miércoles, 21 de noviembre de 2012

Recopilando todo lo pendiente... (002)

Como comentaba en el post anterior, había llegado ese momento en el que el día no tenía las horas suficientes, los papeles se acumulaban más rápido que las tareas pendientes y el nivel de estrés se iba por las nubes. Había que hacer algo, ¿pero qué? 

La cabeza retiene en algún rincón las cosas a hacer, el e-mail va a reventar y tu jefe sigue pensando que eres el indicado para hacer ese nuevo tema que ha entrado en el departamento. 


Quizás puedes gestionar tus tareas "por explosión": cuando algo estalla, te dedicas a ello en cuerpo y alma. Y esto no es muy recomendable, aunque en ese momento creas que has tenido la mañana más productiva de tu vida laboral. 

Otra opción es la de huir y ponerte a ver fotos de tus colegas en Facebook, revisar el timeline de tu twitter y tus 15.000 followings o leer artículos aleatorios en la wikipedia (si, hay una función que lo hace posible). Así puede que los problemas se arreglen solos. Pero no suelen tener esa costumbre, sino que tienden a empeorar.

Entonces, ¿qué hay que hacer en ese momento? Pues en mi caso me senté en mi mesa de trabajo, saqué una hoja en blanco y empecé a poner en negro sobre blanco TODO lo que tienes que hacer. Tienes que revisar todas las fuentes de tareas que puedes tener (tu memoria, tu correo, el montón de papeles de la mesa del trabajo, el de la mesa de casa...) y en todos los ámbitos en los que te manejes (el trabajo, tu casa, el club deportivo o la APYMA del colegio...).


¿Qué se consigue con esto? Pues para empezar, conocer la magnitud del problema, que no es poco. Einstein señalaba que había que dedicar el 99% del tiempo a definir correctamente el problema y un 1% a solucionarlo y realmente, aunque en nuestro caso, solucionarlo nos va a llevar mucho tiempo, saber qué es lo que tenemos pendiente nos va a ayudar muchísimo. 


Porque además, si realmente la lista que has hecho es completa, vas a poder relajarte y centrarte en lo que estés haciendo en ese momento. ¿Cuantas veces te has encontrado pensando, mientras avanzas en esa presentación para tu jefe, que debías enviar un mail a un compañero y que no has reservado las entradas que te ha pedido tu mujer? Anótalo todo y deja que tu mente se pueda concentrar en lo que estás haciendo, sólo en eso.


Habiendo acabado la lista llegará el momento de priorizar y procesar y poco después el de hacer. Aunque parece sencillo a primera vista, no lo será. Deberás distinguir lo urgente de lo importante y deberás aprender a tragarte algún sapo. Pero eso lo veremos más adelante.


Por cierto, lo mejor es no tener que repetir este procedimiento muchas veces. Si cada cierto tiempo (en GTD habla de la revisión semanal) volvemos a vaciar nuestra mente y repasamos todos nuestros ámbitos y nuestra fuentes de tareas, podremos estar tranquilos y con todo bajo control. Así evitaremos esta sensación que llega a ser angustiosa en la que lo peor de todo es no ser consciente de todo lo que tienes que hacer.


Foto de Flavio Lupoian, Rumania.
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