domingo, 28 de junio de 2015

Compartiendo Conocimiento: Presentaciones / Sharing the knowledge: Presentations

death-by-presentation Creo que más de la mitad de nuestro tiempo estamos armando presentaciones. Incluso yo que vivo en el excel, tengo que dedicar mucho tiempo a hacer presentaciones de datos. Pero... ¿hacemos buenas presentaciones? Me refiero a si sabemos:
- que queremos contar,
- cual es el storytelling que une toda la presentación,
- que tenemos que mostrar en cuanto a cifras y datos,
- ¿somos capaces de armar un ppt que no mate a la audiencia del abirrimiento?
- ¿ensayamos la puesta en escena?
- ¿conocemos el auditorio?
- ¿y la audiencia?
- ¿usamos video y audio? ¿nada? ¿lo tuiteamos?
- ¿dejamos el material para todo el mundo?...

Todas las respuestas a estas preguntas y muchas más en la recopilación de artículos en esta libreta pública de Evernote que comparto con vosotros. Gracias a todos los que distribuis vuestro conocimiento en Internet para aquellos que buscan aprender.

- - -

death-by-presentation I think that we invest most of our time creating presentations. Even me, that passing my life in excel I have to show lot of information in presentations. But... do we know how to do a good presentation?
- Do we know what we want to tell to the audience?
- what about the storytelling?
- if we have to show figures, charts and dat, how we do that?
- do we practice before the presentation?
- do we know how is the auditorium?
- and the audience?
- do we use audio and video files? nothing?
- is there a backchannel with twitter?
....

A lot of answer to these questions and mucho more in this public notebook of evernote.

Thanks to all the people that is sharing their knowledge in Internet for those who want to learn.

martes, 23 de junio de 2015

Dando feedback (Plus): Sincero y Constructivo

FeedbackEl almuerzo de hoy ha sido muy interesante porque un par de colegas comentaban sobre el artículo de como dar feedback temillas que ellos habían vivido personalmente.  ¿Habéis tenido algún jefe para el que en el día a día todo es perfecto? ¿Que no tiene malas palabras? ¿Con el que parece que todo va como la seda? Y mientras discutíamos este tema salió, por supuesto, el del jefe destructivo, el del feedback negativo del que nada se puede aprender. ¿Os ha tocado sufrir a jefes de este otro tipo?

Total que después del comentario me he dado cuenta de que había un par de cosas que no había remarcado el otro día. Podríamos resumir del artículo anterior que el feedback debía ser:
- positivo y negativo: Esto es, debe hacernos saber las cosas buenas y malas. No solo las malas, que por supuesto todos tenemos que aprender, y que además las buenas deben subir hacia arriba en la organización.
- continuo: No debe reducirse a un único día en el año, sino que todos los días debemos tener esa conversación acerca de como hacemos las cosas.

Pero en el post del otro día no señalamos lo siguiente.

El feedback debe ser SINCERO.

Con el comentario del compañero me dí cuenta de que yo también lo había sufrido. Y me dí cuenta de que ambos teníamos la misma sensación de no poder mejorar tan rápido como queríamos. En mi caso era un jefe que no se atrevía a crear conflicto y que siempre aceptaba todo lo que entregabas con buenas palabras. "Que bueno", "Que bien", pero no iba más allá y luego aquella información ni se utilizaba. Otras veces simplemente simplemente recibía lo que entregabas... Ni bien, ni mal, ni nada de nada.

Las malas noticias solían venir en la evaluación de desempeño. Nunca pasabas del "Cumple con lo esperado"... pero es que resultaba imposible saber como conseguirlo. Quizás eramos poco proactivos y no intentábamos mejorar las cosas; quizás es cierto que aquello era lo que se esperaba de nosotros, pero... ¿por que llegaban entonces los elogios?

El feedback debe ser CONSTRUCTIVO

Y este era el segundo caso que por suerte sólo lo he visto desde la barrera (aunque demasiado cerca del bicho).El jefe destructivo, el que durante años no tiene una buena palabra. Todo lo que haces lo haces mal, pero además no te dará las razones sino que te ninguneará y casi insultará, porque no busca que crezcas como empleado sino simplemente su logro personal. Yo pensaba que esto no existía... hasta que lo pude ver con mis ojos.

En resumen y a mí entender: un buen feedback será, Sincero; Positivo y Negativo; Constructivo y Continuo.

¿Qué se me olvida? Porque seguro que algo más nos falta. 

Saludos a todos.

domingo, 21 de junio de 2015

Dando feedback en el trabajo

Got Feedback?Fin de semana repleto de actividades familiares y primeros días de vacaciones en el colegio y se empieza a notar como se reduce el tiempo para escribir. Así que en vez de meterme con una idea compleja que me ronda por la cabeza me voy a intentar recordar un curso que hace ya algún tiempo tuvimos en el banco. Como dar feedback en el trabajo... en principio a empleados, pero sirve lo mismo para compañeros. A los que lo cursaron conmigo supongo que les sonarán muchas de las siguientes historias.

Rotulador rojo y rotulador verde.

Me gustan los cursos de "habilidades soft", reconozco que son muy útiles, al menos para mí y que por mucho que leas libros e intentes aprender sobre el tema, el ejemplo práctico y la posterior aplicación en el puesto ayuda. El primer caso que nos mostró el formador (y prometo que pondría su twitter aquí, pero es que creo recordar que no es activo en redes sociales) nos mostraba a un sujeto de un hospital y su situación laboral. ¿Como nos enfrentaríamos al tema?

Brutal. Tres grupos, 15 personas. Directivos intermedios con mayor o menor experiencia dirigiendo equipos... Tres puestas en público de las conclusiones. Y ni una sola vez el "tutor" utilizó el bolígrafo verde, que era para indicar las cosas buenas. Y sin embargo llenó el rotafolio de frases en rojo. Como le caían collejas al pobre empleado... Y lo mejor de todo (o lo peor de todo mejor dicho) es que cuando volvías a leer el enunciado nadie te pedía que hicieras sangre, si hasta era para darle la enhorabuena al empleado por algunas cosas... El único consuelo que nos quedó es que todos los grupos caíamos en lo mismo y acabaron comparándonos con moscas... que no saben más que pararse a rebuscar en la mierda sin querer darse cuenta de las cosas buenas que hay por ahí.

Conclusión: El feedback ha de tener un lado positivo y no sólo negativo.

La teoría de la hamburguesa y la mala praxis de la empresa española.

La sesión fue avanzando a lo largo de la mañana y acabamos llegando al momento en que todos acabamos reconociendo que conocemos la teoría de la hamburguesa. Buena noticia, mala noticia, buena noticia. No acabo de entender yo porqué el pan son las buenas noticias y la hamburguesa la mala, cuando a mi me parece justo al contrario pero... no entraremos en la metáfora.

Lamentablemente todos reconocíamos el modelo de dar noticias, normalmente ligados a evaluaciones del desempeño, donde cuando te dan una buena noticia todos estábamos esperando el "pero...".Y  este es el momento de mayor reflexión de todo el curso. ¿Realmente sólo damos noticias buenas ligados a malas? ¿Realmente el feedback lo ligamos a procesos oficiales de evaluación? ¿Y si hubiera que comunicar malas noticias esperaríamos hasta la evaluación? ¿Estamos seguros? Nuevamente hubo una buena noticia... esto sucede en todas las empresas españolas. Mal de muchos consuelo de tontos.

Conclusión: Debemos encontrar momentos para dar las buenas noticias y que estas vengan solas.

Si ponemos el ventilador para esparcir mierda...

Por suerte, en este mundo uno ha podido ver malas prácticas pero también prácticas muy buenas y es de estas de las que tenemos que aprender continuamente. Y recordé yo el mail que recibí de un jefe, copiando a todo el departamento, donde se veía la conversación con el número dos de la entidad donde trabajaba y se alababa mi trabajo. Todavía lo tengo guardado e impreso, y he de reconocer que en mi año y medio con aquél equipo no fue el único que llegó al Departamento.

Reconozcámoslo, en cuanto no nos responden a un correo, en cuanto vemos medio problema... entonces no tenemos ningún problema en añadir a peña en el campo de "Copia" del correo electrónico. Seguro que si ve que van copiados los jefes entonces se pone las pilas. Pero... ¿a que nunca nos habíamos parado a pensar en que bueno sería hacer lo mismo para los temas positivos?

Conclusión: Las buenas noticias solas y con copia hacia los niveles superiores. Y os prometo que este es muy sencillo de poner en marcha.

El feedback continuo y menos formal

Y ya para finalizar yo puse mi propio grano de arena, quizás para saber si aquello era una buena práctica o si estaba metiendo la pata hasta el fondo. En mis años de trabajo siempre he dicho que si el día en que me comunican la evaluación del desempeño, si ese día mi jefe me dice algo nuevo, o si mi nota me sorprende o si el jefe muestra conmigo un disgusto desconocido para mí... es que tenemos problemas de comunicación como la pareja de Pimpinela.

En mi opinión, el feedback debe ser continuo, tanto el positivo como el negativo. Debe ser un no parar. Si las cosas están mal porque algo tendremos que hacer para cambiarlas, si las cosas van bien, porque como los niños pequeños el refuerzo positivo es importante y nos pone las pilas.

Pero esto no implica pasar al despacho, sentarnos a cada lado de la mesa y analizar una matriz DAFO del comportamiento semanal. La máquina del café es un lugar perfecto para comunicar a alguien que hay que poner más rasmia en el trabajo, que hay que cuidar el dato y evitar los errores o que ha llegado un correo donde nos hacen la ola por nuestro último trabajo. Y reconocer en una frase o en un momento determinado algo con el mínimo premio que podamos dar, es una gran recompensa.

"Ea, con los dos comentarios que has hecho ya te has ganado el día, puedes irte a casa en cuanto quieras" ¿Os lo imagináis? Pues no es un sueño, es una realidad.

¿Y vosotros? ¿Como practicáis el feedback? ¿O como lo sufrís? ¿Os han dado la enhorabuena por vuestro trabajo? ¿Delante del resto? ¿O hasta que no llega la evaluación... nada de nada?

miércoles, 17 de junio de 2015

Formando a los jefes en temas de Productividad Personal.

The Future of Web Apps @ TechCrunchRecibí un comentario a través de Twitter relativo al artículo sobre el número de diapositivas. Y lo menciono porque a @ecantavella la tengo como un referente en el tema de las reuniones y su blog es muy bueno, por lo que recibir un comentario así de alguien como ella subió mi moral bloguera unos cuantos días. Decía algo así como:
El tweet se refería a que muchas veces tenemos que enseñar que frases como esas de "esto en 10 diapositivas" pueden no tener sentido y que nos toca a los "curritos" demostrárselo a los jefes.

Pensando me he dado cuenta de que son varios los casos donde tenemos la oportunidad, en el día a día, de ir "enseñando" a nuestros jefes, de ir "formándoles". Y por favor, siempre en sentido positivo, que parece que estoy diciendo que los jefes no saben y no es eso, es que no tienen por que estar a detalles como los que yo cuento a continuación. En fin... que vamos con unos cuantos ejemplos...

Horarios de Entrada y Reuniones

Recuerdo una "victoria" personal "contra" un jefe sobre el horario al que ponía las reuniones. Normalmente a las 9,00 horas; es decir, a primera hora de la mañana. "Nada más entrar", en román paladino. El problema era que en aquella época varios dejábamos a los críos en la guardería y esa era hora punta de entrada en el trabajo, por lo que normalmente empezaban 9,15 o más.

En vez de darse cuenta del origen del problema se puso duro con la hora de inicio y de hecho en vez de reunirnos en su despacho pasamos a hacerlo en una sala. En la primera o segunda ocasión, por cumplir con el horario casi me estrello en el camino con el coche y para más "inri" el jefe llegó tarde por un problema personal. Y yo no me mordí la lengua, claro. Volví a explicar la situación y el grito, bramido, bufido que me cayó fue bastante peculiar...

... Sí, pero desde la semana siguiente las reuniones se convocaron no antes de las 10,00 de la mañana.


Horarios de Entrada, Reuniones y el tiempo de las personas

El comportamiento que nunca llegué a reprender, no por falta de ganas sino porque esto de formar a los jefes esta bien, pero hay que saber hasta que rango puedes andar tocando ciertas teclas, fue el de otro jefe que convocaba reuniones de seguimiento semanal antes del inicio de la Jornada Laboral. A las 8,30 de la mañana cuando la entrada estaba fijado a las 9,00.

Aquí hay que tener en cuenta las circunstancias del equipo. Nuevamente muchas personas con nenes pequeños, cuyas parejas trabajaban también sin la ayuda de una legión de Internas trabajando en casa y para los que esos 30 minutos suponían un auténtico incordio.

Sí me atreví a señalar que para mí, personalmente, las reuniones fuera del horario "normal" de trabajo deben denotar algún tipo de Urgencia. Algo que no conseguí llevar a buen puerto.

No me atreví nunca a señalar que perder además 40 o 50 minutos hablando de los goles de Cristiano en la Champions el día anterior no era el tema de la reunión. Modificar la vida diaria de las personas para comentar temas futbolísticos y no ceñirse a los puntos del orden del día no es de recibo.

El tiempo de las personas es muy valioso, independientemente del rango laboral de cada uno, y no respetarlo no es beneficioso para la actitud del equipo.


Uso de las herramientas (I) - El whatsapp y el teléfono.

El avance tecnológico nos ha permitido a los curritos estar permanentemente en contacto con nuestros jefes. O eso o nos ha esclavizado, según se vea. Pero ya que es así... Si me vas a preguntar algo y necesitas una respuesta inmediata... ¿por qué no me llamas por teléfono? Si, ya se que el whatsapp es muy discreto en los Comités de Dirección (o el e-mail cuando este no existía) pero... ¿por que crees que estoy todo el día pendiente de ellos? ¿Crees que los debo chequear cada 5 minutos? 

Tuve un jefe que usaba un acrónimo "TFL" cuando dábamos respuesta tarde a sus preguntas. "Too Fucking Late". Hasta que un día me tocó tanto las narices que acabé explicando que en la Comunicación es necesario un emisor y un receptor y que si no podía confirmar que el receptor ya tenía el mensaje... ¿por qué esperaba una respuesta?

Así que... si necesitas una respuesta rápida y es casi obligatoria... cerciórate de que quien sea ya ha recibido el mensaje y está trabajando en ella.


Uso de las herramientas (II) - El correo electrónico.

Acabando, que también es gerundio, quería pasar por otra de las herramientas más peligrosas (y sí, por supuesto, de las más productivas) que ha inventado el ser humano en los últimos tiempos. El e-mail.

Pena que con el correo electrónico se inventaran los campos de "Copia" y "Copia Oculta" y permitiera enviar lo mismo a millones de personas. Pena que no nos dieran una clase para aprender a diferenciar entre un e-mail y una convocatoria de reunión. Y que pena que pensemos que un e-mail es una conversación tan formal que seamos capaces de tomar 90 minutos para escribir un mail de no más de cinco líneas.

¿Y vosotros? ¿Que habéis sufrido de vuestros jefes? ¿Habéis tenido que "enseñarles" algo así? ¿Y si quitamos "jefe" y ponemos colaborador, par, compañero, empleado, becario etc etc? Seguro que tenemos un millón de historias como estas.

domingo, 14 de junio de 2015

Presentando eficazmente: ¿Por qué lo llaman presentación cuando quieren decir documento?

Hoy por hoy, en nuestro trabajo, las presentaciones y el powerpoint están presentes en todo momento. En este blog ya hablamos recientemente del número de páginas óptimo de una presentación o de como crear una presentación con una buena historia. Las presentaciones son tan importantes que en las ofertas de empleo, los "Conocimientos de Powerpoint" aparecen en una proporción de 100 a 1 (o de 1.000 a 1) respecto a los "Conocimientos de Word" (podemos cambiar los nombres de Microsoft por otras aplicaciones de ofimática, no es problema). Y dicha proporción es tal porque, hoy por hoy, nuestra herramienta para crear documentos es la misma que la herramienta para crear presentaciones. O lo que es peor, porque hemos decidido que presentaciones y documentos son exactamente lo mismo, y eso es un error.

¿Habéis oído alguna vez la frase "La presentación debe ser autocontenida"? Seguro que si. Esto implica que la presentación debe poder volar sola, sin un presentador que vaya con ella. Que se pueda leer y se entienda exactamente todo lo que se quiere decir, sin que nadie esté contándotela al lado. ¿Eso es una presentación? ¿Estamos seguros?

De presentaciones y grandes presentadores.

En una presentación hay un presentador, cuyo papel resulta vital para entender los mensajes que se quieren hacer llegar a la audiencia. El presentador, el bueno, no lee un documento que va pasando por la pantalla. El presentador lanza los mensajes y se apoya en un recurso, bastante visual y con poca letra normalmente o incluso puede presentar sin dicho apoyo.


Tenemos ejemplos de grandes presentaciones en los Videos de TED. ¿Y qué es lo que podemos encontrar? Expertos en lo suyo hablando durante un tiempo, normalmente 20 minutos, que pueden no llevar un fichero PPT detrás, que COMUNICAN su HISTORIA, su MENSAJE, que tienen muy claro que quieren contar, lo que quieren transmitir. Y de hecho lo consiguen.

Cuando uno comienza a ver estos vídeos y se da cuenta de que otro modo de presentar es posible normalmente busca escusas para su comportamiento anterior. Normlmente nos defendemos porque el motivo de la presentación es más llevadero, que presentar un producto no es igual, que un tema así tu también podrías presentarlo igual... Posiblemente, la mayor diferencia de todas es que, aunque s tema puede ser muy complejo, ELLOS SABEN EXACTAMENTE EL MENSAJE QUE QUIEREN TRANSMITIR. 


Las grandes presentaciones de Slideshare normalmente son así, muchas imágenes, poco texto, una historia que te envuelve, pocos números, pero muy abrumadores por su significado (no por su cantidad)... y muchas veces, lo que te queda son esas ganas de haber podido seguir dicha charla en directo, porque seguramente el contenido de las diapositivas no sea suficiente para entender todo lo que se quiso decir allí.


Otro ejemplo con grandes presentaciones es el movimiento Pecha Kucha. 20 diapositivas, 20 segundos por diapositiva. 400 Segundos para explicar tu mensaje. Seguro que allí también podéis / podemos encontrar muchas ideas.



Motivos por los que un documento no es una presentación.

El documento es algo previo, más extenso, autocontenido, con más letra y varios párrafos. Es el informe que incluye todos los aspectos. Es el trabajo que debe contener todo el conocimiento. Es donde se encuentran los análisis estadísticos, los argumentos explicados, los contenidos... 

En mi experiencia presentando datos creo que normalmente queremos apabullar en las presentaciones. Sacamos tantos números porque tenemos miedo de que piensen que no hemos hecho los deberes. Posiblemente entre tanta maraña de números nadie se atreva a peguntar nada. Pero... ¿era ese el objetivo? Ah, no, que queríamos decir cual era el crecimiento de Internet. Pero... y¿y estamos seguros que después de 10 hojas de cifras la gente se ha quedado con dicha idea? ¿No sería mejor enviar el tocho de cifras en paralelo y explicar las principales conclusiones?

En el 95% de los casos, si presentas un documento aburrirás a la audiencia por pesado. Si sólo haces presentaciones y no hay un documento o quizás una documentación por detrás... ¿no te estarás quedando escaso? 

Tampoco quiero ser muy talibán, no todo es blanco o negro.. De hecho, es muy interesante la propuesta de una experta en temas de presentaciones eficaces, Nancy Duarte, quien comparte muchos recursos de forma gratuita en su blog y de quien surge la idea de los "diapodocumentos" o slidedocs en Inglés. No viene a ser sino un documento, muy impregnado de las ideas de una presentación. Una forma de hacer que un documento sea más entretenido, pero ojo... sigue sin ser una presentación.

Terminando que también es gerundio.

A mi entender, un proceso correcto debería de llevar un informe y una presentación. Si, quizás sea más trabajo, pero quizás así cumplamos con el Objetivo de hacer un buen trabajo y comunicarlo correctamente. 

Hace poco tiempo he ayudado a mi hermana a montar una presentación de 30 minutos, sobre un tema nada sencillo, su tesis doctoral. Ella ha acudido a los cursos que organiza @ArtePresentar y yo que no he podido asistir, ya era un seguidor de su blog. Era el momento de poner en práctica todo lo que se comenta sobre estos temas. No fueron más de 20 diapositivas y fue todo un éxito. El documento estaba enviado con tiempo a los miembros del tribunal. Lo habían leído antes de la presentación, sabían de que iba el tema. Lo que se montó para ese día fue el apoyo a una presentación, no el tocho de 300 hojas que resulta la tesis (lo siento hermanita si me estás leyendo, no es que sea la tuya, es que lo son todas). Lo que se hizo fue una presentación de la tesis y así debiera ser en el resto de casos.

¿Y tú? ¿Sufres este problema en tu trabajo? ¿Presentas documentos de doscientas hojas y vas saltando entre páginas? ¿O has sido parte de la audiencia en uno de estos casos y te has quedado dormido?


jueves, 11 de junio de 2015

Aportando Valor: Cuestión de actitud

Ayer tuve un rápido pero interesante almuerzo con una de esas personas que aportan en tu vida personal y laboral porque te hacen pensar y reflexionar sobre varios temas. Y fue suya la idea de mencionar en el Blog como aportamos valor en nuestras empresas y si dicha aportación luego es tenida en cuenta. Y bueno… pues al final me he animado a escribir sobre el tema, pues creo que lo merece.

Hablando sobre la ACTITUD.


Everest and Nuptse
En una charla que doy a los Alumnos de un Máster del que también fui asistente hace muchos años, intento motivarles en el proceso de su salida del mismo y el acceso al mercado laboral y sus primeros empleos. Una de las diapositivas señala, y esto por supuesto que lo he leído de otros (véase el libro #superprofesional de @Yoriento) : “Es tu ACTITUD y no tu APTITUD lo que determina tu ALTITUD”. Vamos… que no tienes que ser el mejor del Máster para llegar a ser el mejor de la empresa.

Profundizando más en esta idea, esta misma semana, por un tema laboral, he accedido a un video que recoge una sesión de Victor Kuppers en TEDxAndorra sobre la actitud de las personas en la vida. Me hizo mucha gracia como describe a las personas que yo señalaba como “Tóxicas” en el Artículo sobre Jodiendo al personal. Pero me ha gustado mucho la “fórmula” que da al valor de cada uno.


Valor = (Conocimientos + Habilidades) * Actitud.



Y aquí señala que tenemos más valor cuanto mayores son nuestros conocimientos y nuestras habilidades; cierto, pero lo que verdaderamente determina el valor que podemos aportar es nuestra actitud. Gente con extraordinarios conocimientos pero escasa actitud no vale, no sirve, no interesa, no aporta… Sin embargo la actitud multiplica nuestros conocimientos y habilidades; nos va a hacer diferentes respecto al resto.

Personalmente estoy bastante de acuerdo con esta afirmación/ecuación. Mi rendimiento fluctúa a lo largo del tiempo no porque decaigan mis conocimientos o habilidades (ojo, es cierto que cuando empezamos un trabajo nuevo, donde nuestras habilidades para realizarlo no están afinadas y nuestra aportación de valor es menor), sino por la actitud que tengo yo de cara a mi desempeño laboral en el día a día.

Valorando la aportación al trabajo.

Pero… ¿es sencillo demostrar nuestra aportación de valor al grupo? ¿Se puede valorar sencillamente? ¿Se valora? Desde que dejamos el almuerzo he buscado y analizado un ejemplo que me puede resultar interesante: las selecciones de fútbol. En este caso un seleccionador escoge a aquellos jugadores que creen que más aportan al grupo. Y ojo, que no he dicho a aquellos jugadores que están en mejor estado de forma, o mayor estado de gracia. El seleccionador está limitado primero por temas tácticos… no puedo llevar a siete delanteros porque normalmente tengo sitio para tres o cuatro como mucho y no puedo dejar desocupadas el resto de zonas. Pero además… ¿No escogen normalmente los seleccionadores a futbolistas que sin ser los mejores en su puesto sirven para “hacer equipo”? O lo que viene a ser lo mismo… escoge jugadores cuyos Conocimientos y Habilidades pueden ser algo más baja, pero cuya Actitud puede proporcionar mayor valor al conjunto del Grupo.

Posiblemente el puesto de tercer portero de juego para estas cosas, pues si todo va medianamente según lo previsto, una competición como un mundial o Eurocopa la juegas únicamente con un arquero; si este se lesiona o si al acabar el segundo partido de la primera fase ya estás clasificado para cuartos, pasas al segundo guarda-redes (que se dice en Portugués), pero el tercero… ¿normalmente no va de vacaciones? ¿Aporta valor? Posiblemente será su actitud la que muestre el valor que puede aportar. Y de hecho esto es algo que sucede varias veces en varios equipos. Pero también podemos verlo por el sentido contrario, en una situación límite, los que se caen del equipo, son los que demuestran una peor actitud.

¿Y en una empresa? ¿Todo esto de lo que hablo es aplicable a un equipo de trabajo? Pues posiblemente si. Seleccionamos a los miembros de un equipo por sus conocimientos y habilidades, pero normalmente su aportación de valor dependen de la actitud en cada momento. Una misma persona, puede rendir diferentemente por un simple cambio de estado de ánimo.

Aquí es donde mi colega de almuerzo señala, “Pero... ¿y en una gran empresa? ¿Cómo controla una gran empresa mi aportación?” Creo yo que la respuesta a esta pregunta es que grano a grano haces una montaña y que realmente, aunque el papel de uno  sea insignificante en el conjunto de la empresa, si lo es y mucho en el conjunto de tu unidad. Y que desde ahí viene la valoración de lo que aportas tu y de lo que aportan los demás. 

Y aquí podemos volver a analizar los factores que motivan al personal incluidos los higiénicos. Porque tu motivación influirá en tu actitud. Si tu has aportado mucho a la empresa un año y ves que el ascenso se lo lleva otro; si crees que no es equiparable tu salario al de tu compañero; que cobras mucho menos por unidad de valor aportada que él, tu motivación caerá y tu actitud pasará a ser negativa.

¿Y los polizones?” – suele reclamar mi compañero. Cierto es que en una gran empresa hay auténticos especialistas en pasar desapercibidos sin dar palo al agua, que existen animales políticos que además se llevan los ascensos (ojo, las habilidades políticas y de networking también suman en la ecuación) sin sudar en el trabajo. Cierto que esa gente existe, pero aquí ya entra la ética profesional de cada uno y siempre tenemos que pensar que la suerte, al final, la tiene quien se la trabaja. Y además si un comportamiento tan negativo como promover a quienes no muestran actitud fuese sostenido en el tiempo la empresa no conseguiría retener el talento.

En resumen... como señala Victor en su charla, cuida tu actitud porque es aquello que no te podrán cambiar o quitar y realmente es aquello que puede dar valor a tu trabajo; algo que se puede valorar y de hecho se valora en todos los equipos. ¿Y tu? ¿Como vas de actitud?

domingo, 7 de junio de 2015

Presentando eficazmente: El número de diapositivas

Death by PowerpointIniciamos un momento más productivo en el Blog, nos vamos a temas más concretos, más del día a día del trabajo. Y nos ponemos en la siguiente situación: Jefe que llega a tu mesa y solicita: Quiero que hagas una presentación, EN 10 DIAPOSITIVAS, sobre ____ (rellénese con el tema que proceda). Jefe saliendo del escenario y tu echándote a temblar en ese mismo momento. ¿Qué hago? ¿Cómo resumo todo en 10 slides? ¿Es posible decir todo lo que hacemos en 10 slides?

Las prácticas más habituales, que no sólo no son la mejor solución sino que son de las peores que podemos imaginar son tres principalmente:

  1. Reducimos el texto de las diapositivas para que así entre todo en diez diapositivas.
  2. Crear doscientas cajas de texto animadas que salen una detrás de otra
  3. Creas una presentación principal de 8 slides y 200 hojas de anexo.
Analicemos un poco más en detalle cada una de ellas.

Reducción del texto a tamaño 7 de todas las ideas que quieres presentar…
  • De qué se trata: Normalmente agarras el documento original (este ya es un problema, tenemos la manía de crear los documentos en la misma herramienta que las presentaciones y ya no sabemos distinguir una cosa de la otra) y vas reduciendo el tamaño del texto y las imágenes para conseguir que quepa todo en 10 hojas. No es que no lo lean en la segunda fila, es que hasta tú tienes que acercarte a la pantalla para ver que estás poniendo.
  • Pros: Cierto, has conseguido reducirlo a 10 páginas
  • Contras: Hasta el jefe se va a dar cuenta del truco y mucha gracia… no le va a hacer… Además, estás demostrando que no sabes resumir.

Crear una diapositiva con doscientas cajas de texto encima pero que animadas salen una detrás de otra.
  • De qué se trata: Utilizar la herramienta para sobre una única diapositiva ir añadiendo informaciones que al animarse no van a molestarse y van a ir apareciendo, haciendo sencilla su lectura.
  • Pros: Lo has conseguido, son 10 diapositivas como te habían pedido.
  • Contras: Montar una presentación así ya es un quilombo, pero bien entrenado hay gente muy capaz. Mejor que no lo imprimas para repasar, porque hay si que no hay forma de entender nada.

Crear una presentación general pero con 200 hojas de anexos que amplían el detalle.
  • De qué se trata: de crear una presentación de 10 diapositivas con una sección final que se llama anexos con una longitud variable de entre 10 y 500 diapositivas adicionales.
  • Pros: Si cuela, cuela.
  • Contras: No cuela, con anexos tienes más de 50 diapositivas (o más de 500). Y eso no sienta nada bien, se la estás intentando colar al jefe y lo sabes.

Intentemos dar una solución más correcta.

Como alguna vez me dijeron eso de que escribía los artículos en negativo y que tenía que intentar hacerlo en positivo, no me voy a quedar con poner a parir lo que hacemos mal, sino que voy a intentar acercar la solución que yo considero más correcta (como siempre este blog no pasa de ser una mera opinión de un sujeto, no es una verdad ni mucho menos). La solución tiene varios pasos:


  • Saber antes de nada cuanto tiempo tenemos para presentar el tema. ¿30 minutos? ¿10 minutos? Es totalmente relevante. Y además tenemos que ser capaces de amoldar nuestro discurso al tiempo disponible. ¿Seríamos capaces de definir nuestro trabajo en un tweet? ¿Y si nos dieran 1 hora para contar lo que hacemos? ¿Somos capaces de amoldar mensajes al tiempo que nos dan? Pues deberíamos de serlo.
  • Entender cuáles son los mensajes que se quieren dar en la presentación: Y esto lleva tiempo y no es cuestión de ponerse a crear dispositivas en el powerpoint como un loco. En una presentación, lo relevante es el presentador, el powerpoint es un apoyo. No es necesario mostrar en pantalla el monólogo que vas a soltar. Así que piensa que mensajes quieres dejar por escrito y construye tu historia. Tu eres lo relevante y tienes que tener claro las tres o cuatro cosas que quieres que se lleven en la cabeza (más de cuatro ya es complicado). 
  • Crear esas slides que dan los mensajes que quieres mostrar. Una slide – un mensaje. El mensaje se queda en la pantalla y tu desarrollas el mismo hablando. La gente no se va a quedar mirando la pantalla porque una frase no da para mucho más. Te van a hacer caso a ti, a lo que tu dices, a tu discurso, así que ya que estamos en el ojo del huracán…
  • Ensayar la presentación. No nos damos cuenta, pero nuestro trabajo normalmente tiene dos partes. Una es hacerlo y otra es venderlo. Si no vendemos bien el trabajo que hemos hecho, no conseguiremos nuestros objetivos.
Hace ya un tiempo, en este mismo blog, ya mostrábamos como crear una presentación desde el punto de partida. Recomiendo que le echéis un vistazo. 


Una cosa más... Formando a nuestros jefes.

Ojo, en todo este tema hay una parte con la que no me he metido, pero que es harto relevante. La orden inicial del jefe… ¿Alguna opinión antes de seguir sobre la misma? Está mal dada. Es incorrecta. La frase correcta sería: “Tienes XX minutos para hacer una presentación sobre ___”. ¿por qué?

  • Porque con la frase de las diapositivas están obligando a hacer un powerpoint cuando a lo mejor ni siquiera es necesario. Hay grandes oradores y grandes presentaciones de TED sin diapositivas que les acompañen. ¿Cuántas slides equivalen a un video de 5 minutos? ¿O no cuenta el video? ¿Y si queremos usar el prezi? ¿Cuántas transiciones equivalen a un slide?
  • Porque estamos dando por supuesto cuanto tiempo toman diez diapositivas. Y sin embargo yo puedo dar una chapa impresionante en un escenario con una única palabra en el powerpoint y acabar una PPT de 10 slides en cinco minutos. Ahora me pregunto… ¿de dónde saque yo aquel estándar de 3 minutos por diapositiva?
  • Porque tampoco han descrito tu audiencia… ¿A quién vamos a hablar? ¿Le vamos a contar lo mismo al Consejero Delegado que a una visita de cortesía de la Competencia? Cierto que esto no pasa siempre y que varias veces este campo si está delimitado. ¿Pero a que no te habías dado cuenta hasta llegar a esta altura del texto?

Realmente, no estoy incitando a que le digas a tu jefe que es un torpe y que no da correctas instrucciones; estoy señalando que hay que intentar cerrar con el jefe los dos temas principales: audiencia y duración de la presentación, así como aprovechar para saber si él tiene exactamente algo que quiere mostrar en dicha presentación.

Concluyendo (que también es gerundio)  imagino que muchos de nosotros nos hemos enfrentado a esta magnífica orden y que muchos de nosotros hemos intentado cumplir con ella siguiendo las estrategias inicialmente mencionadas. Después de varios años ya he cambiado el discurso y me he puesto serio y he intentado educar a mis jefes, con mayor o menor éxito y con mayor o menor agrado para ellos. Además no ha sido sólo en este tema de las presentaciones, pero eso… es otra historia.

miércoles, 3 de junio de 2015

Blogueando: Reflexiones (¿y consejos?) tras tres meses de Blog Nuevo

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Bueno, pues así como quien no quiere la cosa… ya han pasado tres meses blogueando de forma más o menos continua y ya me siento con motivos y razones para repartir consejos… No todavía no, simplemente compartiendo unas reflexiones con lectores habituales y aquellos que vengan por motivo del título.Ni esto son consejos, ni siquiera el Blog es nuevo, porque no tiene tres meses, sino que ya tiene tres años. Pero lo que si es cierto es que entre Marzo y Junio de este año he publicado tantos artículos como en los dos años anteriores… Así que algunas cosillas si he aprendido en esta experiencia y quisiera compartirla.

Razones para escribir un blog.

Escribo porque me gusta escribir. Nadie me ha obligado a abrir un blog, pero me gusta pensar y plasmar esos pensamientos por escrito. Escribo sobre lo que hablo en mi día a día, lo que me pasa en mi vida laboral; las cosas que veo y que me gustaría cambiar y las que me gustan como están. No soy un gurú, ni un experto en lo que escribo, simplemente es lo que sucede en mi vida y sobre ello comento.
Por este motivo, escribo sobre lo que me apetece escribir. Normalmente son cosas relacionadas con el trabajo: desde temas de productividad personal a temas de presentaciones eficaces; temas de organización y de desarrollo personal. No he escrito artículos técnicos de excel, pero quizás algún día caiga uno y por ejemplo hoy me descargo con este off-topic sobre el propio blog. Supongo que no es la mejor estrategia para atrae lectores pero...
A la gente le interesa lo que escribo. ¿Cuantas veces has preguntado en google como hacer una cosa y cientos de respuestas a esa pregunta literal copan la pantalla? Pues esto es más o menos lo mismo. Lo que a mi me está pasando le pasa a otra mucha gente y al final, cuando lo escribes, mucha gente se ve reflejada. Coño, que además el blog es de temas laborales, que no es de Filatelia Argelina en la década de los 50. Por eso en el curro mucha gente luego me para, me dice que lo ha leído y te señala cosas con las que está de acuerdo y opiniones con las que discrepa, porque...
Aunque no llenen la hoja de comentarios hay lectores en cuya opinión influyes. Te paran y te lo dicen, hablan contigo y te lo cuentan, e incluso te dan ideas para el siguiente artículo. Si claro que a ti te gustaría que todo el mundo escribiese y tuviera un blog de éxito brutal, pero… hablar es más sencillo que escribir y si te dan ideas es porque quieren ver lo que escribes, ergo…

Sobre las estadísticas.

Cierto que en este caso las estadísticas no lo son todo. En este caso... no son casi nada. Que me lean más o menos no debería quitarme las ganas de escribir, pero es cierto que ver que algunos artículos se leen mucho reconforta. Además y será porque yo me dedico a medir en mi trabajo, lo primero que puse en el blog cuando se creó fue un contador de visitas y está linkado al Google Analytics, por lo que tengo acceso a un huevo de datos de lecturas y visitas que además te dan pistas para saber sobre que puedes escribir en el futuro. De todas formas... me he dado cuenta de algunas cosillas en esto de las estadísticas:
Cuanto más escribes, más gente te lee. En estos tres meses de escritura intensa (más de un artículo por semana) he tenido más lectores del blog que en los años anteriores de escritura esporádica. Será porque algo interesa, será porque soy un plasta, será porque me promociono...
Si te promocionas te leen más personas. Tuiteo y añado en Google Plus los artículos que escribo y se muestran en LinkedIn también. Me falta subirme al carro del Facebook. Muchas personas te ven en esas redes sociales y entran a ver tu blog. Pero ya es la caña ...
Si alguien, externo y mejor si es experto, te menciona. El efecto se multiplica. Cuando los que saben de temas de productividad y de trabajo, cuando los que llevan mucho tiempo escribiendo de esto, tuitean uno de tus artículos las visitas se multiplican. Cuando tu artículo no les convence… las visitas se caen. Y normalmente las personas tienen criterio para seleccionar lo que tuitean… Por lo que el corolario sería... escribe cosas de interés y las visitas llegarán, aunque...
Lo que tu consideras que es bueno tu lector no tiene que creerlo. Un par de artículos me han defraudado en su comportamiento ante los lectores y un par me han sorprendido brutalmente. Y algunos todavía colean desde el pasado.

El éxito del Blog.

Para mi haber llegado hasta aquí es un gran triunfo. Tres meses en los que he cogido el hábito de escribir (cuando me viene una idea la anoto, cuando tengo tiempo escribo) y cuando escribo pienso y ordeno ideas. Ya sólo por eso ha merecido la pena. 
Que la gente no sólo lo haya leído, sino que haya colaborado con retweets, con sus ideas y con sus opiniones es otro gran éxito para mi. Reconforta y me hace pensar en nuevos artículos.
Si un día me encuentro este blog referido por ahí, es motivo de un debate en la web o si ya me abre la puerta para comentar de estos temas... en ese caso no cabría en mí de gozo... ¿será cierto eso que dice una compañera mía de que esto de los blogs y las redes sociales es un tema de ego 2.0?

Espero que os siga gustando y lo sigáis leyendo.

Un abrazo.