domingo, 27 de octubre de 2013

Productividad en las presentaciones: Montando una buena historia.

Una vez oí que cuanto más escalas en una empresa dedicas menos tiempo al Excel y más tiempo al Powerpoint. No se cuanto tiene de cierto, puede que bastante, pero en mi caso, yo que sigo y presento algunos números del negocio, Excel y Powerpoint son desde hace mucho tiempo unos asiduos compañeros de fatigas. Y oye, con el paso del tiempo consigues aprender mil trucos, atajos o consigues ciertas rutinas que hace que tu trabajo vuele con ambas herramientas.

Para mí, excel es el medio por el que construyo mis análisis, saco mis conclusiones y llego a indicar cual es el camino a seguir, aportando datos vitales para la toma de decisiones, Mientra que powerpoint es la herramienta con la que tengo que plasmar todos esos análisis y esas conclusiones y venderlas a la Dirección. Ese será el momento de la verdad, pues los análisis más sesudos, mal vendidos, pueden acabar en el fondo de un cajón sin pena ni gloria. 

Hace algunos años, no muchos, empezaba a meter tablas en el powerpoint y a montar la presentación. Incluso a veces conforme avanzaba en el excel pegaba en el powerpoint. Pero la experiencia y la lectura (desde aquí recomiendo seguir a Gonzalo Alvarez http://www.elartedepresentar.com/ y a Carles Caño http://www.presentastico.com/, dos blogs magníficos en español que nos enseñan mucho y que pueden llevarnos a otros muchas fuentes de conocimiento) me han llevado a cambiar la forma de trabajar. Así que antes de sentarme en el PC pienso cual es la historia que quiero contar.

Antes de nada, una presentación no es un documento. En el caso de los números de negocio, el documento puede incluir todas las tablas y todos los análisis, pero... fuera de la Comunidad académica, ¿crees que a tu jefe le interesa si has utilizado un test de diferencia de medias o una regresión? ¿Sigues pensando que es buena idea perder 10 minutos de su tiempo en explicarle el coeficiente de significatividad a un Director General? Pues no. Y si no trabajas con números y eres más de un grandes textos señalar que una presentación no es coger un documento de word e intentar ponerlo todo en apaisado quitando las frase largas.

PostIt on Day 21Así que agarro un taco de post-its. Si, esas maravillosas hojitas amarillas (bueno o de miles de colores estridentes) y empiezo a plasmar ideas que quiero soltar en cada una de ellas. Una idea, una hojita. Y voy llenando la mesa con todo lo que quiero contar. Hasta la última idea. En este proceso, incluyo en las hojitas los gráficos y tablas que ya tengo montados y muchas veces descubro en este proceso otros gráficos que pueden ser aclaradores.

Una vez que tengo todas las ideas encima de la mesa (y no es una expresión, sino una realidad) entonces comienzo a montar mi historia. ¿Cómo? Jugando con los post-its. Monto un guión facil de seguir y coherente y voy moviendo las notas según ayuden o no a contar la historia. Normalmente utilizo todas las notas que tenía anotadas, a veces incorporo alguna nueva que hace el guión más redondo y a veces elimino alguna que puede enrevesar la historia.

Porque a la hora de hacer presentaciones, los guiones estilo Pulp Fiction no son buena idea. Lineales y con pocos saltos; y sin tramas encubiertas que sólo se descubran al final. Cuando haces estas cosas enseguida te vas a encontrar con preguntas sin dejar acabar tu exposición.

¿Ya tienes tu historia completa? Entonces ya puedes encender el powerpoint. No se cuanto te ha podido llevar este proceso, pero te tome el tiempo que te tome te prometo que te acabas de ahorrar varias horas delante del ordenador moviendo y cambiando diapositivas. O por lo menos, en mi caso lo ha hecho.

Sólo una cosa más. Quien dice powerpoint (Supongo que ya sabéís que xiste un grupo mundial que se llama "Muerte por Powerpoint"), dice keynote para Mac o Prezi (el otro día encontré el rimer artículo que hablaba ya de prezilepsia). En lo relativo a las presentaciones el problema no es la herramienta, sino nuestro orden a la hora de plasmar las ideas que queremos transmitir.

¿Y vosoros? ¿Escribí los guiones antes de sentaros en la pantalla del ordenador?

domingo, 20 de octubre de 2013

¿Quieres avanzar? Entonces márcate un destino.

brújula-Minino de Cheshire -empezó Alicia tímidamente, pues no estaba del todo segura de si le gustaría este tratamiento: pero el Gato no hizo más que ensanchar su sonrisa, por lo que Alicia decidió que sí le gustaba -. Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar - dijo el Gato.
-No me importa mucho el sitio... -dijo Alicia.
-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes - dijo el Gato.
- ... siempre que llegue a alguna parte - añadió Alicia como explicación.
- ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte - aseguró el Gato -, si caminas lo suficiente!

Dentro de lo surrealista de "Alicia en el país de las maravillas" me encanta este diálogo. Un ejemplo un poco más clásico vendría a decir: "Para quien no sabe a donde va no hay viento bueno." Y es que, personalmente opino que si quieres avanzar, lo primero que debes hacer es marcarte un destino. 

¿Qué implicaciones puede tener el no marcarse un destino? Puede que no sólo no avances, sino que retrocedas; que vayas por un camino más lento;  o que vayas como pollo sin cabeza, de un lado para otro para acabar estrellado en algún lado o que llegues a aquel lugar que siempre quisiste evitar. Como el que entra en el supermercado de la gran superficie por entrar y sale con el carro hasta arriba o como quien acude a las rebajas por mirar y se gasta lo que jamás se había imaginado.

Traducido a la empresa con un ejemplo. Un proyecto nuevo. Supongamos que además te han designado como jefe de un equipo de trabajo ya sea este grande o pequeño. Es tu oportunidad de demostrar de que eres capaz y claro, empeñas muchas horas en hacer la presentación del proyecto y del equipo, de mostrar que has sido hasta capaz de dar los primeros pasos. Tu jefe, si es un buen gestor, no se va a sorprender por ello, dado que si  estás allí es por algo, pero... un momento, en tu magnífica presentación falta una cosa. ¿Cual es el objetivo? ¿Cual es el producto final? ¿El "entregable"? ¿El fin último del proyecto? Te acaban de hacer un favor si te lo descubren en la primera reunión, te han evitado varios dolores de cabeza y hasta un motín a bordo (que se produciría cuando los marineros viesen que las instrucciones no tienen tón ni són).

Ya se que eso a ti no te pasa... si te dieran a ti el proyecto en vez de al membrillo del "López" que no sabe hacia donde va. Porque aunque sabes perfectamente que esto tu no lo harías, seguro que lo has vivido en primera persona, en el lado de los marineros... Cuando llegan los cambios a la organización desaparecen jefes y aparecen otros nuevos, cambian las prioridades, las funciones, los compañeros… Aparecen nuevas necesidades, que deben cubrirse urgentemente y que exigen varias horas de trabajo adicional. En esta melé, es muy común no tener un solo minuto para pararse a pensar. Hay quien llega a creer que en ese momento es un desperdicio de tiempo. Hay que apuntarse tantos rápidos, conseguir "quick wins", demostrar porqué estás allí... El problemas es cuando pasado un tiempo, esta forma de actuar se convierte en casi modelo de gestión del área. Lo que normalmente se traduce en malas caras, ojeras, malos modos, gritos y repercute en la mala calidad del trabajo del equipo. Los comentarios en la máquina del café no tardan en aparecer, los chismorreos y los rumores y como te descuides, el mencionado intento de organizar un motín.

A veces, en el principio de un proyecto, yo me reservo una sala de reuniones en mi empresa. Marco una reunión a la que sólo yo estoy convocado. Un único punto en el orden del día. ¿A donde quiero llegar en este proyecto? ¿Cual es el objetivo? ¿Que quiero entregar? ¿Estoy alineado con lo que se me ha pedido? ¿Está alineado con mis otros proyectos (vitales) o proyectos dentro de mi empresa a más largo plazo? Realmente esta es parte de la definición del problema y si lo definimos bien lo tendremos medio resuelto. Estoy marcando el objetivo al que quiero llegar y por ende, muchos de los pasos intermedios que tengo que cubrir para llegar hasta él.

Es cierto que me encontraré mil problemas por el camino, carreteras cortadas, atascos, pero sabiendo a donde quiero llegar tengo más fácil encontrar soluciones a los mismos. Es más, quizás, en algún momento, te cambien el destino, el objetivo... no importa, se flexible, introduce las nuevas coordenadas y cual GPS recalcula la mejor ruta a seguir. Por cierto, no siempre el camino más rápido es el más interesante, quizás puedas aprender muchas cosas, muy interesantes y muy válidas en alguna ruta alternativa, pero eso es otra historia...

¿Y tu? ¿Inicias tus proyectos teniendo claro el destino?

lunes, 7 de octubre de 2013

¿A alguien le interesa lo que twitteo?

Hace ya unos cuatro años mi jefe me pidió que abiera una cuenta en twitter para ver si podíamos aprovechar para algo las redes sociales. No era una cuenta nueva, pues tenía más de un año y 0 tweets en su contador. Nunca le había pillado la gracia al tema... Cuan equivocado estaba!!!

Ya han pasado los mencionados años y unos cuantos tweets más tarde he pasado de estar para escuchar, a twittear para comunicar mis artículos (pocos), y sobre todo al publicar y retwittear varios artículos para difundir el conocimiento... Como ya he señalado, no el mío sino el de los demás...

Y últimamente me ha dado por pensar si lo que retwitteo interesa al mundo en general, y qué de lo que retiwtteo mola más. Sí, es muy sencillo seguir mi número de followers, pero quería afinar más, así que aprovechando que buffer me dice cuantos clicks se hacen sobre los enlaces de mis tweets he pensado hacer un resumen de los artículos más clickados (perdón por la expresión) en el mes de Septiembre y lo que va de octubre. Son los siguientes:


Las 3 E del Éxito http://bit.ly/1eXtyZb - 54 clicks. Escrito por @falcaide y habla de educación, experiencia y efectividad.

7 maneras de desestresarte en un minuto http://bit.ly/13R0rzB - 53 clicks. Escrito por @mertxe. El título lo dice todo y son muy efectivas.

El Poder de los Hábitos http://bit.ly/19wi1HT - 40 clicks, escrito por @facilethings y nos explica qué son, como se crean y se modifican nuestros hábitos

¿Cómo es la gente con iniciativa? (post-376) http://bit.ly/19UCXbM - 31 clicks, escrito por @arey y habla de la actitud y la aptitud

Por qué hacemos lo que hacemos http://bit.ly/1eTuVH9 - 31 clicks, escrito por @facilethings hablando de la motivación intrínseca y la búsqueda de la maestría

3 factores claves para acelerar la consecución de tus metas http://bit.ly/1e94UDp - 27 clicks. Busca mentores, delega y apaláncate en los demás son los tres consejos de @falcaide

Estos artículos pasaron de 25 clicks, es cierto que no es mucho, pero lo bastante para que yo siga teniendo ganas de twittearlos. Es cierto que ha habido otros artículos que se han leído bastante (iOS, MOOCs...) pero sin embargo, los más leídos, que son los que se refieren al trabajo, la productividad, el desarrollo profesional... Lo que debe ser el tema central de este blog... ¿a ver si los que me siguen en twitter van a ser lectores del blog y hay que empezar a trabajar la marca personal?

¿Y tú sobre que twiteas?


sábado, 22 de junio de 2013

Cuanto más productivo soy, más tiempo libre tengo.

Como ya conté en uno de los primeros posts, uno llegó al mundo de la productividad personal en un momento de crisis laboral. Crisis porque en un cambio de trabajo y de adopción de nuevas funciones, la cantidad de trabajo me comenzó a superar. Una situación similar en parte a la que me vuelvo a enfrentar ahora, con ingentes cantidades de trabajo. Pero  si os digo que hoy, sábado, pese a haber trabajado como unas cuatro o cinco horas, he podido hacer la compra, darme un baño antes de comer, recojer la cocina y jugar toda la tarde con mi hijo, cenar con él y ponerme a escribir este artículo...
Si os digo eso seguro que alguien piensa que me he levantado a las 6 de la mañana... Pero no, me he levantado a las 8 de la mañana, he sacado 2 horas y media antes de que Pablete se levantara y un par más en su siesta. Y escribo una vez que se ha ido a la cama. Para mí, este es el paradigma de la productividad, aprovechar los momentos que tengo para trabajar y así disponer de mucho tiempo para disfrutar con los míos. ¿Y qué hago para ello?
Para comenzar, lo tengo todo apuntado. Me da una sensación de control total. Sé que mañana toca levantarse y armar la traducción al inglés y portugués de un nuevo informe. Se que hoy tocaba acabar el informe en Español; y los siguientres pasos son la revisión con todas las partes interesadas y la edición definitiva con una fuerte inversión de tiempo en la revisión del contenido numérico. Si, va a ser una semana cachonda.
Lo siguiente que hago es evitar las tentaciones. Cierre del navegador del ordenador y fuera todas las notificaciones de los teléfonos móviles y del ordenador y de todo lo que pueda empezar a pitar y sacarme de lo que estoy haciendo. Silencio total esta mañana. Esta noche si le dejo a Manu Chao que me acompañe mientras escribo estas líneas.
Y en mi caso división en microtareas de todo lo que toca hacer. Es una especie de gamificación del trabajo. Cuando acabo hitos importantes del trabajo previsto (el 25%, el 50% o el 75%) me hago pequeños regalos; pero ver el grado de avance es lo que más reconforta. Para esta parte es para la única que no uso mi gestor de tareas (FacileThings para más señas; totalmente orientado al GTD), pero el resto intento que todo esté allí apuntado. Para las microtareas papel y lapiz (tecnología 1.0) y a ir tachando, que es una sensación muy liberadora.
Por cierto, evito la multitarea, una cosa en cada momento y un momento para cada cosa. Esta misma semana, por culpa de las prisas y de intentar hacer muchas cosas a la vez me acabé cargando 4 meses de información de una base de datos que me ha llevado un rato recuperar y un disgusto difícil de olvidar.
Cuando todo esto lo consigo juntar en un día de trabajo, aunque sea un sábado, entonces me doy cuenta de que el día ha sido productivo y de que las horas dedicadas han sido muy útiles. Así que antes de que de medianoche, voy a ir cerrando este post, para irme prontito a la cama, leer cuatro páginas de la novela de Perez Reverte y dormir rapido, que mañana el despertador volverá a sonar a las 8 y seguro que el campeón de la casa quiere aprovechar los días de sol para bajar a la piscina lo antes posible.
Lo dicho, cuanto más productivo soy, más tiempo libre tengo para poder dedicárselo a los míos, que es lo mejor que se me ocurre para ponerme las pilas de cara a una nueva semana de trabajo.
Salud.

lunes, 17 de junio de 2013

Una sola razón para anotarlo todo, reduce tu estrés.

Getting some RAM installed Tengo suerte. El día que repartieron memoria, me tocó bastante. Otra cosa es que con el paso del tiempo he aprendido a desaprovecharla bastante. Pero prometo que quiero volver a darle buen uso y bastante descanso. Ejemplo de la cantidad de memoria que me tocó (y del mal uso que le doy) es que todavía soy capaz de recordar el teléfono de los padres de todos los compañeros del colegio (muchos ya cambiaron y otros tantos ya no son ni conocidos); y fechas de bastante cumpleaños... Como decía al principio, no me puedo quejar.

Pero el mayor problema es no darle un uso correcto y mayor trabajo del necesario. En muchas ocasiones he entrado a las reuniones sin papel ni lápiz para anotar tareas futuras; los cambios a las presentaciones del jefe... en la memoria; las tareas del día y la lista de la compra... adentro que iban. Y poco a poco me he ido dando cuenta de que estaba haciéndolo mal.

Porque claro, cuando estás en el supermercado siempre se te olvida algo; cuando volvías con la presentación del jefe algo te habías saltado por alto y para rellenar el acta de las reuniones, siempre necesitabas recurrir a las notas del compañero.

Realmente, cuando comencé a leer temas de productividad personal fue cuando entendí que todo, absolutamente todo, tiene que estar anotado. ¿Quien no se ha descubierto recordando que hay que llevar café a casa mientras está haciendo el excel de trabajo? ¿Quien no ha reparado en que hay que entregar algo en cinco minutos cuando llevabas toda la semana sin hacer nada? El motivo para apuntarlo todo es poder descansar tranquilo y eliminar una gran parte del stress.

Me explico. Sea por "a" o por "b", cuando tenemos en memoria algo pendiente, esto acaba por aparecer en nuestros pensamientos presentes antes o después, cuando toca o cuando no y puede llevar a que perdamos la concentración de lo que estábamos haciendo en ese momento. Cuando todo está anotado, esa sensación acaba por desaparecer. Lo peor de tener una lista de 100 cosas pendientes para hacer es que vayan apareciendo en nuestros pensamientos de forma discontínua, interrumpiéndonos a cada instante.

Si lo tienes apuntado y esa lista lo abarca absolutamente todo, entonces puedes estar tranquilo. Ponte en la siguiente situación en los pasillos del supermercado. Si lo llevas todo anotado, simplemente tienes que ir recogiendo las cosas de las estanterías; si lo tienes en la memoria, a cada estante que ves tienes que recordar si necesitabas algo del mismo. Aún hay más, si cada vez que recordabas algo para comprar lo ibas añadiendo a la lista, entonces tu compra será redonda. Si cuando recordaste que había que comprar café lo dejaste en tu memoria, te garantizo que más de un día vas a llegar sin el café a casa.

Pues anota todo lo relativo al trabajo y anota todas las ideas que se te ocurran. Si visteis la presentación de mi último post, poco después de enviarla al Máster me di cuenta de que le faltaba una diapositiva, una frase, una idea, pero ya era demasiado tarde. Si la hubiera apuntado antes, si la hubiese añadido al repositorio de comentarios para la presentación, entonces no hubiera tenido que añadir el comentario de: "lucha por hacer lo que amas, pero aprende a amar lo que haces".

En resumen, anótalo todo y reduce tu nivel de estrés.

Foto de Daniel Dione tomada de Flickr.






martes, 4 de junio de 2013

Y después del Máster ... ¿Qué?

Llevo unas semanas fuera del blog y principalmente por dos hechos: el principal de ellos es de índole profesional y tiene muy buena pinta a futuro. A corto plazo exige trabajo, a largo puede traer grandes recompensas (y hasta aquí puedo leer que diría Mayra Gomez Kemp en el "Un, dos, tres...").

El segundo, es que me están reparando la pantalla del iPad y, aunque lo estoy llevando bastante bien, he dejado los feeds y los rss por el libro de papel. Ni tan mal. Han caído "La vidente" de Lars Kepler (novela negra sueca) y "Inferno" de Dan Brown (best seller, con todo lo bueno y malo que eso puede llevar).

Hoy me salgo un poco de la temática de productividad, pero es que hace unas semanas acordé con el Máster en Banca y Mercados Financieros de la Universidad de Cantabria, del que soy exalumno, hacer una charla sobre la vida después del Máster. Estaba dividida en tres partes. La primera era personal, contando mi vida desde que terminé el año en Santander (que de eso ya ha llovido, y mucho); la segunda se refería a mi trabajo actual y la tercera eran unos consejos para los alumnos, ahora que se incorporaban al mercado laboral y con un poco de suerte a alguna empresa.

Finalmente, y por el pico laboral ya mencionado, no pude ir, pero decidí que esta última parte podía serles útil y envié no sólo la PPT, sino también las notas que yo iba a contar. Fue un trabajo interesante, tanto que me he animado a subirlo a slideshare y compartirlo con todos vosotros.

Aquí os dejo la presentación, esperando que os guste. Se aceptan comentarios, críticas y si cae, alguna alabanza bienvenida será. Creo que yo voy a poner el primero, ya que olvidé una frase que me gusta mucho y que sí la tenía en mente cuando realizaba la presentación. (¿Ves como hay que apuntarlo todo, Alberto?).



lunes, 13 de mayo de 2013

Dos formas de apagar la interrupción "¿Tienes un minuto?"

Businessman pushing on the whiteboardHay una notificación, no electrónica, sino humana, que es muy complicada de apagar. Digamos que debemos educar a los que nos rodean lo mejor posible para poder evitarla. No es otra sino la del compañero que se sienta a escasos metros de tu puesto de trabajo y se acerca a tu lado diciendo eso de... "Perdona, ¿tienes un minuto?".

La frase tiene diversas variantes, más o menos corteses; más o menos directas; justo encima tuya o incluso desde la propia mesa del compañero. Hay quien recorre varios metros para presionarte un poco más y que no puedas negarte e incluso, a veces, ni siquiera te dejan responder, sino que rápidamente te exponen el tema. Creo que a todos nos suena ¿verdad?

Existen formas "pasivas" de evitar la interrupción como los códigos de semáforos, programarse reuniones y quedarse en un lugar cerrado; marcar horas de puertas abiertas (cuando tienes un despacho)... Estas pueden servir para tu círculo más cercano.

Pero aunque hayas puesto en marcha dichas medidas, el "¿tienes un minuto?" nos sigue persiguiendo en nuestro día a día. Y quizás la primera forma de apagar la notificación es haciendo autocrítica: ¿cuantas veces les haces lo mismo a tus compañeros? Seguro que más de lo que recuerdas y por supuesto, muchísimo más de lo que debes. Así que empecemos por no seguir esta práctica y comenzar a ser un verdadero ejemplo. Que fácil vemos la paja en el ojo ajeno y no la viga en el propio.

La segunda que se me ocurre, y que es la que yo trato de utilizar es la del "No condicionado". Me explico, es la sentencia del estilo: "Ahora no, pero dame X minutos". Y esos X minutos son variables según mi necesidades y tarea en dicho momento. Pueden ser 5, 10, 30 o un "cuando yo esté disponible te busco", ya que si tu solicitas mi ayuda es más lógico que yo te pueda interrumpir en tu trabajo (ojo, no olvidemos la primera regla).

Cierto es que al principio vas a quedar como el borde de la oficina. A mi me ha pasado. Pero con el tiempo se pasa (o a lo mejor es que ya eres visto como el "friki" del departamento). De todas formas, esta técnica puedes comentarla con el afectado cuando la utilizas las primeras veces. Y sobre todo, es muy importante, dar una opción a la persona que nos interrumpe. Los 5 o 10 minutos; la visita posterior o el momento que pactes es lo que te va a permitir que muestres tu disposición a colaborar.

Esta forma de actuar yo la he llegado a aplicar con el jefe y oye, siempre que lo explicas lo entiende perfectamente. A no ser que algo urgente esté entre sus manos. Claro que entonces, lo que debemos tener claro es la definición de "urgente". Pero eso... eso es otra historia.

¿Y tú, como gestionas esas interrupciones?




miércoles, 8 de mayo de 2013

¿Y si apagamos todas las notificaciones?

Desktop Full Of InspirationEn los comentarios del pasado post sobre las notificaciones del e-mail, muy bien recibido por cierto, una persona señalaba lo difícil que podía resultar apagar dichas notificaciones; y otra persona preguntaba si no debíamos apagar todas. En esto, como en todo, y no pasando de ser un simple advenedizo en esto de la productividad, supongo que habrá que saber encontrar el equilibrio personal.

Yo, por ejemplo, no puedo apagar el teléfono por dos motivos. Principalmente porque ya le he dicho a mi jefe que las cosas urgentes por teléfono, no por mail. De este modo él se asegura de que yo recibo y entiendo el mensaje, algo que no es baladí. Por otro lado, porque mi mujer tampoco lo entendería y porque teniendo un crío pequeño pues hay que estar siempre "on" por si acaso.

Eso sí, que suene el teléfono no implica contestar. El identificador de llamadas sirve para eso. Las ofertas de operadoras, el contestador, los del gas... todos esos pueden esperar a otro momento.

Los mensajes al móvil y whatsapp... chungo. Vamos a depender mucho de circunstancias personales. Yo casi no las uso. Menos para temas laborales. Pero creo que debo ser de los pocos. Algún colega ha comido sólo por intentar comunicarse conmigo a través del messenger de la zarzamora (blackberry). Este es de los que pita y yo ya ni oigo (oído selectivo) pero como os decía, al gusto. Mejor apagado, pero...

Otro ejemplo: el chat del trabajo, que lo acaban de instalar. Primero hay que aprender a usar los estados (ausente, ocupado, disponible...), pero este es uno de los que puedo apagar sin problema. Nunca he recibido una tarea importante ni urgente por el chat. Así que fuera.

Los de las redes sociales, a no ser que seas el Community Manager de la empresa, fuera. Hay momentos del día para hacer caso a twitter y facebook, pero si los 5000 tíos a los que sigues se ponen de acuerdo y son capaces de escribir cada medio minuto y tu alerta del timeline se activa a cada momento vas a acabar sin trabajo y sin pareja (me encantó esta imagen que recibí por twitter precisamente).

Y si estamos en el ipad, todos esos avisos de que el juego "apalabrados" te echa de menos, o de bloomberg diciéndote que el bpa de apple ha caído dos centavos... Vamos, me imagino que ya sabes lo que hay que hacer.

Todo esto, como ya he dicho, sin ser maximalista, y adaptándonos a nuestra realidad del día a día. Una recomendación, si tienes la sensación de que pierdes el tiempo por tanta notificación, apágalas todas y enciende solo aquellas que en algún momento te hayan generado un incendio.

Nos queda saber como se desactiva la notificación más peligrosa de todas, que toma forma de compañero diciéndote eso de... "¿Tienes un minuto?" pero esa... esa es otra historia.

Imagen de Al Abut, tomada de Flickr

lunes, 29 de abril de 2013

Dos razones para eliminar la alerta de "Tienes un e-mail nuevo"

Streamlining My DistractionsEl otro día estábamos tomando un café después de comer varios compañeros de trabajo y comenzamos a hablar de este tema. Yo defendía vehementemente la idea de apagar todas las notificaciones del ordenador, pero sobre todo la del e-mail (y aún más si es el de empresa).

Mi idea se basaba en las recomendaciones de quienes más saben en este tema de la productividad personal. El argumento principal: te distrae de lo que estás haciendo

Es sencillo. Imagínate la escena. Estás en uno de esos momentos que pillas en el día en el que las cosas salen redondas, avanzas a velocidad de crucero, hasta te parece que el día está más soleado; y ahí, en tu pantallita, abajo a la derecha sale ese cuadrado azul señalándote la llegada de un e-mail. Cierto que sólo está ahí tres segundos, los suficientes para que leas el remitente y el título.Y me da igual cuales sean, porque te vas a desviar en el 90 % de las ocasiones.
- Si es el jefe, porque es algo urgente;
- Si es un colega, porque vamos a ver que le pasa:
- Si es el newsletter del hipermercado, porque a ver las ofertas;
Y así con todos los ejemplos que quieras poner. 

Y realmente, en un número muy reducido de ocasiones, ese mail va a cambiar tu día de trabajo o tu vida. Es más, como sea algo que exige entrar en Internet, te prometo que al menos el 50% de las veces, los afectados acaban viendo la página del Marca, la del Verdecora o la página aleatoria de la wikipedia.

Pero si este motivo no te parece suficiente te daré el segundo, y es que todos constatamos que algo así nos había pasado más de una vez. Porque en el momento en el que alguien esté viendo la pantalla de tu ordenador, esa alerta se va a pasear por tu pantalla con mensajes que:
- ponen verde a la persona que está viendo tu ordenador (principalmente tu jefe o un compañero);
- o te recuerdan la borrachera del fin de semana y como vomitabas todo el kebab después de 7 cubatas;
- o te hacen proposiciones que te ruborizan hasta cuando las lees tu solo...
Y en ese momento, no sabes porqué, pero ese mensaje se queda en la pantalla 15 o 20 segundos, o al menos eso es lo que te parece a tí.

Así que hazte un favor, y ya sea por cualquiera de las dos razones... apaga las alertas de tu programa de correo electrónico.

martes, 16 de abril de 2013

Mejorando: ¿Multitarea? NO, gracias


Hace ya un tiempo en que me di cuenta de que la multitarea no era lo mío. Era sencillo, mientras hacía el pescado a la plancha únicamente tenía que vigilar que las verduras del crío, que estaban hirviéndose. ¿Qué sucedió? Pues como podéis imaginar ya por el título de la entrada... Con el pescado a punto de acabar de freírse, me pareció que llevaba bastante sin mirar las verduras y que olía... pues como tenían que oler... a "quemado-churruscado-negrotodopegao". Ah claro, intentando que las verduras no ardiesen conseguí que se pasará y pegara el "pescaíto" a la plancha. En mi defensa diré que por el camino, creó que además tuve que atender medio minuto los lloros del crío.

Resultado final de la multitarea: Desastre.

Pues lo mismo con las tareas del día a día en el trabajo. Si mirar dos fuegos ya es complicado... ¿por qué voy a ser capaz de leer el correo mientras trato la base de datos de access, respondo el teléfono y solucionó el problema del compañero con el ordenador?

Y sin embargo todos los días me descubro revisando el mail cuando se están bajando los datos del servidor. Claro, entra la tontería de turno para contestar en dos minutos y cuando te das cuenta el servidor te ha cerrado la sesión y toca poner usuario y contraseña de nuevo y volver a recordar donde te quedaste.
O cuando ese colega te pide un minuto para hacer alguna cosa y tu levantas la vista y decides hacerle caso.
O cuando en pleno proceso de creación respondes al teléfono (sí, sí, aún cuando sabes perfectamente que es el operador de tu compañía para ofrecerte una promoción que empeorará tu factura).

Aprende a centrarte en lo que estás haciendo, a dejar a un lado las interrupciones y olvida el alt+tab del ordenador para aprovechar esos tres segundos que tarda en imprimirse el documento para ver si hay algo nuevo en twitter.

Y si crees que puedes... que tu eres capaz de ser multitarea... acuérdate de los hombres orquesta. Sonar, sonaban, pero... 

Y tu... ¿eres multitarea? Recuerda: Cada tarea en su momento; Cada momento una tarea.

photo credit: @boetter via photopin cc