domingo, 27 de octubre de 2013

Productividad en las presentaciones: Montando una buena historia.

Una vez oí que cuanto más escalas en una empresa dedicas menos tiempo al Excel y más tiempo al Powerpoint. No se cuanto tiene de cierto, puede que bastante, pero en mi caso, yo que sigo y presento algunos números del negocio, Excel y Powerpoint son desde hace mucho tiempo unos asiduos compañeros de fatigas. Y oye, con el paso del tiempo consigues aprender mil trucos, atajos o consigues ciertas rutinas que hace que tu trabajo vuele con ambas herramientas.

Para mí, excel es el medio por el que construyo mis análisis, saco mis conclusiones y llego a indicar cual es el camino a seguir, aportando datos vitales para la toma de decisiones, Mientra que powerpoint es la herramienta con la que tengo que plasmar todos esos análisis y esas conclusiones y venderlas a la Dirección. Ese será el momento de la verdad, pues los análisis más sesudos, mal vendidos, pueden acabar en el fondo de un cajón sin pena ni gloria. 

Hace algunos años, no muchos, empezaba a meter tablas en el powerpoint y a montar la presentación. Incluso a veces conforme avanzaba en el excel pegaba en el powerpoint. Pero la experiencia y la lectura (desde aquí recomiendo seguir a Gonzalo Alvarez http://www.elartedepresentar.com/ y a Carles Caño http://www.presentastico.com/, dos blogs magníficos en español que nos enseñan mucho y que pueden llevarnos a otros muchas fuentes de conocimiento) me han llevado a cambiar la forma de trabajar. Así que antes de sentarme en el PC pienso cual es la historia que quiero contar.

Antes de nada, una presentación no es un documento. En el caso de los números de negocio, el documento puede incluir todas las tablas y todos los análisis, pero... fuera de la Comunidad académica, ¿crees que a tu jefe le interesa si has utilizado un test de diferencia de medias o una regresión? ¿Sigues pensando que es buena idea perder 10 minutos de su tiempo en explicarle el coeficiente de significatividad a un Director General? Pues no. Y si no trabajas con números y eres más de un grandes textos señalar que una presentación no es coger un documento de word e intentar ponerlo todo en apaisado quitando las frase largas.

PostIt on Day 21Así que agarro un taco de post-its. Si, esas maravillosas hojitas amarillas (bueno o de miles de colores estridentes) y empiezo a plasmar ideas que quiero soltar en cada una de ellas. Una idea, una hojita. Y voy llenando la mesa con todo lo que quiero contar. Hasta la última idea. En este proceso, incluyo en las hojitas los gráficos y tablas que ya tengo montados y muchas veces descubro en este proceso otros gráficos que pueden ser aclaradores.

Una vez que tengo todas las ideas encima de la mesa (y no es una expresión, sino una realidad) entonces comienzo a montar mi historia. ¿Cómo? Jugando con los post-its. Monto un guión facil de seguir y coherente y voy moviendo las notas según ayuden o no a contar la historia. Normalmente utilizo todas las notas que tenía anotadas, a veces incorporo alguna nueva que hace el guión más redondo y a veces elimino alguna que puede enrevesar la historia.

Porque a la hora de hacer presentaciones, los guiones estilo Pulp Fiction no son buena idea. Lineales y con pocos saltos; y sin tramas encubiertas que sólo se descubran al final. Cuando haces estas cosas enseguida te vas a encontrar con preguntas sin dejar acabar tu exposición.

¿Ya tienes tu historia completa? Entonces ya puedes encender el powerpoint. No se cuanto te ha podido llevar este proceso, pero te tome el tiempo que te tome te prometo que te acabas de ahorrar varias horas delante del ordenador moviendo y cambiando diapositivas. O por lo menos, en mi caso lo ha hecho.

Sólo una cosa más. Quien dice powerpoint (Supongo que ya sabéís que xiste un grupo mundial que se llama "Muerte por Powerpoint"), dice keynote para Mac o Prezi (el otro día encontré el rimer artículo que hablaba ya de prezilepsia). En lo relativo a las presentaciones el problema no es la herramienta, sino nuestro orden a la hora de plasmar las ideas que queremos transmitir.

¿Y vosoros? ¿Escribí los guiones antes de sentaros en la pantalla del ordenador?

domingo, 20 de octubre de 2013

¿Quieres avanzar? Entonces márcate un destino.

brújula-Minino de Cheshire -empezó Alicia tímidamente, pues no estaba del todo segura de si le gustaría este tratamiento: pero el Gato no hizo más que ensanchar su sonrisa, por lo que Alicia decidió que sí le gustaba -. Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar - dijo el Gato.
-No me importa mucho el sitio... -dijo Alicia.
-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes - dijo el Gato.
- ... siempre que llegue a alguna parte - añadió Alicia como explicación.
- ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte - aseguró el Gato -, si caminas lo suficiente!

Dentro de lo surrealista de "Alicia en el país de las maravillas" me encanta este diálogo. Un ejemplo un poco más clásico vendría a decir: "Para quien no sabe a donde va no hay viento bueno." Y es que, personalmente opino que si quieres avanzar, lo primero que debes hacer es marcarte un destino. 

¿Qué implicaciones puede tener el no marcarse un destino? Puede que no sólo no avances, sino que retrocedas; que vayas por un camino más lento;  o que vayas como pollo sin cabeza, de un lado para otro para acabar estrellado en algún lado o que llegues a aquel lugar que siempre quisiste evitar. Como el que entra en el supermercado de la gran superficie por entrar y sale con el carro hasta arriba o como quien acude a las rebajas por mirar y se gasta lo que jamás se había imaginado.

Traducido a la empresa con un ejemplo. Un proyecto nuevo. Supongamos que además te han designado como jefe de un equipo de trabajo ya sea este grande o pequeño. Es tu oportunidad de demostrar de que eres capaz y claro, empeñas muchas horas en hacer la presentación del proyecto y del equipo, de mostrar que has sido hasta capaz de dar los primeros pasos. Tu jefe, si es un buen gestor, no se va a sorprender por ello, dado que si  estás allí es por algo, pero... un momento, en tu magnífica presentación falta una cosa. ¿Cual es el objetivo? ¿Cual es el producto final? ¿El "entregable"? ¿El fin último del proyecto? Te acaban de hacer un favor si te lo descubren en la primera reunión, te han evitado varios dolores de cabeza y hasta un motín a bordo (que se produciría cuando los marineros viesen que las instrucciones no tienen tón ni són).

Ya se que eso a ti no te pasa... si te dieran a ti el proyecto en vez de al membrillo del "López" que no sabe hacia donde va. Porque aunque sabes perfectamente que esto tu no lo harías, seguro que lo has vivido en primera persona, en el lado de los marineros... Cuando llegan los cambios a la organización desaparecen jefes y aparecen otros nuevos, cambian las prioridades, las funciones, los compañeros… Aparecen nuevas necesidades, que deben cubrirse urgentemente y que exigen varias horas de trabajo adicional. En esta melé, es muy común no tener un solo minuto para pararse a pensar. Hay quien llega a creer que en ese momento es un desperdicio de tiempo. Hay que apuntarse tantos rápidos, conseguir "quick wins", demostrar porqué estás allí... El problemas es cuando pasado un tiempo, esta forma de actuar se convierte en casi modelo de gestión del área. Lo que normalmente se traduce en malas caras, ojeras, malos modos, gritos y repercute en la mala calidad del trabajo del equipo. Los comentarios en la máquina del café no tardan en aparecer, los chismorreos y los rumores y como te descuides, el mencionado intento de organizar un motín.

A veces, en el principio de un proyecto, yo me reservo una sala de reuniones en mi empresa. Marco una reunión a la que sólo yo estoy convocado. Un único punto en el orden del día. ¿A donde quiero llegar en este proyecto? ¿Cual es el objetivo? ¿Que quiero entregar? ¿Estoy alineado con lo que se me ha pedido? ¿Está alineado con mis otros proyectos (vitales) o proyectos dentro de mi empresa a más largo plazo? Realmente esta es parte de la definición del problema y si lo definimos bien lo tendremos medio resuelto. Estoy marcando el objetivo al que quiero llegar y por ende, muchos de los pasos intermedios que tengo que cubrir para llegar hasta él.

Es cierto que me encontraré mil problemas por el camino, carreteras cortadas, atascos, pero sabiendo a donde quiero llegar tengo más fácil encontrar soluciones a los mismos. Es más, quizás, en algún momento, te cambien el destino, el objetivo... no importa, se flexible, introduce las nuevas coordenadas y cual GPS recalcula la mejor ruta a seguir. Por cierto, no siempre el camino más rápido es el más interesante, quizás puedas aprender muchas cosas, muy interesantes y muy válidas en alguna ruta alternativa, pero eso es otra historia...

¿Y tu? ¿Inicias tus proyectos teniendo claro el destino?

lunes, 7 de octubre de 2013

¿A alguien le interesa lo que twitteo?

Hace ya unos cuatro años mi jefe me pidió que abiera una cuenta en twitter para ver si podíamos aprovechar para algo las redes sociales. No era una cuenta nueva, pues tenía más de un año y 0 tweets en su contador. Nunca le había pillado la gracia al tema... Cuan equivocado estaba!!!

Ya han pasado los mencionados años y unos cuantos tweets más tarde he pasado de estar para escuchar, a twittear para comunicar mis artículos (pocos), y sobre todo al publicar y retwittear varios artículos para difundir el conocimiento... Como ya he señalado, no el mío sino el de los demás...

Y últimamente me ha dado por pensar si lo que retwitteo interesa al mundo en general, y qué de lo que retiwtteo mola más. Sí, es muy sencillo seguir mi número de followers, pero quería afinar más, así que aprovechando que buffer me dice cuantos clicks se hacen sobre los enlaces de mis tweets he pensado hacer un resumen de los artículos más clickados (perdón por la expresión) en el mes de Septiembre y lo que va de octubre. Son los siguientes:


Las 3 E del Éxito http://bit.ly/1eXtyZb - 54 clicks. Escrito por @falcaide y habla de educación, experiencia y efectividad.

7 maneras de desestresarte en un minuto http://bit.ly/13R0rzB - 53 clicks. Escrito por @mertxe. El título lo dice todo y son muy efectivas.

El Poder de los Hábitos http://bit.ly/19wi1HT - 40 clicks, escrito por @facilethings y nos explica qué son, como se crean y se modifican nuestros hábitos

¿Cómo es la gente con iniciativa? (post-376) http://bit.ly/19UCXbM - 31 clicks, escrito por @arey y habla de la actitud y la aptitud

Por qué hacemos lo que hacemos http://bit.ly/1eTuVH9 - 31 clicks, escrito por @facilethings hablando de la motivación intrínseca y la búsqueda de la maestría

3 factores claves para acelerar la consecución de tus metas http://bit.ly/1e94UDp - 27 clicks. Busca mentores, delega y apaláncate en los demás son los tres consejos de @falcaide

Estos artículos pasaron de 25 clicks, es cierto que no es mucho, pero lo bastante para que yo siga teniendo ganas de twittearlos. Es cierto que ha habido otros artículos que se han leído bastante (iOS, MOOCs...) pero sin embargo, los más leídos, que son los que se refieren al trabajo, la productividad, el desarrollo profesional... Lo que debe ser el tema central de este blog... ¿a ver si los que me siguen en twitter van a ser lectores del blog y hay que empezar a trabajar la marca personal?

¿Y tú sobre que twiteas?