domingo, 27 de octubre de 2013

Productividad en las presentaciones: Montando una buena historia.

Una vez oí que cuanto más escalas en una empresa dedicas menos tiempo al Excel y más tiempo al Powerpoint. No se cuanto tiene de cierto, puede que bastante, pero en mi caso, yo que sigo y presento algunos números del negocio, Excel y Powerpoint son desde hace mucho tiempo unos asiduos compañeros de fatigas. Y oye, con el paso del tiempo consigues aprender mil trucos, atajos o consigues ciertas rutinas que hace que tu trabajo vuele con ambas herramientas.

Para mí, excel es el medio por el que construyo mis análisis, saco mis conclusiones y llego a indicar cual es el camino a seguir, aportando datos vitales para la toma de decisiones, Mientra que powerpoint es la herramienta con la que tengo que plasmar todos esos análisis y esas conclusiones y venderlas a la Dirección. Ese será el momento de la verdad, pues los análisis más sesudos, mal vendidos, pueden acabar en el fondo de un cajón sin pena ni gloria. 

Hace algunos años, no muchos, empezaba a meter tablas en el powerpoint y a montar la presentación. Incluso a veces conforme avanzaba en el excel pegaba en el powerpoint. Pero la experiencia y la lectura (desde aquí recomiendo seguir a Gonzalo Alvarez http://www.elartedepresentar.com/ y a Carles Caño http://www.presentastico.com/, dos blogs magníficos en español que nos enseñan mucho y que pueden llevarnos a otros muchas fuentes de conocimiento) me han llevado a cambiar la forma de trabajar. Así que antes de sentarme en el PC pienso cual es la historia que quiero contar.

Antes de nada, una presentación no es un documento. En el caso de los números de negocio, el documento puede incluir todas las tablas y todos los análisis, pero... fuera de la Comunidad académica, ¿crees que a tu jefe le interesa si has utilizado un test de diferencia de medias o una regresión? ¿Sigues pensando que es buena idea perder 10 minutos de su tiempo en explicarle el coeficiente de significatividad a un Director General? Pues no. Y si no trabajas con números y eres más de un grandes textos señalar que una presentación no es coger un documento de word e intentar ponerlo todo en apaisado quitando las frase largas.

PostIt on Day 21Así que agarro un taco de post-its. Si, esas maravillosas hojitas amarillas (bueno o de miles de colores estridentes) y empiezo a plasmar ideas que quiero soltar en cada una de ellas. Una idea, una hojita. Y voy llenando la mesa con todo lo que quiero contar. Hasta la última idea. En este proceso, incluyo en las hojitas los gráficos y tablas que ya tengo montados y muchas veces descubro en este proceso otros gráficos que pueden ser aclaradores.

Una vez que tengo todas las ideas encima de la mesa (y no es una expresión, sino una realidad) entonces comienzo a montar mi historia. ¿Cómo? Jugando con los post-its. Monto un guión facil de seguir y coherente y voy moviendo las notas según ayuden o no a contar la historia. Normalmente utilizo todas las notas que tenía anotadas, a veces incorporo alguna nueva que hace el guión más redondo y a veces elimino alguna que puede enrevesar la historia.

Porque a la hora de hacer presentaciones, los guiones estilo Pulp Fiction no son buena idea. Lineales y con pocos saltos; y sin tramas encubiertas que sólo se descubran al final. Cuando haces estas cosas enseguida te vas a encontrar con preguntas sin dejar acabar tu exposición.

¿Ya tienes tu historia completa? Entonces ya puedes encender el powerpoint. No se cuanto te ha podido llevar este proceso, pero te tome el tiempo que te tome te prometo que te acabas de ahorrar varias horas delante del ordenador moviendo y cambiando diapositivas. O por lo menos, en mi caso lo ha hecho.

Sólo una cosa más. Quien dice powerpoint (Supongo que ya sabéís que xiste un grupo mundial que se llama "Muerte por Powerpoint"), dice keynote para Mac o Prezi (el otro día encontré el rimer artículo que hablaba ya de prezilepsia). En lo relativo a las presentaciones el problema no es la herramienta, sino nuestro orden a la hora de plasmar las ideas que queremos transmitir.

¿Y vosoros? ¿Escribí los guiones antes de sentaros en la pantalla del ordenador?
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