domingo, 31 de mayo de 2015

Trabajando productivamente: Ley de Parkinson

Y yo que hace unos años pensaba que era algo que me pasaba sólo a mí... cuando mi madre me decía aquello de "Si es que lo dejas todo para última hora". Más vale que luego vi que no era el único y que era un mal terriblemente extendido - claro que "mal de muchos consuelo de tontos" dicen con razón.. Y luego me enteré que es una de las leyes fundamentales de la productividad personal. La ley de Parkinson dice que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Es decir... que da igual cual sea el plazo que tengas para terminar un trabajo o un proyecto... en el último momento estarás con la lengua fuera.

Esta ley tiene dos vertientes. Una personal, esa en la que tu madre (bueno, la mía al menos) te llamaba la atención. Lo dejamos para el último momento, para el último suspiro. Una profesional, y es que en muchos casos el trabajo que hacemos no tiene fin. Pero analicemos un poco más cada una de estas problemáticas.

Ya va siendo hora de dar "al Cesar lo que es del Cesar". Tienes razón mamá, es culpa mía. Lo dejo todo para el último momento y entonces vienen las prisas. Cierto que luego hemos sacado esa frase que nos quita responsabilidad... eso de... "trabajo mejor cuando estoy bajo presión". Que lo que viene a decir es que al final, si hay que hacerlo lo hacemos, pero hay un montón de temas en esa procrastinación. Además, por muy chulos que nos pongamos con eso del trabajo bajo presión... reconozcamos que se nos pone una mala baba en esos momentos... que como para que nos tosan.

La segunda variante está relacionada con el tipo de trabajo que hacemos hoy en día, que seguramente es aplicable en muchos casos, pero que no exime de la responsabilidad anterior. Muchos de nuestros trabajos y de nuestros proyectos se terminan porque llega la fecha de entrega, porque si no siempre haría algo que mejorar, algo que pulir, algo que puntualizar, algo que rediseñar... Por lo que la única forma de terminar un trabajo es dándolo por acabado. Pongamos el ejemplo de las presentaciones de Steve Jobs, trabajadas hasta la extenuación.... seguro que si hubiera tenido un día más para ensayar y cambiar esa lámina de powerpoint... (perdón de keynote)...

Además, como no, de la combinación de ambas que puede además producirse por factores internos y externos (no olvidemos que estamos en la sociedad de la colaboración y del trabajo en equipo). Es decir, las cosas se retrasan no sólo por nuestra inacción sino también por la del compañero; y el curro no se acaba porque nuestro cliente / usuario / jefe considera que no está acabado. Que si cambia esto de aquí, quita esto de allí, dale otro enfoque, repiensa esto... y estados de nervios próximos a la locura. Me parece que todo esto nos suena ¿no?

Yo no digo que esto sea imposible de evitar, pero reconozco que no he conseguido controlarlo y que tengo que mejorar en este punto. Supongo que lo mejor que he encontrado es jugar con fechas límite adelantadas. Es decir, si el verdadero momento de la verdad es el jueves, ponerme como fecha máxima el lunes. Pero ojo, cuando tu eres quien controlas estas fechas límite... te vas a hacer trampas. Por lo que lo mejor es que dicha fecha clave venga impuesta desde arriba. Cuando mi jefe hace esto, cuando es el jefe quien impone la fecha límite el nivel de estrés se reduce considerablemente, porque mi fecha límite es la que me impone mi jefe y los tres últimos días estamos con esos retoques de... alinea las figuras, quita un decimal, esas mayúsculas... Posiblemente puedas encontrar mejores soluciones en los grandes de la productividad, posiblemente lo mejor sea no llegar a estas situaciones extremas, pero si caes varias veces prueba lo que te cuento.

Pero hoy voy a poner un ejemplo extremo que tengo muy presente en estos días por motivos familiares. Imaginaos que un día os dicen que para hacer un trabajo, una investigación os dan 3 años... pero cuando han pasado dos ya ves que el ritmo de avance... no  era el correcto. Pero puedes pedir una ampliación del plazo. Y tienes un año más para entregarlo. En total... 4 años para entregarlo. ¿Como estás las dos últimas semanas de trabajo? Pues hasta arriba y pensando que no te va a dar tiempo e intentando recordar en coño has perdido el tiempo estos últimos 1500 días. Una vez lo entregas respiras. Ya sólo queda defenderlo y para eso tienes como unos 3 meses para hacer un powerpoint de apoyo. Vamos, que no te va a pasar lo mismo. Pero el último click lo acabas unas horas antes de la presentación. Eso sí, ya sólo queda una cosa... FELICIDADES DOCTORA.
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