martes, 21 de octubre de 2014

Aplicando "lo que ves en Internet" para mejorar en tu trabajo.

En mi último artículo publicado, reflexionaba sobre la formación y si las horas dedicadas a la misma debían considerarse como horas laborales o no, dado que ahora la formación no siempre consiste en ir a cursos, aulas o jornadas de formación. Hoy me he encontrado en mi jornada laboral con un magnífico ejemplo, y es que por fin he podido utilizar un gráfico de esos que uno se encuentra cuando "pierde el tiempo" navegando por Internet.

Uno de mis vicios (si, ya lo se, soy un "freak"y estoy orgulloso de serlo) es navegar por blogs y webs que comentan como  montar cuadros de mando, dado que trabajo en Control de Gestión algo que puede resultar muy útil. Una de mis fuentes es la web de Chandoo, un chico que vive en la India, con su familia y que es uno de los grandes de excel (se pega algunas giras impartiendo cursos o puedes apuntarte en su web) y de como mostrar información para la toma de decisiones. Y muchas veces había visto un tipo de gráfico que me resultaba curioso pero que no sabía como aplicar: el "bullet graph" y que tiene el siguiente aspecto.


Pero hoy me he encontrado con una encuesta, un estudio de mercado, donde se compara una entidad con un grupo de competidores. Mi deber es mostrar para varias preguntas la nota de la entidad en estudio; la media del mercado y la nota del mejor competidor. Y lo primero que tiene uno en mente es el gráfico de siempre, el de barras de toda la vida.


Suficiente. Se puede ver la nota de la entidad que analizamos en detalle, compararla con la media del mercado y ver la posición respecto del mejor. En la pregunta 3 la entidad A tiene la misma nota que el mejor. En otras esta por encima del mercado en otras por debajo. Y aquí fue donde se encendió la bombilla. ¿Y no podríamos utilizar un gráfico con las ideas del gráfico inicial?

Ojo, que técnicamente no es muy complejo (y por si hay algún "friki" que lo quiera utilizar subiré el fichero a google drive) con alguna leve instrucción. Así que le hededicado unos 15 minutos a "pintar" el gráfico siguiente.


En el nuevo gráfico había más información, y visualmente permite analizar mejor la posición contra el mercado y contra la mejor práctica del Grupo. Esta mejora aplicable 100% a mi trabajo proviene de mis "horas perdidas" navegando por Internet, tanto en casa como en el trabajo, formándome de forma informal y aplicando los conocimientos para mi puesto actual, aunque creo que nunca lo habría visto en un curso de excel de los que se imparten en mi empresa.

Supongo que es en hechos en los que yo me baso cuando digo que nuestros trabajos actuales no son los de una "fábrica de tornillos" y que muchas veces, no estar produciendo, puede ser más productivo que estar sacando slides de powerpoint. ¿Y vosotros, también aprendéis mientras "perdéis el tiempo"?

miércoles, 10 de septiembre de 2014

Tiempo para formación... ¿tiempo de trabajo?

training room 2; freeimages.com; star-one
En este momento de reflexión sobre que hacer con nuestras vidas, una vez que se acaba el verano, entre otras muchas cosas (post que queda pendiente), comienzas a pensar en si no sería bueno estudiar algo. Reciclarse en conocimientos adquiridos, desarrollo de nuevas habilidades, aprender sobre aquellos que siempre quise saber y que nunca me atreví a preguntar...

Personalmente, he decidido formarme, por mi cuenta y de momento de forma poco reglada en dos aspectos que poco tienen que ver entre sí, pero que mucho pueden ayudarme en mi trabajo.

Por un lado, un curso MOOC (de esos gratuitos que se ofrecen en Miriada) de la Universidad de Cantabria de Introducción al Coaching Personal. Es algo que me gusta, y que me va a permitir decidir si quiero invertir parte de mi escaso tiempo y mi escaso dinero en formarme como Coach. De momento he visto los vídeos de la primera sesión y bueno... tiene muy buen aspecto. Ojo, la expectativa es empezar a saber algo, no vamos a salir con el título de Coach, eso por anticipado. Aplicable al trabajo, aunque no sea directamente al 100%, si que se puede aplicar.

Por otro lado, voy a revisar todo lo que tengo recopilado sobre "Presentación de datos" y voy a darle duro al Powerpivot, un complemento de Excel que permite consultas "curiosas" y generar unos potentes Cuadros de Mando. Tengo acceso de pago durante un año a un curso de un experto del Excel, Chandoo (muy recomendable) y mucho material que recopilo de diversas webs. Aplicabilidad al trabajo 105%. Me dedico a eso.

Ahora mi pregunta es... dado que puedo considerarlo perfectamente aplicable a mi trabajo, dado que como se nos enseñó recientemente en un curso la formación debería considerarse una actividad "Importante aunque no urgente" de la matriz de Eissenhower... ¿puedo utilizar mis horas laborales para formarme en estos temas? ¿O debo sacar el tiempo para aprender estos temas de mis horas libres? 

Abramos un debate... ¿la formación personal no impartida por la empresa debe contar como horas laborales o debe hacerse en momentos libres? ¿Depende de la aplicabilidad? ¿Cuan aplicable debe ser para contar como tiempo de trabajo? El curso de macramé no entra ¿no?

Bienvenidos al nuevo curso.

domingo, 8 de junio de 2014

Evitando la infoxicación: Mi sistema.

Hace ya algún tiempo, tras un artículo del blog, me pidieron varias personas que les explicara "eso del pocket y del evernote". Les parecía interesantes saber como podía digerir grandes cantidades de información y no morir de un empacho. Así que espero poder explicarlo de forma breve y sencilla, para aquellos que quieran seguir el ejemplo. El gráfico de la izquierda expresa perfectamente el flujo de trabajo y proviene de la url http://www.jamierubin.net/ (un gran usuario de evernote, embajador del paperless). Yo ni soy un experto, ni un usuarios avanzado de dichos programas y el esquema es la prueba de que este sistema, al que yo llamo "mi sistema" de forma cariñosa lo he copiado / adaptado de los escritores de productividad que he leído en estos años. Esto es simplemente la forma de explicar a aquellos que me lo pidieron, con algo más de profundidad, mi forma de enfrentarme a este fenómeno de la infoxicación.

Dos temas antes de meternos en materia:
- Este sistema funciona en lo que se refiere al mundo web, aunque su paralelo en el mundo físico no debería ser muy complicado. Luego daré un esbozo.
- Hay una premisa básica. No voy a ser capaz de seguir todas las novedades del mundo mundial, ni de seguir todos los temas que quiero, ni voy a desperdiciar un día de mi vida real por leer todo lo que me propongo. Si un día no hay tiempo, si un día no hay acceso a Internet o si un dí hay planes más divertidos, posiblemente el botón "marcar todo como leído" es la mejor opción. Y a otra cosa mariposa.

Comenzando por la fuentes de información, que supongo serán comunes para muchos de nosotros...principalmente son: RSS, páginas web (que pueden provenir de búsquedas propias o de enlaces comentados por compañeros) y twitter o google plus. (Lo siento, pero yo personalmente facebook lo uso como agenda de cumpleaños - por cierto felicidades a mi amigo Eugenio, apasionado de estos temas de la productividad personal y que cumple años).

Una mención especial para el RSS. Creo que fue mi primer descubrimiento leyendo temas de productividad personal. La de horas que pasaba navegando entre webs, blogs, foros, etc... Y algo tan sencillo como el botón del rss para tener todas las novedades de tus blogs favoritos en un sólo lugar. Por decirlo de alguna forma, acumula nuevos artículos de diversas fuentes en un único lugar de lectura, reduciendo drásticamente el tiempo empleado en navegar por miles de webs. Una vez google mató el reader me pasé a feedly y la verdad es que estoy muy contento. Una vez cada tres o seis meses conviene hacer una limpieza de fuentes, algunas dejaron de publicar y de algunas no he abierto un artículo en meses, aunque si soy sincero a veces no cumplo este tema demasiado bien.

Creo que entre semana, cada día entran unos 500 artículos en feedly y que lo revisó dos o tres veces al día, según esté de productivo... Los he clasificado por temáticas y la forma de gestionarlos es siempre la misma. La vista permite leer el título y dos o tres líneas del artículo, no más. Si dicho artículo puede ser interesante, entonces lo marco con "Pocket" el antiguo "Read it later" y la idea es que queda marcado como "Leer más tarde". Casi nunca leo un artículo en el momento, sino que los dejo para "momentos de lectura" que pueden ser incluso recompensas a días de trabajo productivos.

Como se puede ver, Pocket es un programa que permite marcar para su posterior lectura los artículos de varias fuentes. En el navegador chrome hay una extensión para marcar los artículos que abres en la web; en tweetbot o en twitter para android puedo hacer lo mismo con los tweets que contienen un enlace que puede ser interesante y de esta manera, ese medio millar de potenciales lecturas diarias acaban no siendo más de 20 o 25 al final del día. Si sigues varios blogs de Apple, la misma (o muy similar) noticia de la Keynote va a salir en 5 o 6 fuentes diferentes, en los blogs de excel lo mismo te hacen una gráfica nueva que explican la macro más enrevesada...

El programa que cierra el círculo es Evernote, y entra a jugar en esos "momentos de lectura". Hay artículos que una vez que los lees pueden ser archivados en pocket pero que rara vez vas a necesitar recuperarlos (siguiendo con el ejemplo, las novedades de iOS8 en mi trabajo no son necesarias, es más un tema personal, un hobby...). Pero luego te encuentras esos artículos, que quieres tenerlos marcados en un sitio especial, guardados en algún lugar de facil acceso y de rápida búsqueda y para eso esta el elefante verde y la extensión clearly.

Cuando tengo tiempo para leer, abro pocket y todos los artículos que están sin leer están a tu disposición. Puedes abrirlos de diez en diez o abrir el que tu quieras. Funciona de forma diferente en el navegador o en el ipad pero la idea es más o menos la misma. En el navegador te lleva a la web del artículo. En el iPad te muestra el artículo, normalmente sin la publicidad adicional de la web, ni el resto de elementos de la página, sólo el texto. Esto es lo mismo que permite hacer la extensión Clearly con la web. Te quita zarandajas del artículo y permite que te enfoques en la lectura. Si ese artículo puede serme útil en el futuro como referencia en un blog o como fuente de información, entonces ese va guardado a mi Evernote.

No se como definir Evernote, para mí, por la función que le doy, es el archivo de todos mis recortes de periódico (incluyendo el formato PDF). Permite guardarlo por libretas, pilas de libretas, etiquetarlos y funciona tan brutalmente que su buscador es capaz de mirar dentro de los documentos PDF para encontrar tu término de búsqueda. Esto hace que sea tan poderoso, que muchas veces, en vez de buscar en google, comienzo por buscar en Evernote.

En resumen, cientos de artículos que llegan al lector de RSS (Feedly) pasan por una lectura rápida de titular y si pueden resultar interesantes, caen en Pocket. Cuando tengo tiempo de leer, me pongo con ellos y si pueden resultar interesantes, acaban bien clasificados dentro de Evernote. Y lo mejor de todo es que aunque los tres programas tienen versiones de pago con funciones adicionales muy interesantes, todo esto yo lo hago con las versiones gratuitas y totalmente funcionales de los mismo.

Por cierto, para el mundo físico, si no encuentro la versión electrónica de un documento, lo escaneo, lo paso a PDF y lo vuelvo a subir a Evernote, así de sencillo.

Y tu ¿que sistema utilizas? ¿Me ayudas a mejorarlo?

miércoles, 4 de junio de 2014

Cambiando... 10 minutos al día

Hace bien poco tuve la suerte de acudir a un curso con Javier Carril (su perfil en twitter y su web merecen una visita), coach, escritor y en lo que a mí respecta formador. En aquellas sesiones, aparte de productividad personal (viene bien un curso donde te recuerdan aquello que lees de muchas fuentes), hablamos de la gestión del estrés, del kaizén, de los hábitos… Y una de mis “promesas” en aquel curso fue la de intentar ponerme a escribir 10 minutos al día sobre temas que pudieran servir para el blog. Y este de hoy, es el primer día en que me pongo a ello. Veremos si cumplo los 21 días continuados que según se comenta hacen que el hábito pase a convertirse en algo mecánico.

Supongo que una de las cosas que me ha ayudado hoy a ponerme a escribir hoy sea el artículo que me he encontrado hoy sobre las publicaciones de Seth Godin en su blog y que recomiendo desde estas líneas.

Por hoy, creo que nada más. Tampoco 10 minutos dan para extenderse demasiado. Habrá que ver si soy capaz de cumplir con mi propósito de enmienda, y por eso también el compromiso público que lanzo aquí. Eso sí, aunque escriba todos los días no creo que me obligue a publicarlo diariamente. Pero si consigo una rutina de dos o tres textos por semana… entonces le deberé una caña al amigo Javier. Gracias.


Esta semana… más.

lunes, 21 de abril de 2014

Vacaciones: Descanso Productivo

Por varios motivos, creo que todos hemos llegado al final de este trimestre bastante cansados. Cierto es que, para empezar, este trimestre ha tenido cuatro meses y medio de duración, lo cual podría considerarse un oxímoron y que podría dar bastante para hablar, pero que no es el tema de este blog. Así que estos días de vacaciones los he cogido con un fin principal, descansar y aprovechar el tiempo en el que puedo estar con los míos. ¿Significa eso que uno no hace nada? ¿Que desconecta absolutamente del trabajo y en cinco días olvida las claves hasta para conectar el ordenador?

En estos días he subido al monte que tengo detrás de casa con el crío, me he ido al parque con él y sus amigos a ver si aprendemos a montar en bici y nos hemos tirado un día en el campo, comiendo en la falda segoviana de Navacerrada y otro más en la dehesa de Collado Villalba. Hemos aprovechado para aprovisionar la nevera y, cundo nos ha visitado el mal tiempo nos hemos ido al cine y de cena con los críos y los amigos. No he visto, ni olido, un documento de la empresa. Entonces, ¿qué has hecho de productivo?, se preguntará más de uno.

Primero y lo que es más importante, recargar pilas. Es obligatorio dados los compromisos que tenemos para el segundo trimestre o lo que quede hasta las vacaciones de verano. Es necesario volver al tajo con ganas de darlo todo y enfrentarse a los ambiciosos objetivos que nos hemos marcado. 

Así que me he olvidado de temas pendientes, reuniones que deberemos afrontar y cualquier otro deber y obligación. Todo ello quedó debidamente anotado para que no se quede rondando por mi cabeza en estos días.

Pero para mí estos días han sido muy productivos porque aprovecho para leer. Y leo un poco de todo. Desde la última novela, o en este caso relato corto (me ha encantado "El Urinario" de Lorenzo Silva que ya tiene un tiempo); a libros de empresa como "Delivering happiness" con la historia del fundador de Zappos y un montón de buenos ejemplos para poner en práctica (Gracias a Jeroen Sangers por hablar de Holacracia en uno de sus últimos artículos) y a un montón de artículos.

Esto es lo que hace más productiva mi Semana Santa. El repaso de artículos almacenados en Pocket (el antiguo "read it later") y que versan de Productividad personal, Excel, Presentaciones eficaces y Management en general. De muchos de estos artículos uno saca enseñanzas, que si no son aplicables en ese mismo instante, sí que vamos a poder utilizar en nuestras carreras. Por eso aprovecho para su repaso en estos días y muchos acaban en libretas de evernote, que ya van alcanzando tal tamaño que empiezan a sustituir a Google como mi primera fuente de búsqueda

El mejor ejemplo es uno de los gráficos que utilizo en mi trabajo y que permite en un gráfico comparar varias variables de varios países y su evolución histórica de un sólo vistazo. Ese es un gráfico que llegó a mí a través del RSS; que en una lectura rápida me pareció podía tener una aplicación práctica en mi trabajo y que acabó en las libretas de evernote de #excel. Donde pudo estar durmiendo unos tres meses, hasta que en un ejercicio de mejora de la información presentada en mis informes recordé el mismo. ¿Para qué buscar en google si ya se que estás en mi evernote? Segundos más tarde estaba leyendo en profundidad como se construía el mismo y en unos minutos estaba insertado en mis presentaciones.

Y como este ejemplo, tengo cuatro o cinco consejos e ideas, de los mucho que he leído por ahí estos días, que seguro acabo poniendo en práctica más pronto que tarde. Sólo por eso y por la recuperación de energías, ya considero que mis vacaciones han sido más que productivas.


Escribo estas líneas estirando las últimas horas de las vacaciones habiendo dado un repaso a los pendientes, revisada la agenda de la semana y preparando una lista de los entregables que hay que terminar en los próximos días. A ver si mañana tenemos un primer día tan productivo como el resto de las vacaciones.

martes, 4 de marzo de 2014

Habilidades Soft para tu primer / nuevo Empleo

Ayer día 3 de Marzo tuve la oportunidad de dar una charla a los Alumnos del Máster de Banca y Mercados Financieros de la Universidad de Cantabria. Charla que ya había preparado para el año anterior pero que por circunstancias laborales no tuvo lugar.

Personalmente me quedé muy a gusto con la presentación, aunque siempre hay cosas que mejorar, uno no se prodiga por los escenarios o las tarimas tanto como quisiera. Y creo que ellos también... Aquí la dejo por si alguien más puede sacar buenos consejos de la misma.