónico se han acumulado varias decenas de e-mails en la bandeja de entrada.

    ¿Puedo preparar los momentos de Flow?


    Pues supongo que sí, pero yo no lo consigo. Supongo que tenemos que ayudar a que los puntos anteriores se cumplan. Si apagamos las notificaciones, nos olvidamos del e-mail, agarramos esa tarea estimulante, pasamos olímpicamente del móvil... si proponemos todas esas condiciones, entonces podremos tener un momento "Flow". Lo que si está claro que podemos espantarlos incumpliendo todo lo anterior... 

    Que el "Flow" nos acompañe en 2016.

    Supongo que una vez explicado el concepto, estaremos de acuerdo en que todos hemos tenido momentos de "flow" en nuestra vida profesional. Y dado que resultan tan productivos y provechosos sólo puedo desearos (cual Jedi ahora que están de moda otra vez) que el flow os acompañe este 2016