lunes, 28 de diciembre de 2015

Píldoras de Conocimiento del Blog (2ª de 2015).

Pills A finales de Julio de este año, justo antes de las vacaciones de verano, publiqué un artículo que resumía los 30 artículos del blog publicados hasta la fecha. O mejor dicho, servía de link para cada uno de esos artículos, con un pequeño resumen del mismo. Dada la gran acogida que tuvo, repito para esta segunda parte del año, donde han sido "sólo" 18 los artículos publicados. Pero espero que os sirva para poder repasar todo el año de "Trabajando que es Gerundio" agrupando los artículos por temáticas.

Sobre metas, objetivos, logros personales...

Uno de los objetivos que me marqué para el verano fue comenzar a recuperar mi forma física. Cerré el blog durante casi un mes y desconecté de muchas cosas, tal y como ya tenía previsto y comentaba en mi primer artículo titulado "Vacacionando". Cierto que comencé a hacer ejercicio, que caminé y que hice algún intento de correr con escaso éxito. O podríamos decir que con un éxito relativo. Después de un verano plagado de barbacoas, arroces y cervezas no había pillado ni un sólo kilo. Pero como señalaba en el segundo artículo de la serie vacacionando, era necesario hacer algo más.

Era necesario abandonar las excusas y encontrar tiempo. Y de hecho lo he conseguido cambiando alguna de las prioridades de mi vida. Esta mañana ya he caminado-corrido 8 kilómetros por las calles de Sevilla y el parque de Maria Luisa mientras la familia dormía. Dormir más de ocho horas quizás sea un poco demasiado... Pero claro... con un poco de fuerza de voluntad he adquirido un hábito que es el de hacer algo de deporte, lo que me ha permitido perder más de 10 kilos, ser capaz de correr 5 kilómetros seguidos y además la tensión me ha bajado de unos sospechosos 14/9 que me ponían al borde del tratamiento a unos magníficos 12/7 de manual de medicina... Lo que empezó como un propósito de año nuevo ha acabado en un verdadero plan.

La problemática de las reuniones.

Esta fue la principal temática del Blog a la vuelta del verano y durante los meses de Septiembre y Octubre fueron siete los artículos que se publicaron en torno a las reuniones eficaces. El primero de ellos señalaba todos aquellos problemas que detectamos en nuestras reuniones. Que si no se respetan los horarios, que si se ponen pronto (o tarde), que si no funcionan las presentaciones, que si yo no pintaba nada en aquella reunión... Vamos, lo dicho, todas esas cosas por las que todos reclamamos. Y lo que hicimos en los siguientes artículos fue tratar todos los aspectos con más profundidad e intentando dar algunas pautas y soluciones al respecto.


Comenzamos por los horarios: Horario de inicio, horario de fin, duración de la reunión y respeto de los horarios establecidos durante la reunión. Este tema se veía muy influido cuando las reuniones no tenían un objetivo ni una agenda predefinida. Algo que debería ser obligatorio en la mayoría de las reuniones. Como debería ser obligatorio tener claro quien debe acudir y quien no a una reunión. Y es que muchas veces hemos asistido a reuniones donde no pintábamos nada y en otras ocasiones nos hemos enterado a posteriori de una reunión donde deberíamos haber sido pieza clave. Como claves son todos los elementos que rodean a la reunión, la sala, los medios audiovisuales y la documentación necesaria para la reunión. ¿Cantas veces fallan nuestras reuniones en alguno de estos puntos? Seguro que más de lo que desearíamos. Y acabamos la serie como debe ser, con las actas resumen de la reunión. Ese paso burocrático y que muchas veces nos saltamos, pero que puede resultar muy positivo sobretodo cuando tenemos que echar mano de nuestra memoria y recuerdos de la misma.

En nuestro caso, nuestra acta particular de todo este tema fue una infografía que permitía acceder a todos los artículos de la serie a través de hiperlinks, como la que se ve aquí a la izquierda pero un poquito más grande



Y ya para acabar... algo de Marca Personal.

Los últimos tres artículos del año se fueron a comenzar a tratar temas de marca personal. Por un motivo personal, lancé un cuestionario para conocer cual es la imagen que proyecto en mis compañeros de trabajo con unos resultados la mar de interesantes. Pero me centré en revisar uno de los aspectos que salían como aspecto a mejorar: la falta de ambición. Y comencé a preguntar a algunos conocidos a ver si realmente la ambición es buena o mala y llegábamos a la conclusión de que hay dos acepciones de ambición, una positiva y que si estoy trabajando, que viene dada por el deseo de uno mismo de mejorar y ser cada día algo mejor; mientras que la negativa añadiría "a cualquier precio"... pasando por encima de los demás si fuera necesario... lo que es algo que sin duda no tengo ni medio interés en trabajar.

Y ahora sí... felicitando 2016

Bueno, pues ahora sí, este es supuestamente el último artículo de este 2015 que ya mismo se acaba. Os deseo a todos lo mejor para 2016, tanto en lo personal como en lo profesional si es que todavía sois capaces de distinguir ambos ámbitos y os pido que de vez en cuando os paséis por este blog, a ver si os puedo dar alguna buena idea para algo.

Un abrazo a todos.

sábado, 26 de diciembre de 2015

Pensando sobre el blog: orígenes y planes.

Edito estas líneas viendo como el sol se cuela por la ventana de la casa de mis cuñados en Sevilla. 18 o 20 grados durante el día han hecho de esta una navidad diferente, aunque ayer me encontrara con Olentzero por las calles de Hispalis. He aprovechado para hacer turismo, saltarme la dieta, hacer algo de ejercicio (para que no me duela tanto saltarme la dieta) y descansar un rato.

Hace unos días, desde el AVE hasta este mi destino escribía unas reflexiones sobre lo que había sido el blog en 2015, el que, a pesar de tener artículos previos, puede considerarse como el año de su lanzamiento. Hoy voy a contestar/me a una duda que me plantearon hace poco tiempo y que seguro que si vosotros escribís un blog, alguna vez os habréis hecho. ¿Por qué? ¿Qué os lleva a escribir un blog? Además, y para cumplir con esas cosas que se suelen hacer a final de año, os contaré los planes para este blog en 2016. Así empiezan a adquirir un grado mayor al de propósito de fin de año.

Reflexionando: ¿Por qué escribo este blog?

Un amigo, uno de esos de toda la vida, es lector del blog; y casi casi debería decir que analista del mismo. Aunque no escriba sus opiniones en la sección de comentarios, cuando puede me señala cosas con las que está de acuerdo y cosas con las que no. Siempre me hace reflexionar. Y un día me preguntó el porqué de la temática del Blog. Así que me puse a pensar y creo que ya tengo la respuesta, bueno, mejor dicho una respuesta. Sirve para responderle a él, pero si no me hago trampas al solitario (que no sería la primera vez....) sirve para responderme a mi mismo.

En febrero de 2010 mi vida profesional dio un giro agarrando un nivel de responsabilidad superior. Un impulso muy bueno que vino acompañado de una mayor carga de trabajo. “Necesito que el día tenga más de 24 horas” fue mi búsqueda en Google. Ahí conocí a Berto Pena y su blog ThinkWasabi. Encontré muchas respuestas a mis preguntas para ser más productivo y aprovechar mejor mi tiempo; pero sobre todo comencé a hacerme muchas otras preguntas nuevas. De referencia en referencia, acabé por conocer el sistema de productividad personal GTD; y conocí virtualmente a un montón de personas nuevas a Jerónimo, José Miguel, Antonio, Mertxe, Paz, David Torné, Alfonso Alcántara, Daniel Grifol… Y con ellos nuevas inquietudes

Ya no solo era la productividad, era el equipo, el desarrollo personal, el coaching, temas de RRHH, la marca personal, la motivación… Seguir todos estos blogs, una vez que además aprendía a utilizar el RSS (antes con Google Reader ahora con Feedly), Pocket, Evernote… pasó a ser un hobby. Gracias a todos los mencionados y a muchos más (la lista de blogs que sigo está en más de 300) he conseguido manejarme en mi nuevo mundo de forma más efectiva y menos estresada.

Por otro lado siempre me ha gustado escribir, con poca inventiva (todo hay que reconocerlo). De esos grandes objetivos que parecían necesarios para tener una vida completa (no se quien los dijo por primera vez pero yo los recuerdo desde que era un crío) ya he tenido un hijo, en su día con el colegio planté un árbol (que no se si la fiebre urbanística mantiene vivo, me imagino que no) pero todavía me queda escribir un libro. Allí por 2007, durante mi estancia en Lisboa ya abrí un blog que tuvo su repercusión (los dueños de La Tasca del Lagarto todavía me recuerdan que reciben visitas gracias a este artículo). Así que en 2012 cuando comencé a intentar escribir este blog se unieron mi escasa imaginación y que estos temas ya eran una afición más. En aquel momento me veía con tres opciones para elegir: o escribía de Banca digital; o lo hacía de Excel o me iba a todo lo que tenía que ver con el trabajo pero que no era mi día a día en si mismo.

Escribir sobre Banca Digital me puede generar problemas de compatibilidad con mi empleo y serían artículos duros de leer y de escribir (me he desquitado con un link a mi libreta pública de Evernote donde guardo todos los artículos públicos de Banca Digital que leo por mi trabajo). Escribir sobre Excel… eso si que conllevaba tiempo y reducía el público objetivo, pero como veréis más adelante, este año empezaré con ello. Pero escribir sobre lo que nos pasa en el trabajo… era escribir sobre un hobby sobre el que continuamente estaba leyendo, tenía un beneficio profesional y personal. Como digo (o decía) en una de mis “bios” para el blog o alguna red social, si a algo le he dedicado más de 10.000 horas en la vida, aparte de a vivirla, ha sido a trabajar; por lo que creo que en eso puedo ser un experto.

Luego encuentro tiempo para escribir, que es algo que me gusta; sobre un tema que me gusta (supongo que he de reconocer que soy un friki).

Pensando en el futuro: Planes del Blog para 2016.

Lo estuve probando en el verano y tocará dar el salto en algún momento. Mitad por mejorar las prestaciones del blog; mitad porque además me sirve para seguir aprendiendo… uno de los propósitos para 2016 es migrar de blog a página web. Con lo que conlleva de buscar hosting; dominio; pagar y meter alguna que otra horilla para mantener la web y probar cosas diferentes. Estoy pensando el nombre y mirando precios.

Hay una parte que voy a potenciar, porque quiero trabajar mi marca profesional en lo que realmente es mi trabajo actual. Cree lo que cree, nacerá con un “Rincón del Excel”. Mi vida laboral es un 90% Excel y Bases de Datos y creo que me voy a posicionar un poco más en este tema. Este año he dado un pasito adelante. Chandoo, un maestro Jedi del Excel tuvo a bien reconocer (aunque no premiar) uno de mis cuadros de mando en su concurso anual. Y como este año promete ser un año de aprendizaje de herramientas avanzadas creo que voy a escribir un poquito sobre el tema.

Pero no voy a abandonar el mundo del trabajo. Y seguiré escribiendo artículos de Productividad, de Flexibilidad, de Motivación, hablaremos de los knowmads, de buenas y malas prácticas, del trabajo en equipo, del coaching y de todo lo que nos afecta en el día a día laboral. Y seguiré leyendo sobre esos temas porque me afectan y me sirven para ser mejor en mi día a día, no sólo como profesional sino como persona, que ese es el mejor reconocimiento que puede tener uno.

Y lo que si trataré, y aquí es donde está el propósito y habrá que ver si soy capaz, de llegar al artículo por semana, lo que hacen un total de 54 artículos. Lo he escrito y no se si ya me estoy arrepintiendo…

Espero que sigáis visitando estas páginas (o su versión avanzada cuando aparezca) y me acompañéis en este viaje, en el que os invitó a participar a los que muchas veces lo seguís en silencio; y que me ayudéis como muchos ya hacéis a difundirlo por el mundo de las redes sociales y que como siempre me sigáis aportando ideas con vuestros comentarios.


Y aunque espero que no sea el último del año, Feliz fin de 2015 y muy próspero 2016.

miércoles, 23 de diciembre de 2015

Evaluando el año "bloguero"

2016 Calendar With Holidays, Bank Holidays And Special Occasions Escribo estas líneas montado en el AVE a Sevilla. Cosas tiene la vida que uno va a pasar la Navidad en un lugar que poco había imaginado, pero las circunstancias mandan y si uno presume de haber aprendido a ser flexible, tiene que demostrarlo. Que con el clima que nos acompaña voy a pasar más calor en Navidad que cualquier día del verano Pamplonés creo que será un hecho, pero vamos a pasarlo bien en esta primera parte de las vacaciones.

Estamos cerrando el año y como todo el mundo, aprovecho el momento para hacer reflexiones sobre el blog. Los próximos dos artículos están repletos de agradecimientos y pensamientos. Evaluaré el año, en lo cuantitativo y en lo cualitativo; contestaré la duda de algún amigo de porqué escribo este blog y reflejaré las ideas para 2016 sobre el futuro de esta bitácora (ya sabéis, los propósitos del año nuevo). Y como me ha quedado un tocho considerable, lo dividiré en dos, para no aburriros... demasiado

Evaluando el año

“Bloguísticamente” hablando me voy a autoevaluar con un Notable. Ha aparecido en mi cuaderno de notas del trabajo una hoja con los objetivos para 2015… esta claro que algún día la hice porque escrita está, pero no ha sido hasta esta semana que la he vuelto a ver. “Escribir 30 artículos de Blog” era el objetivo. Empecé en Abril, acabo en Diciembre y han caído 45 artículos hasta este. Luego hemos alcanzado el objetivo y lo hemos sobrepasado. Hasta las vacaciones de agosto iba a un ritmo muy bueno, muy consistente y con artículos que han merecido el reconocimiento de algunos de los grandes blogueros que yo sigo, lo que te confirma en tu trabajo y te ayuda a seguir escribiendo. Me costó retomar tras el verano la actividad escritora, lo que unido a picos de trabajo se ha traducido en un menor ritmo de publicaciones, pero he conseguido no quedarme en blanco ningún mes.

En cuanto a las visitas del blog… digamos que todavía estoy aprendiendo a medirlo. SI hacemos caso a blogger en Julio tuve 4.000 páginas vistas!!!. Pero como digo, ya he aprendido un poquito y resulta que Blogger cuenta las visitas de todos los bots que pasean por mi blog para indexar los contenidos. Así que si miro Google analytics, veo que tengo unos 400 usuarios mensuales y unas 600 páginas vistas, con algún pico puntual y que cuando uno deja de hacer ruido en las redes sociales las visitas se resienten rápidamente. Por cierto y a modo de curiosidad… Twitter trae muchísimos visitantes. Es más, que un mismo “líder de opinión” te cité en twitter o lo haga en Google plus puede generar hasta 3 veces más de tráfico a través del pajarito azul. Ahora… si te citan en su blog… el contador de visitas se dispara.

Si dejamos la parte numérica y nos vamos al contenido, como ya he mencionado antes el reconocimiento de algunos colegas blogueros no solo dispara las estadísticas sino también el ánimo, momento de mencionar la aparición en el blog El Canasto de @jeroenSangers con el artículo sobre la Ley de Parkinson basado en la experiencia propia aunque apoyado en la, por entonces evaluándose, tesis de mi hermana. 

Además lo bueno de las redes sociales y el espíritu que las inunda me ha permitido mantener conversaciones con personas como David Sanchez y Jose Miguel Bolivar sobre la flexibilidad en el trabajo; o preguntar a Eva Collado o Raquel Roca dudas sobre la ambición de los knowmads, lo cual ha sido un verdadero placer. Por no olvidar de los comentarios de genios como Antonio José Masiá en los blogs y de amigos como Eugenio Ramírez tanto en el Blog como en la vida real… lo cual le da un punto adicional.

Para acabar de evaluar hacer mención a la repercusión que este blog tiene en varios compañeros del trabajo. A veces buscan ejemplos de los que yo pongo en el artículo del momento, pero no todo se basa en lo que me rodea actualmente. Sin embargo es de agradecer que la gente siga leyendo y difundiendo estos artículos y te haga comentarios a la hora de comer o te pidan tomar un café o quieran comer contigo para hablar de lo que ellos “sufren” en sus puestos de trabajo. Sin duda este reconocimiento hace mucho más que las cifras para que uno siga escribiendo.

Vamos a dejarlo hoy por aquí. Quedan las reflexiones y los planes de futuro para otro día… post atracón navideño quizás. Que paséis muy buena noche y feliz día con los que queráis estar acompañados, sean la familia, los amigos o a quienes tengáis a vuestro lado.

jueves, 10 de diciembre de 2015

Un poco más sobre la ambición

Comentaba el domingo el tema de la ambición en estos artículos que tienen un poquito que ver con la marca personal en estos tiempos que vivimos. Lanzaba un montón de preguntas al aire y aunque en la versión escrita no parece haber generado demasiada interacción, en vivo y a través de otros medios de dospuntocerolandia y más terrenales si he recibido varias respuestas, por lo que voy a avanzar un poco más en el tema.

Por un lado me llegó una definición teórica de la ambición, que es la que se ve en la foto, pero que por si acaso reproduzco: "Deseo de tener éxito, en particular en la vida profesional, y de ver ese éxito valorado socialmente por la movilidad social, el éxito en la carrera, la estima de los demás y el prestigo. Toma a veces un sentido peyorativo (querer tener éxito a cualquier precio, cualquiera que sean los medios utilizados) y a veces un sentido positivo (querer tener éxito gracias a sus esfuerzo personales y mediante la plena utilización de sus capacidades)."

No voy a comentarla ahora, sino que ya lo haré en los siguientes párrafo, junto con el cruce de tweets con @RaquelRoca (la maravilla de las Redes Sociales que nos contactan con personas que saben de estos y otros muchos temas y nos hacen tan sencillo el contacto). Ella señalaba, como podréis ver a continuación que el #knowmad es ambicioso. Va en su esencia el intentar ser cada día un poco mejor. Es un ambiciosos de los buenos, porque con su mejora impulsará la de los demás.



Finalmente, en los conversaciones e intercambio de opiniones con compañeros de trabajo y con amigos de toda la vida, hemos hablado otra vez sobre ambas acepciones, ambos significados. Una pregunta que nadie ha respondido y que yo sigo haciéndome es si las empresas saben valorar esa "ambición silenciosa", la del knowmad, la de la persona que intenta mejorar en su trabajo, en silencio. La del que sigue colaborando, pensando en el equipo, anteponiendo el objetivo del equipo al propio. ¿Eso se ve? ¿Y si se ve, se valora positivamente? ¿O las empresas están más acostumbradas a la "ambición agresiva"? 

Seguiré comentando el tema con conocidos, compañeros y con todo interesado. De momento si he de reconocer que mi imagen, la que los demás perciben, pero la que también intentaba dar, era la de no ser ambicioso en el sentido negativo. Pero tendré que aprender a potenciar mi lado de ambición positiva, o mejor dicho a vender esa tarea de mejora continua que puede ser más complicado de ver desde fuera (porque yo si sé que se está produciendo) y lo que me debe llevar a mejorar mi autoventa. Al fin  al cabo es otra de las áreas de mejora que me muestran mis compañeros. Pero esa... esa es otra historia.

domingo, 6 de diciembre de 2015

Analizando la ambición en las formas actuales de trabajo

Defining targets differently La semana pasada escribí mi primer post sobre lo que es, o mejor dicho, sobre mis vivencias profesionales con el término "marca personal". Como señalaba en él, estaba iniciando un ejercicio donde se intenta comparar la imagen que yo quiero proyectar y la imagen que los demás ven de mí. El ejercicio está lejos de finalizar, pero ya he recibido varias respuestas y algunas de ellas se repiten con frecuencia, por lo que podrían ser áreas a mejorar en el futuro (ya comenté también que la parte interesante del ejercicio se encuentra en ver que podemos mejorar, y para mí no tanto, en la parte que ya es un aspecto positivo; si bien, es bueno saber que realmente se aprecian ciertas cosas de tu trabajo).

El tema es que varias respuestas hablan de un concepto que para mí resulta ambiguo. es decir... yo no lo veo como algo negativo, pero puede que si esté afectando a mi carrera y parece que el resto del mundo así lo ve: la "falta de ambición". Y ya me he puesto a pensar y a leer sobre ello, siendo sin embargo, algo que no está muy tratado (perdón si me equivoco, el ejercicio de repaso ha sido rápido durante este fin de semana) en los blogs que yo sigo de productividad, recursos humanos, knowmads, coaching...

Así que he pensado aprovechar este artículo para lanzar algunas preguntas al aire a los lectores del blog, a los que estudian el tema y a todo aquel que quiera participar. Yo voy a dar mi opinión, que puede estar perfectamente equivocada y que espero alimentar con todas las opiniones que me hagáis llegar:

1. La ambición... ¿es positiva o negativa?
2. La ambición en la empresa.
3. ¿Los knowmads tienen ambiciones? ¿Como las demuestran?
4. ¿Es la ambición un punto de fricción entre la empresa del SXX y la del SXXI?

Os dejo a continuación con mis pensamientos y mis ideas sobre el tema.

1. La ambición... ¿es positiva o negativa?

Cuando leí la primera respuesta que mencionaba la falta de ambición como aspecto negativo incluso pensé que es cierto, que es una imagen que quiero dar. Y posiblemente esto provenga de una concepción negativa de la palabra ambición. Una acepción que ve en la ambición algo similar a la codicia. Desear algo del vecino o del prójimo; tener ganas de querer crecer a toda costa y sin preocuparte lo que suceda a los demás por el camino. Está claro que si esa es la idea de ambición, yo quiero estar alejado de ella.

Pero sin embargo la ambición también tiene una parte positiva. Pongamos el ejemplo de un tenista. Su ambición es mejorar, y es perfectamente honesto que un tenista ambicione ser el número uno del mundo. Y para ello trabaja y se sacrifica, intentando lograr su objetivo, ganando partidos y torneos uno detrás de otro. ¿Cuando consideraríamos que dicha ambición es negativa? Posiblemente si nos enteramos de que recurre al doping; o cuando en su intento por ser número uno fuera perdiendo la humildad y teniendo conductas feas y antideportivas con sus rivales. Escribiendo esto, pienso en el actual número uno del mundo, Djokovic, y como ha cambiado su actitud en las canchas lo cual ha hecho que sea un número uno más respetado que anteriormente cuando empezaba a despuntar en las canchas.

Realmente, no se puede decir que la palabra "ambición" sea negativa en si misma y es posiblemente las actitudes que le rodean lo que haga que se vaya hacia una versión positiva o negativa.

2. La ambición en la empresa.

Visto que la ambición en si misma no debería tener ese mantra negativo... ¿Como se ve la ambición en el mundo de la empresa? Estaba pensando en la película de Wall Street, la primera, la de Charlie Sheen y Michael Douglas; como definición de la ambición en la empresa. Claramente una ambición negativa para conseguir el éxito. Y actualizada en estos años, El lobo de Wall Street. Nuevamente con alta carga negativa para el término ambición... (¿será que la conclusión de que la ambición no es negativa es falsa?). ¿Se puede ser ambiciosos en la empresa desde el lado positivo?

Por supuesto que sí. Crecer profesionalmente es un deseo lícito y necesario para poder crecer también como persona. Sólo que en el cambio de sociedad, en el cambio del trabajo, la prioridad del crecimiento profesional ha perdido atractivo por esa visión negativa. Lo comentaba un profesor de una escuela de negocios que tuve la suerte de tener como formador. Ellos estaban acostumbrados a tratar con leones de las finanzas, auténticos tiburones con deseos de crecer rápidamente y han visto como sus Masters de Dirección de Empresas y de Finanzas se iban llenando de gente que quiere cursar un MBA para irse a trabajar a una ONG o ayudar a empresas sin ánimo de lucro.

Sin embargo, el crecimiento en la empresa también va ligado al perfil alto o bajo de las personas, ¿no? ¿Existe la creencia de que las personas de perfil bajo no tienen deseos de crecer? ¿Es que las personas de perfil bajo no tienen empuje? 

3. La ambición en los knowmads. 

Sigo leyendo con interés el libro de #knowmads escrito por Raquel Roca. Y la verdad es que conforme leo más sobre los knowmads (trabajadores del conocimiento o nómadas del conocimiento), más creo (y pienso que tiene que ser una visión equivocada) que un knowmad es de perfil bajo en la mayoría de los casos. Autogestiona su trabajo, toma sus decisiones, se forma por sí mismo, está muy implicado por las personas, cocrea y colabora, piensa en el equipo, se adapta a las situaciones... lo hace y sabe que tiene que hacerlo en esta sociedad actual, en este trabajo del Siglo XXI. ¿Vemos estos comportamientos en un perfil alto? ¿En alguien que cuando hiciera alguna de estas cosas podría rápidamente decir, aquí estoy yo? Y si los knowmads hacen todo esto sin rechistar...¿Significa eso que no tienen ganas de crecer? ¿O estoy yo totalmente equivocado? (que también puede ser).

Me encanta cuando Raquel Roca, resumiendo las características del Knowmad señala en la página 114, "No entiende su trabajo como un trabajo". Ya lo dijo Confucio hace algo más de tiempo... "Busca un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar en toda tu vida". Bueno, parece que por fin esto ha calado en las personas... unos miles de años más tarde... ¿Pero esto implica que no quieren crecer? Me parece que no, aunque si pueda significar que no a cualquier precio.

4. ¿Es la ambición un punto de fricción entre la empresa del SXX y la del SXXI?

Pensemos ahora entonces que sucede cuando en una empresa se juntan las formas de pensamiento del Siglo XX con los Millenials y sus nuevas formas de entender el trabajo. ¿Se puede considerar que alguien que quiere conciliar su vida personal y familiar está renunciando a crecer en la empresa? ¿En la empresa del Siglo XX donde el presencialismo cuenta más que obtener los resultados? ¿En la empresa que valora más las hojas de powerpoint hechas que la colaboración con el resto del equipo o con lo que hace alguien para el crecimiento del equipo en su conjunto? ¿Como se valora el espíritu de colaboración en la productividad de la empresa? ¿La generación de ideas? ¿Qué alguien no pare de formarse por si mismo no es una señal de tener ganas de crecer? ¿No es una muestra de motivación en sí misma?

Ahora toca releer el artículo y ver como ha quedado, porque en parte, semejante chorreo de ideas y preguntas tengo dudas de que tenga sentido en si mismo. Pero como he dicho desde el principio, no he encontrado donde leer sobre esto y me siento confuso. ¿Es positivo tener ambición? Creo que sí mientras no ande "jodiendo al vecino". ¿Se puede mostrar esa ambición siendo un perfil bajo? Ya lo encuentro más dificil de responder. ¿Es complicado para un knowmad crecer profesionalmente en una empresa con comportamientos del Siglo XX?

Gracias por leeros la chapa y gracias por participar en el debate. Necesito que me echéis una mano.

miércoles, 2 de diciembre de 2015

Hablando un poco de Marca Personal.


Cambio un poco de tema, sin salirme de todo aquello que tiene que ver con el Trabajo de nuestro Siglo XXI. Y es que aunque llevo mucho leyendo sobre temas de Marca Personal en blogs (Gracias Andrés Perez Ortega por tu Blog @marcapersonal) y libros (como el recientemente comprado, leído, fotografiado, subrayado y ya prestado "Marca Eres Tu" de @evacolladoduran), poco más que mi trabajo diario, que no es poco, he dejado como huella en las personas. Pero hoy me he topado de bruces con esto de la marca personal en mi curro y con la huella que dejamos en las personas que nos rodean.

Digamos que en una sesión de feedback me han dicho cosas bonitas y cosas no tan bonitas. Que no porque sean feas debemos cerrarnos ante ellas. Más bien al contrario. Como ex empleado de calidad, tengo la insana costumbre de buscar más las áreas de mejora en mis evaluaciones más que aquellos puntos que hacemos bien. Y no niego el halago, que me gusta tanto recibirlo como darlo, pero hemos de aprender de nuestros puntos débiles para que dejen de serlo o lo sean algo menos.

El caso es que de las cosas no tan bonitas que me han dicho, hay una que me ha sorprendido. Y me han comentado, lo cual es muy cierto, que la imagen que queremos proyectar y la que los demás ven no tienen porqué ser similares. Buscamos que los demás nos vean como expertos pero podemos dar la imagen de "sabelotodos". Buscamos dar imagen de "conciliadores" de nuestra vida familiar y personal pero puede que el resto nos vea como "los que se van en el turno de las seis de la tarde". Sea como fuere, el caso es que parece que proyecto algo que no es lo que yo quisiera, vamos que no es el recuerdo que quiero dejar

Pero en la misma reunión me han dado un medicamento para empezar a tratar los síntomas de esta enfermedad. Siguiendo el consejo, hoy mismo inicio un ejercicio entre mis jefes, compañeros y colaboradores más cercanos. Voy a intentar ver a través de un cuestionario, por supuesto anónimo, cual es la imagen que proyecto hacia ellos. ¿Realmente soy el tipo enrollado, profesional, experto, colaborador, ese compañero ideal, empleado ideal y jefe ideal que todos deseamos ser? ¿O mi imagen es la de un tío que pasa sin pena ni gloria? ¿O la de un sátrapa, tirano y vengativo hijo de ... (rellénese según el gusto)?

Como uno no es experto en estos temas he tomado prestado un cuestionario que en el Banco donde trabajo es un "pre-work" (como nos gusta usar palabrejas en inglés con lo sencillo que es decir "trabajo previo" o "cuestionario previo") de los cursos de marca personal que se están empezando a impartir. Defíneme en tres palabras, dí tres aspectos buenos y tres aspectos malos. No es nada más complicado. Lo he transformado en un formulario de Google y en breve lo estaré lanzando a unas 30 personas. Si por un casual puedes estar interesado en echarle un vistazo, encantado de compartirlo. Si por un casual trabajas o has trabajado conmigo, y no has recibido el correo, encantado de enviarte por mail el link al mismo.

Puede resultar un ejercicio interesante. Tampoco es que esto sea un salto al vacío sin red abajo. Las cosillas buenas que me dijeron esta mañana si son las que uno intenta destacar de sí mismo. Pero es cierto que me va a permitir tener un punto de situación que me permita saber donde estoy, para poder determinar hacia donde quiero ir y tener información que haga más sencilla la elección de los caminos a tomar.

¿Y tu? ¿Te preocupas por tu "marca personal" dentro de tu empresa? ¿Es un concepto nuevo para ti? ¿O consideras que no es necesario dentro de tu posición de trabajador por cuenta ajena? En fin... seguiremos informando.

martes, 17 de noviembre de 2015

Reflexionando sobre la Transformación de las empresas tras #BusinessInChange

El pasado Sábado acudí al evento organizado en Madrid por @JuanMerodio sobre la transformación digital de las empresas #BusinessInChange en el nuevo y espectacular (todo hay que decirlo) hotel “flagship” de NH, el Convention Eurobuilding. Un tema este al que venía dándole muchas vueltas a la cabeza y que será objetivo de los próximos posts. Como resumen general del evento, muy interesantes muchas de las ponencias allí vistas con una lista de invitados muy completa, sobre todo por la diversidad de empresas y sectores que abarcaba.

Allí se daban cita empresas “de toda la vida”, como Telefónica o Santander; a empresas que en dos años de vida han alcanzado el estrellato, como HawkersCo. Empresas que se están transformando (en realidad todas, pero bueno…) como por ejemplo NH, y empresas que “han nacido transformadas”, tanto MyTaxi como WazyParking. Medios de Comunicación con Unidad Editorial, Prisa, o Mediaset; aseguradoras; consultoras… Grandes empresas y empresas que nacieron casi como unipersonales en un garaje.

Creo que en general, a todos nos llamó la atención la presentación de David Moreno, de @HawkersCo, contándonos como sus gafas de sol, un proyecto paralelo cuyo objetivo era buscar financiación para su proyecto principal, les ha mandado al estrellato. El estilo de la presentación, las formas de dirigirse a la sala, los medios que habían utilizados y los resultados que mostraba… todo era diferente. En aquel mismo momento yo reflexionaba sobre lo que estábamos viendo en el escenario y tuiteaba…


Las nuevas empresas

Está claro que en este momento existen y son el centro de muchas miradas, muchas nuevas y exitosas empresa. Empresas pequeñas con empleados y jefes del Siglo XXI, los famosos millenials, con quasi nativos digitales que son ágiles y flexibles. Perfectas para estos tiempos líquidos. Aunque tendremos que ver cuanto tiempo viven, sobreviven, triunfan o pasan a la madurez. En los últimos 25 años hemos visto nacer, llegar al éxito y morir empresas en sólo ese periodo de tiempo… a mi siempre me sale el ejemplo de BlackBerry pero seguro que se ocurren otras muchas.


Las empresas que tienen que transformarse

Por otro lado están las empresas que tienen que afrontar esa transformación. Empresas con historia, con 150 años, con un nombre y una marca forjada por el tiempo. Aquí es donde está el verdadero reto. 

  • Son empresas que sirven a clientes de entre 18 y de 65 años, donde habría que segmentar correctamente los mensajes y las estrategias por edades; 
  • Son empresas donde conviven empleados millenials con empleados que hace 25 o 30 años hacían cursos para aprender a manejar el ratón; 
  • donde algunos jefes buscan el presencialismo y algunos empleados no entienden el concepto de “calentar la silla” y obran en consecuencia; 
  • donde los procesos siguen siendo burocráticos y llenos de papeles mientras el mundo se digitaliza por momentos
  • donde conviven estructuras totalmente jerárquicas con estructuras y organizaciones en red... 
Estas son las verdaderas empresas en transformación. Nacieron en un mundo analógico y luchan por convertirse en empresas digitales. Y como hemos visto estas empresas han de trabajar en al menos 3 vectores para poder convertirse en esas empresas digitales: clientes; empleados; procesos y para poder transformarse en una organización digital.

En los próximos artículos intentaremos mostrar aspectos afectados en esta transformación digital. Y vosotros... ¿estáis viviendo esta transformación digital? ¿Conocéis como avanzan las grandes empresas en esta transformación?

miércoles, 11 de noviembre de 2015

De Objetivos, Medios, Compromiso, Metas y Resultados

A few more steps Ya os he contado muchas veces que estoy en un momento de mejora de estado de salud, física principalmente, pero también está siendo mental, y es que va todo ligado. Ya después del verano describía mis avances en solitario, con poco impacto en resultados. En mi artículo pasado señalaba como había aumentado la prioridad del asunto y había empezado a dedicar al cuerpo el tiempo y la atención que se merece. Pero esta vez con un éxito bastante significativo. ¿Cuál es la diferencia?

Supongo que este acercamiento hacia una mejora del estado físico no es algo que se me ha ocurrido sólo a mí. Seguro que todos nos hemos puesto más de una vez. Pero como todo en esta vida, y como nos recuerdan los que saben mucho de estos temas, todo proyecto tiene que tener unos Objetivos claramente fijados. Oye… pero esto yo ya lo había cumplido!!! Podemos decir muchos. Yo sin ir más lejos hace dos o tres años me planteé a principio de año (¡Já, que iluso!) el “Objetivo 80K-10K”. ¡80 Kilos – 10 kilómetros corriendo!. Si se vende hasta bien… El objetivo era bajar 10 Kilos, hasta los 80, y poder correr la San Silvestre del años siguiente, de unos 10 kilómetros. El resultado ya lo conocéis o lo podéis presuponer. Máximo histórico de 95 kilos y una capacidad de correr seguido a un ritmo constante de minuto y medio… FRACASO!!!  ¿Y por qué esta vez va a ser distinto?

Este nuevo intento de adelgazar no lo estoy haciendo sólo. La entidad donde trabajo decidió lanzar un programa llamado “Mejora Tu Salud” a personas con un Índice de Masa Corporal (IMC) superior a 28. Por poner unas referencias, entre 18 y 25 estás en el peso adecuado. Desde el 25 al 30 estás en Sobrepeso, con dos categorías dentro de este nivel. Por encima del 30 ya eres oficialmente obeso. Yo estaba en 29,9 (por quien tenga curiosidad este es un link a una calculadora del IMC). El programa subvenciona, cumpliendo con el indicador inicial y tras pasar unos análisis, seis meses de gimnasio a coste cero con varias sesiones con un entrenador personal y diez visitas a la nutricionista en el mismo periodo de tiempo a precio reducido. Muy bien, pero… ¿Qué cambia? Pues en una palabra… cambia TODO.

Cambian los Objetivos. Yo decidí ponerme un objetivo de bajar unos 10 kilos en 12 meses, sin tener ni idea de si eso era mucho, poco o regular. En mi primera visita a la nutricionista me dijeron que el Objetivo era bajar el peso un 10%, en un plazo de 6 meses. Que normalmente se puede bajar si se cumplen las pautas (alimenticias y deportistas) entre kilo y kilo y medio por semana y que es más fácil al principio. Los objetivos no están puestos a huevo (perdón por la expresión). Sino que tienen una base en el conocimiento de una experta. Son medibles y están cuantificados y casi casi periodificados.

Cambian los Medios. Mi magnífico plan para bajar de peso era… inexistente. Comer menos y caminar cuando fuera posible… esas eran las líneas maestras. Repito, inexistente. Ahora… no hay color. Me han dado acceso al gimnasio y me han dicho qué tipo de ejercicio (tanto cardiovascular como de fuerza) debo realizar y me han dicho qué alimentos debo y no debo comer (si, esta parte es más aburrida que la de las máquinas). Es decir, tengo un plan y medios para llevarlo a cabo.

Cambia el Compromiso. En mi intento personal (lo iba a llamar plan, pero no cabe dicha palabra) sólo yo era parte de mi objetivo. Sólo yo lo conocía. Sólo yo veía si lo cumplía o cuanto lo incumplía. Y yo me hago trampas al solitario. Ahora sin embargo tengo sesión con un entrenador cada dos o tres semanas y visitas periódicas a la nutricionista. Y además todo el mundo sabe que estoy metido en el programa. A los demás no se si les pasa, pero a mi me da vergüenza reunirme con esas personas y no haber cumplido mi parte del trato. Mi nivel de compromiso con este tema ha aumentado una vez que tengo a un grupo de “auditores” detrás que casi me fiscaliza…

Cambian las metas. Es cierto que yo me pesaba cada cierto tiempo para ver cómo iba el tema. Es cierto que a veces las cosas no iban mal del todo. Pero si un día me hinchaba a patatas fritas y luego me pesaba me decía que el fracaso estaba en esa sesión de fritura extra. Vamos un fracaso de seguimiento. Ahora no. Cada quince días veo a la nutricionista y yo mismo me voy poniendo metas más cortas (el "partido a partido" que tanto ha predicado el Cholo Simeone). Y me enfado cuando no las cumplo. Pero voy orgulloso de mis logros, porque voy cumpliendo las pautas y voy consiguiendo los objetivos y eso retroalimenta las ganas de seguir adelante.

Cambian los resultados. Llevo algo más de un mes con el plan y los resultados se ven y se notan. Estoy en mejor estado de forma, he perdido kilos y volumen (al final lo que me va a costar el programa es una pasta en ropa nueva), hasta estoy mejor de mi tensión arterial y ya soy capaz de correr más de un kilómetro sin pararme. Estoy viendo resultados intermedios muy positivos y como ya dije, empiezas a entrar en un círculo virtuoso.

Resumiendo y aplicándolo a otros campos (que también es gerundio)
Como habéis visto, todo ha cambiado. Lo que era un deseo más que un objetivo se ha transformado en todo un plan, con todo lo que debe contener un proyecto en condiciones.

  • Existen unos objetivos realistas, casi científicos y además periodificados para saber que vamos por el buen camino.
  • Existe un plan y se han previsto unos medios para cumplir el plan.
  • Existe un compromiso propio con el proyecto (que en mi caso está muy reforzado por personas externas, lo cual no creo que sea malo si el compromiso propio no es suficiente).
  • Se hace un seguimiento de los avances y las metas y del cumplimiento de los resultados. Lo cual da para establecer planes de mejora o contingencia.
Si ahora miramos a nuestros proyectos laborales... ¿podemos decir que cumplimos con todos estos puntos? ¿Podemos observar que elementos faltaban cuando hemos fracasado? 

Un saludo

domingo, 1 de noviembre de 2015

Excusándonos: No tengo tiempo para...

prioritySucede a veces que cuando estás escribiendo una serie de artículos sobre un tema, en este caso el de las reuniones y todos los aspectos que las hacen ineficientes, te van llegando ideas e inspiraciones para otros artículos. Alguien me preguntó en estos días de donde sacaba el tiempo para escribir el blog y me decía que el no tenía tiempo para algo así. Por las mismas fechas leía un artículo de Andrés Pérez Ortega y me ha gustado la reflexión que hace sobre "perder el tiempo con el móvil" en el tren, un tiempo que antes dedicaba a leer libros. Y al final me dediqué a darle vueltas a este tema ¿A qué dedicamos nuestro tiempo? ¿Es cierto que "no tenemos tiempo para..." o no es más que una excusa para no hacer algo? 

Hace ya más de un año sufrí un episodio de vértigos, en la cama, aquello se movía como si mi cabeza fuera la de la niña del exorcista. Por suerte no me ha vuelto a repetir porque la sensación fue muy desagradable. El caso es que en aquel momento, el doctor que me atendió me dijo que tenía que hacer más ejercicio y mi respuesta fue... "no se de donde sacar tiempo". Y en aquel mismo momento me di cuenta de que era una excusa muy mala.

Esta claro que es asignamos nuestro tiempo en función de nuestros gustos y prioridades. Le vamos a dedicar tiempo a aquello que nos parece prioritario y nos reporta beneficio personal, el cual no tiene que ser económico. Según nuestros gustos dedicaremos más o menos tiempo a trabajar, a leer, a ver la televisión a ir a conciertos, a estar con la familia o con los amigos, o a dormir. Y está claro que dicha asignación es puramente personal

Por ejemplo, escribir estas líneas muchas veces me hace renunciar a hora o dos de sueño, pero el placer de escribir, descargar energía contra las teclas, me reporta más beneficio que el coste de las horas de sueño al día siguiente. Me puede suceder lo mismo cuando estoy leyendo un buen libro. Yo puedo renunciar a dormir por dos actividades que me aportan más que un rato más de sueño. 

Hace mucho que reduje mi consumo de televisión al mínimo y en vez de ver programas que me aportaban cero, leo mi RSS y los artículos que guardo en el pocket como interesantes; o las páginas del libro que toque en ese momento (mucha novela negra y algo de temas de trabajo). Además, cuando el crío está despierto el tiempo es para estar con él. Sólo cuando el se va a la cama, los días laborales, leo y escribo. Los fines de semana da gusto estar con los amigos e incluso echar una siesta a veces es realmente productivo.

Y claro, como tengo muchas ganas de hacer todas esas cosas, intento que mi vida estrictamente laboral, lo que no es fácilmente definible cuando un porcentaje alto de mis artículos guardados de blogs hablan de excel y de banca, sea corta pero productiva y efectiva. Por eso la aplicación de muchas ideas que leo sobre productividad personal, sistema GTD, priorización, regla de los dos minutos, técnica pommodoro... todas esas cosas permiten que mis días laborales sean más efectivos... y como ya dije hace mucho tiempo, cuanto más productivo soy, más tiempo libre tengo.

Volviendo a mi caso del gimnasio... yo "no tenía tiempo" para ir al gimnasio. Ya sabéis mi máxima de "mens sana in corpore corrupto". Pero cuando además de los vértigos, el fisio me dijo que mi solución era el ejercicio, mi tensión arterial dijo que la solución era el ejercicio, y mis niveles de colesterol apuntaban en la misma dirección... entonces la priorización del gimnasio y del ejercicio subió bastantes puestos. Ya consigo ir al gimnasio unos 60 mintos tres días a la semana. Esos días en vez de comer en una hora, como en treinta minutos y alargo mi jornada laboral, ya sea en el trabajo o en casa; y sigo automatizando al máximo posible la parte repetitiva de mis tareas.

Así que ya me he dado cuenta de que no puedo usar la frase de "no tengo tiempo para..." sino que debería decir que "no esta en mi lista de gustos" o modificar mis prioridades caso de que esa nueva actividad me vaya a reportar beneficios. ¿Y vosotros... renunciáis a algo para llegar a todo? ¿O sois de los que "no tenéis tiempo"?

lunes, 26 de octubre de 2015

Reuniones: Sobre el acta de la reunión.

Con este artículo (además de un resumen que subiré próximamente) llega a su fin la serie sobre esas cosas que tanto nos molestan de las reuniones. Como podéis ver, nos hemos centrado en elementos formales, es decir: los horarios; la agenda; los asistentes; los medios y para acabar nos vamos con el elemento post-reunión por excelencia: el acta. Cierto es que queda pendiente para otro momento toda la parte de dinamización de las reuniones, pero quiero cerrar de momento estos capítulos, analizar y darle vueltas a esa nueva parte y escribir sobre un montón de cosas que me rodean la cabeza.

Normalmente podemos pensar que cuando todo el mundo abandona la reunión esta puede darse ya por acabada. De hecho, normalmente es así, pero no debería serlo. Y digo "debería" porque este es sin duda uno de los puntos flacos de las reuniones (y en mi caso particular el más flojo de todos). Para dar la reunión por acabada faltaría completar el acta y enviársela a los asistentes

Por este motivo, conociendo mi debilidad, intento dejar cerrado (si es menester) antes de que se de por finalizada la reunión los acuerdos y los “próximos pasos”, asignado quien será su responsable. Y digo si es menester, porque en varias ocasiones, como por ejemplo cuando únicamente queremos presentar un documento para darlo a conocer, no es ni siquiera necesario. 

Los acuerdos.

Pero en mi caso, muchas veces monto reuniones cuyo Objetivo es obtener el visado por parte de los asistentes de un documento; o acordar una serie de definiciones o de indicadores... En esos casos necesito que exista de forma explícita un acuerdo por parte de todos los asistentes. Antes de salir de la reunión acordamos cual es la versión final y esa es la que se queda como versión oficial.

Los próximos pasos.

Y en muchas otras reuniones, establecemos un punto de situación y hablamos de cómo debemos seguir avanzando en un proyecto; de cuándo vamos a volver a reunirnos para ver los avances; de qué tenemos que hacer en el futuro… En esos casos, para mí es obligatorio acordar los próximos pasos, o por decirlo de forma sencilla para recordarlo… QUIEN DEBE HACER QUE Y PARA CUANDO.

Si en una reunión del tipo mencionado, la gente sale sin tener eso claro… la próxima reunión puede ser un desastre. O nuestro trabajo en los días siguientes a la reunión será muy extenso, volviendo a comunicar a cada cual su tarea para los próximos días.

Pero como ya he dicho, acordar esto dentro de la reunión y que se haga de forma explícita es una escaramuza para saltarme un paso que si debería ser fundamental. ¿Cómo es eso de haz lo que digo y no lo que hago? La forma en que me organizo es una alternativa, mala – pero alternativa, a las actas.

Las actas de las reuniones.

Y mira que cuando las recibo de otras reuniones reconozco que pueden llegar a ser muy útiles… (bueno, es cierto que tampoco creo que sea el mail más visto del inbox de cada uno de nosotros). Y que las he visto muy bien redactadas; tanto que parece que teníamos a un “secretario” de incógnito entre nosotros. No necesitas que muestre todos los puntos de debate que se abrieron, pero un acta bien hecha debería incluir los asistentes, los temas tratados, las conclusiones, los acuerdos y los próximos pasos. Y si se requiere algo más, pues ese algo más…

El acta de la reunión completa la misma. Nos permite tener memoria de dicha reunión y muchas veces recordar cuando hemos debatido ciertos aspectos. Son un documento que nos va a permitir tener una referencia. Y sin embargo, cuando toca redactarla, somos capaces de renunciar a toda su utilidad con tal de escaquearnos (no soy yo el único, me imagino, ¿no?). Y sirve muchas veces como prueba, cuando has de demostrar que un acuerdo ha sido tomado en un reunión y así ha quedado escrito en el acta que correctamente enviaste a todo el mundo que debía haber estado allí presente.

Y mira que nos lo ponen fácil. Se han creado miles de aplicaciones para hacer el acta de una reunión mientras se va desarrollando la misma, pero es que en nuestro caso, que como suite ofimática tenemos Microsoft Office… ¿Habéis probado a abrir una nota de One Note desde la convocatoria que recibís en el Outlook? En un par de pasos, haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la convocatoria aparece la opción de “Tomar Notas de la Reunión” y una vez que le dices en que libreta quieres que tome las notas… Te pega toda la información que trae del Outlook, con todos los invitados a la reunión donde únicamente haciendo check, puedes tener la lista de asistentes… Incluso te permite grabar, como hace un colega, el audio de las reuniones según tomas notas y luego puede asociar la nota al minuto correspondiente de la grabación… Más fácil no nos lo pueden poner…

Resumiendo que es gerundio.

El acta es un elemento clave de las reuniones, cierran la misma y enviada a los asistentes les va a permitir tener un archivo de los contenidos de la misma y las decisiones y acuerdos tomados. Así como de los próximos pasos. Si sois tan perezosos como yo, entonces empezad por asegurar que los acuerdos tomados en la reunión y los próximos pasos quedan bien explicitados al final de la reunión, para que todo el mundo esté de acuerdo. Pero recomiendo que hagáis un acta de todas y cada una de vuestras reuniones… yo ya he empezado… o de que créeis que si no iba a conocer la funcionalidad del OneNote.

¿Y vosotros? ¿Redactáis un acta y la enviáis a los convocados de la reunión? ¿O este es el paso que siempre os saltáis?


Saludos.

La foto inicial es de arsp_005 via photopin (license)

lunes, 19 de octubre de 2015

Reuniones: Sobre los medios de la reunión



Nos vamos acercando al final de las entregas sobre reuniones y los males que les rodean. Ya hemos analizado los horarios; la agenda; los asistentes… ¿Qué tal si nos ponemos con los medios de la reunión? Cuando hablo de los “medios” de la reunión me estoy refiriendo al lugar donde se realiza la reunión, la sala, la mesa, las sillas, los audiovisuales que apoyan e incluso la documentación de la misma. Vayamos ahora con una serie de ejemplos de esos que nos ponen de mal humor cuando nos suceden en las reuniones que convocan los demás.

¿Nunca os habéis encontrado con una sala en la que físicamente no caben todos los convocados? Esto es un error grave. Como el de obligar a los asistentes a participar sin querer en el juego de la silla. Más convocados que sillas es algo que suele pasar a menudo. O que no todo el mundo cabe alrededor de una mesa en una sesión donde se supone que hay que tomar notas. Eso por no hablar de los fallos del proyector, o la pantalla de televisión o del sistema de videoconferencia cuando entra otra persona en remoto. Buff y del tema de la documentación, que no se envía a los participantes con anticipación; o que no incluye lo que se está analizando en la reunión… En fin, vayamos por partes…


Sobre la sala y los medios físicos.

Yo no sé cómo funciona en otras empresas, pero he de decir que el sistema de reservas con el que funciona la mía me gusta. Tienes que indicar el número de personas que vas a convocar, los medios audiovisuales que necesitas y el horario de la reunión. Y se te asigna una sala que cumple con los requisitos que has señalado. Por lo que en principio… más o menos todo debería estar en correcto funcionamiento.
Eso sí, hay ciertas cosas que quedan de tu mano. ¿Has comprobado el tamaño de la sala? ¿No has convocado a demasiada gente? ¿Caben todos holgadamente? ¿O van a estar como sardinas en lata tres horas? ¿Hay suficiente mesa? ¿O vas a tener que organizarlos en filas? Yo he ido a reuniones que casi contaban con grada, tribuna, palco y anfiteatro…

¿Has solicitado el proyector si va a ser necesario? ¿O la pantalla de plasma? Andar luego pidiendo a la gente que mire a la pantalla de tu portátil es un poco incómodo. No te quiero decir ya cuando sois muchos en la convocatoria…

Supongamos que la reserva es correcta, conoces la sala y oye… está todo ok. ¿Qué te parecería reservar la sala con quince minutos de antelación a la convocatoria de la reunión? En esos quince minutos vas a poder comprobar… que el estado de limpieza de la sala es correcto; que hay sillas suficientes para los asistentes; y que todo está correctamente preparado para iniciar la reunión, incluidos los aspectos audiovisuales.


Sobre los audiovisuales.

Perdón por el empeño, pero esto merece un párrafo separado. ¿Cuántas veces vamos a una reunión donde el proyector no funciona? Si, ya sabemos que ese ordenador nunca había dado un problema, pero… vaya… hoy ha sido el día en que ha querido que todo saliera o saliese mal. No, ya hemos intentado dar al F4… no, es que el proyector no se enciende… espera que mire si son las pilas del mando… Nos suena ¿no?

¿Y si estamos en una videoconferencia? ¿Nunca habéis sufrido la situación del vídeo? Parece mentira lo sencillo que es que funcione el programa de videoconferencia de casa y lo complicado que es que funcione en el trabajo. Te veo pero no te oigo. Ahora te oigo pero no te veo…

¿Y si aprovechas esos quince minutos de margen para contactar con tu contraparte? ¿Para ver si todo está funcionando correctamente? ¿Y si proyectas todas las presentaciones desde un único ordenador que has probado? ¿Qué te parece probarlo en esos quince minutos?


Sobre la documentación.

Muy a menudo, uno de los elementos clave de la reunión es el Documento sobre el que versa la reunión. Vamos a suponer (que es mucho suponer...) que el Orden del día y el motivo de la reunión ya estaban claros. De acuerdo con el objetivo de la reunión y la metodología de la misma… ¿debes hacer llegar el documento por anticipado a los asistentes? ¿O pueden ser espectadores “a primera vista” de una presentación? Esta es la pregunta clave a la hora de saber si debes enviar la documentación por anticipado.
¿Cuántas veces os han pedido que hagáis comentarios y mejoras a un documento a primera vista sin ni siquiera saber de qué trata el documento y delante de todo el mundo? ¿Qué aportéis ideas sobre un documento a co-crear sobre una versión base que nunca habéis visto? Estos son errores típicos en los que es necesario que el documento de soporte viaje de forma avanzada a la reunión.

Claro que en este momento y teniendo en cuenta los tres puntos aquí abiertos… podríamos hablar de presentaciones eficaces; de la diferencia entre documento y presentación… pero eso es harina de otros costal.


Resumiendo que es gerundio.

Existen tres elementos que debes cuidar, cuando nos referimos a los medios, cuando convocas una reunión.
  1.           La infraestructura: la sala, las sillas, la mesa…
  2.           Los audiovisuales: funcionan los equipos, la videoconferencia está en marcha…
  3.           La documentación: enviada con anterioridad a los asistentes si es menester.

Para intentar que los dos primeros no fallen es bueno que quince minutos antes del inicio de la convocatoria tu estés en el lugar de la misma, comprobando que todo está perfectamente y listo para iniciar la reunión. Esos quince minutos pueden resolver problemas pequeños, pero muy incómodos, y más cuando entre los citados a la reunión hay "jefazos". Sobre la documentación... lo dejamos a tu sentido común... 

Y como decíamos el otro día… al final conseguirás que tus reuniones tengan un sello de calidad propio, que incidirá en tu marca personal. La fama te precederá en tu empresa.

¿Y tu? ¿Sufres estos problemas en tus convocatorias de reuniones? ¿Te pasa lo que a los pingüinos de Madagascar? ¿Vas a las reuniones sin documentación?