domingo, 7 de junio de 2015

Presentando eficazmente: El número de diapositivas

Death by PowerpointIniciamos un momento más productivo en el Blog, nos vamos a temas más concretos, más del día a día del trabajo. Y nos ponemos en la siguiente situación: Jefe que llega a tu mesa y solicita: Quiero que hagas una presentación, EN 10 DIAPOSITIVAS, sobre ____ (rellénese con el tema que proceda). Jefe saliendo del escenario y tu echándote a temblar en ese mismo momento. ¿Qué hago? ¿Cómo resumo todo en 10 slides? ¿Es posible decir todo lo que hacemos en 10 slides?

Las prácticas más habituales, que no sólo no son la mejor solución sino que son de las peores que podemos imaginar son tres principalmente:

  1. Reducimos el texto de las diapositivas para que así entre todo en diez diapositivas.
  2. Crear doscientas cajas de texto animadas que salen una detrás de otra
  3. Creas una presentación principal de 8 slides y 200 hojas de anexo.
Analicemos un poco más en detalle cada una de ellas.

Reducción del texto a tamaño 7 de todas las ideas que quieres presentar…
  • De qué se trata: Normalmente agarras el documento original (este ya es un problema, tenemos la manía de crear los documentos en la misma herramienta que las presentaciones y ya no sabemos distinguir una cosa de la otra) y vas reduciendo el tamaño del texto y las imágenes para conseguir que quepa todo en 10 hojas. No es que no lo lean en la segunda fila, es que hasta tú tienes que acercarte a la pantalla para ver que estás poniendo.
  • Pros: Cierto, has conseguido reducirlo a 10 páginas
  • Contras: Hasta el jefe se va a dar cuenta del truco y mucha gracia… no le va a hacer… Además, estás demostrando que no sabes resumir.

Crear una diapositiva con doscientas cajas de texto encima pero que animadas salen una detrás de otra.
  • De qué se trata: Utilizar la herramienta para sobre una única diapositiva ir añadiendo informaciones que al animarse no van a molestarse y van a ir apareciendo, haciendo sencilla su lectura.
  • Pros: Lo has conseguido, son 10 diapositivas como te habían pedido.
  • Contras: Montar una presentación así ya es un quilombo, pero bien entrenado hay gente muy capaz. Mejor que no lo imprimas para repasar, porque hay si que no hay forma de entender nada.

Crear una presentación general pero con 200 hojas de anexos que amplían el detalle.
  • De qué se trata: de crear una presentación de 10 diapositivas con una sección final que se llama anexos con una longitud variable de entre 10 y 500 diapositivas adicionales.
  • Pros: Si cuela, cuela.
  • Contras: No cuela, con anexos tienes más de 50 diapositivas (o más de 500). Y eso no sienta nada bien, se la estás intentando colar al jefe y lo sabes.

Intentemos dar una solución más correcta.

Como alguna vez me dijeron eso de que escribía los artículos en negativo y que tenía que intentar hacerlo en positivo, no me voy a quedar con poner a parir lo que hacemos mal, sino que voy a intentar acercar la solución que yo considero más correcta (como siempre este blog no pasa de ser una mera opinión de un sujeto, no es una verdad ni mucho menos). La solución tiene varios pasos:


  • Saber antes de nada cuanto tiempo tenemos para presentar el tema. ¿30 minutos? ¿10 minutos? Es totalmente relevante. Y además tenemos que ser capaces de amoldar nuestro discurso al tiempo disponible. ¿Seríamos capaces de definir nuestro trabajo en un tweet? ¿Y si nos dieran 1 hora para contar lo que hacemos? ¿Somos capaces de amoldar mensajes al tiempo que nos dan? Pues deberíamos de serlo.
  • Entender cuáles son los mensajes que se quieren dar en la presentación: Y esto lleva tiempo y no es cuestión de ponerse a crear dispositivas en el powerpoint como un loco. En una presentación, lo relevante es el presentador, el powerpoint es un apoyo. No es necesario mostrar en pantalla el monólogo que vas a soltar. Así que piensa que mensajes quieres dejar por escrito y construye tu historia. Tu eres lo relevante y tienes que tener claro las tres o cuatro cosas que quieres que se lleven en la cabeza (más de cuatro ya es complicado). 
  • Crear esas slides que dan los mensajes que quieres mostrar. Una slide – un mensaje. El mensaje se queda en la pantalla y tu desarrollas el mismo hablando. La gente no se va a quedar mirando la pantalla porque una frase no da para mucho más. Te van a hacer caso a ti, a lo que tu dices, a tu discurso, así que ya que estamos en el ojo del huracán…
  • Ensayar la presentación. No nos damos cuenta, pero nuestro trabajo normalmente tiene dos partes. Una es hacerlo y otra es venderlo. Si no vendemos bien el trabajo que hemos hecho, no conseguiremos nuestros objetivos.
Hace ya un tiempo, en este mismo blog, ya mostrábamos como crear una presentación desde el punto de partida. Recomiendo que le echéis un vistazo. 


Una cosa más... Formando a nuestros jefes.

Ojo, en todo este tema hay una parte con la que no me he metido, pero que es harto relevante. La orden inicial del jefe… ¿Alguna opinión antes de seguir sobre la misma? Está mal dada. Es incorrecta. La frase correcta sería: “Tienes XX minutos para hacer una presentación sobre ___”. ¿por qué?

  • Porque con la frase de las diapositivas están obligando a hacer un powerpoint cuando a lo mejor ni siquiera es necesario. Hay grandes oradores y grandes presentaciones de TED sin diapositivas que les acompañen. ¿Cuántas slides equivalen a un video de 5 minutos? ¿O no cuenta el video? ¿Y si queremos usar el prezi? ¿Cuántas transiciones equivalen a un slide?
  • Porque estamos dando por supuesto cuanto tiempo toman diez diapositivas. Y sin embargo yo puedo dar una chapa impresionante en un escenario con una única palabra en el powerpoint y acabar una PPT de 10 slides en cinco minutos. Ahora me pregunto… ¿de dónde saque yo aquel estándar de 3 minutos por diapositiva?
  • Porque tampoco han descrito tu audiencia… ¿A quién vamos a hablar? ¿Le vamos a contar lo mismo al Consejero Delegado que a una visita de cortesía de la Competencia? Cierto que esto no pasa siempre y que varias veces este campo si está delimitado. ¿Pero a que no te habías dado cuenta hasta llegar a esta altura del texto?

Realmente, no estoy incitando a que le digas a tu jefe que es un torpe y que no da correctas instrucciones; estoy señalando que hay que intentar cerrar con el jefe los dos temas principales: audiencia y duración de la presentación, así como aprovechar para saber si él tiene exactamente algo que quiere mostrar en dicha presentación.

Concluyendo (que también es gerundio)  imagino que muchos de nosotros nos hemos enfrentado a esta magnífica orden y que muchos de nosotros hemos intentado cumplir con ella siguiendo las estrategias inicialmente mencionadas. Después de varios años ya he cambiado el discurso y me he puesto serio y he intentado educar a mis jefes, con mayor o menor éxito y con mayor o menor agrado para ellos. Además no ha sido sólo en este tema de las presentaciones, pero eso… es otra historia.
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