jueves, 11 de agosto de 2016

Herramientas Productivas / Productivity Tools.

Esta es la Infografía que resume todo el proceso de mi Sistema de Información a partir de las aplicaciones productivas que utilizo. 

Se puede acceder a cada uno de los artículos de la serie haciendo click sobre los iconos de las aplicaciones.



domingo, 7 de agosto de 2016

Herramientas Productivas: If y Buffer

Hasta ahora en la serie sobre herramientas productivas he analizado principalmente el flujo que siguen las noticias que llegan a mi bandeja de entrada Feedly, son seleccionadas para leer más tarde con Pocket y acaban en la Biblioteca de Evernote si pueden ser de utilidad más adelante. Hoy nos toca ver como añado al sistema noticias que provienen de otras fuentes a través de la herramienta If y como redistribuyo aquellos artículos que me parecen interesantes a través de Buffer (principalmente) y de la misma aplicación If.

Si esto, entonces aquello.

If this, then that: IFTTT. Este era el nombre original de la utilidad y sigue funcionando en su web, si bien la aplicación para el móvil se llama IF a secas. Y como su mismo nombre indica... si se da una condición, entonces hace una cosa. Y se basa en recetas que contienen una serie de disparadores (la condición necesaria para disparar la acción), y una o varias acciones posibles para cada disparador.

Los usos que se le pueden dar son infinitos porque ya funcionan hasta con luces y la domótica del hogar. Pero mi uso es mucho más modesto y se reduce principalmente a su papel dentro de mi sistema de información. De entrada en el sistema y también de publicación en redes sociales.

De entrada en el sistema. Cada vez que yo hago click en un corazón de twitter, el link que puede llevar ese mensaje en la red social del pajarito se añade a Pocket, es decir, se marca para leer más tarde. Un nuevo artículo ha entrado dentro del sistema. Lo leeré y si puede resultar útil acabará en Evernote. Me permite encontrar temas principalmente en twitter que pueden resultarme interesantes. (Nota mental: ¿podría ser interesante un artículo sobre para qué usas cada una de las redes sociales?)

Pero IF me sirve también para publicar en las redes sociales. En el mismo momento en que marco el corazón en twitter, se publica un mensaje en twitter en mi cuenta con el mensaje "He señalado este artículo (Nombre del artículo y link) para leer más tarde". Y es una forma muy rápida de ser agradecido con las personas que me están ayudando a aprender cosas. A veces falla y no incluye el enlace, pero os aseguro que son muy pocas para la tralla que le doy.

Y tengo además un par de recetas adicionales. Cada vez que publico un artículo nuevo en el blog, If lanza un tweet en mi timeline señalando que hay un artículo nuevo en mi blog, y pone el artículo del blog. Y eso mismo lo hace en Facebook en la página que cree de "Trabajando que es Gerundio". Nuevamente, me ahorran el tiempo de andar publicando en dichas redes sociales.


Buffer. Una lista de espera en las publicaciones en RRSS.

Buffer es una servicio que me permite programar mis publicaciones en Redes Sociales. Principalmente lo utilizo para publicaciones del Blog, porque me permite publicar al mismo tiempo en Twitter, Facebook y LinkedIn. Pero también lo utilizo cuando quiero publicar en las redes sociales los artículos que estoy leyendo y me parecen realmente interesantes. Es un paso más allá del agradecimiento, y se le puede llamar reconocimiento, porque además puedo elegir también en que red los publico (y no sé porqué pero soy más comedido en LinkedIn que en twitter con las publicaciones).

Buffer permite elegir horario para la publicación y poner los artículos en una cola de lanzamiento o publicar en ese mismo instante. Bien utilizado (que no es mi caso) es una herramienta perfecta para espaciar tus publicaciones en las redes y utilizar los mejores momentos, lo cual tiene repercusiones muy positivas en tu reputación social.

Y además, ahora, con una extensión llamada Pablo permite hacer mensajes con una foto de forma muy sencilla que deben tener mayor repercusión que un texto llano. Como los que yo he estado probando en los últimos días (sirva este de ejemplo)

Por cierto, buffer sé que tiene opciones de pago, pero no me lo he planteado jamás (creo que deja escoger día y hora además de aumentar el límite de artículos en cola que es de 10 en la versión gratuita). If this then that... es totalmente gratis (bueno, supongo que les cedes información de tus redes sociales).

Resumiendo, que es gerundio.

Las cinco herramientas que habéis visto conforman mi sistema de información. Feedly reúne cientos de artículos; en Pocket guardo aquellos que son para leer más tarde; Evernote es mi biblioteca particular; IF me permite incorporar a pocket artículos de otras redes sociales (twitter, porque Facebook y no digamos linkedin son bastante puñeteras para esto); y con la misma IF y Buffer intento ahorrar tiempo en el proceso de publicar en Redes Sociales. ¿Y vosotros? ¿Alguna aplicación adicional? ¿Os he descubierto algún uso de estas herramientas?

domingo, 31 de julio de 2016

Herramientas Productivas: Evernote

En los dos últimos artículos os he mostrado dos piezas de mi sistema de información. Por un lado, el buzón de entrada de muchos artículos, Feedly, mi lector de RSS. En segundo lugar, Pocket, programa que permite marcar los artículos para leer más tarde. Hoy le toca el turno a Evernote, el elefante verde, que es lo que yo acabo denominando mi biblioteca de artículos y conocimiento. He de decir, que yo voy a explicar aquí el uso que le doy a Evernote, que no es, ni de lejos el único uso que se le puede dar. Como vais a ver al final del artículo las posibilidades son casi infintas.

El momento de la lectura.

Señalaba que para mi, leer es un premio. Una opción muy válida de ocio en mi tiempo libre. Y no sólo las novelas, sino también todos los artículos que se van uniendo a la lista de lectura de Pocket. Así que cuando me gano (o encuentro) un momento de lectura, y utilizando pickpocket normalmente (extensión de chrome que da acceso a la lectura de los artículos guardados), abro en el navegador diez de los artículos reservados.

En estos artículos guardados puede haber de todo. Ideas que una vez leídas (o que sin acabar de leer) puedes olvidar; temas que son interesantes, pero que será raro que vuelvas a necesitar o artículos que por su temática o por la enseñanza que dejan quieres tener guardado ahí, para otra vez, por si en algún momento... En este momento entra en juego Evernote y su extensión para Chrome, que permite guardar en una libreta el artículo seleccionado sin anuncios, o la imagen que te gusta, o la infografía que lo resume todo. 

Alguno ya estará pensando en el posible síndrome de Diógenes digital al que te puede llevar esta aplicación. Cientos de artículos apilados en una libreta que jamás vuelven a ser utilizados. Un atentado contra el minimalismo en la vida. Y puede que sea cierto, a no ser que...

Un poco de orden en el caos.

Los artículos están guardados en libretas por temáticas bastante genéricas. Tengo una libreta que habla de "blogs". Como montar un blog, como elegir entre blogger o wordpress, temas de hosting, de e-mail marketing, etc, Está muy relacionada con la idea de que "Algún día/tal vez" migraré este blog a algo con mayor entidad. Tengo una libreta de "Banca" con cientos de artículos que han ido saliendo de digitalización en la banca, que es el tema de mi trabajo diario. Una de "Presentaciones" donde recopilo ideas de como hacer presentaciones eficaces, uso de colores, hablar en público... y que me afecta a mi trabajo en mi entidad y en mi vida como profesor y ponente. Una con temas de "management" que me interesan: motivación, equipo, transformación del trabajo, liderazgo... Como no una de "productividad": GTD, efectividad, técnicas, ideas...

No hay un segundo nivel de libretas, pero si un buen montón de etiquetas que permiten afinar más el tema. Y a pesar de todo este orden en libretas y etiquetas es más por la parte social de la herramienta que por mi uso individual de la misma. Porque el buscador que incluye evernote es brutal y te busca la palabra de turno hasta dentro de los pdf's que has subido a la herramienta (porque sirve también para almacenar PDFs, no solo artículos de Internet).

Yendo a la biblioteca a buscar información.

Hasta aquí, explico más o menos el proceso de guardar artículos en evernote. Y ya sabemos, "si hay que guardar se guarda, pero guardar para ná, es tonteria". Así que si has creado una biblioteca será porque piensas utilizarla como tal alguna vez en la vida...

Cuando muy de vez en cuando me da por escribir un artículo más "sesudo", me voy a Evernote. Y busco, sólo entre mis referencias, entre las seleccionadas del mundo mundial, que se ha escrito sobre el tema. Un artículo de blog no es una tesis, por suerte. Pero de los artículos que ha guardado puedo ver que opinan otras personas, que ideas han desarrollado, que discusiones ha podido haber sobre el tema. Este es mi uso principal de Evernote como lector.

Pero sucede que a veces recuerdo haber visto un gráfico en un lugar que me interesa utilizar. Son gráficos que se salen de lo común. No vienen prediseñados en Excel. Como llevo varios años utilizando esta metodología sé que el gráfico está guardado en Evernote. Busco el artículo en cuestión y allí está explicado el paso a paso.

Sólo cuando las búsquedas en Evernote son infructuosas (alguna vez sucede), me voy de pesca por la web.

Usando Evernote en un entorno más profesional.

Hace bien poco tuve que utilizar este sistema para escribir un par de resúmenes sobre la competencia. Creamos una libreta para cada competidor. En dichas libretas podíamos incorporar artículos cuatro personas del equipo (parte del uso social de Evernote) y todos podíamos consultarlas. En tres días habíamos apilado unos 70 artículos de cada entidad. En aquel momento dejamos de bucear en Google y comenzamos a bucear en nuestra libreta particular. Creamos dos artículos con la información que nos interesaba de ambas entidades. Esto habrá sido hace 6 meses más o menos. Y aún seguimos varios meses recopilando información sobre el competidor. Si hoy pidieran actualizar dicho documento, sólo deberíamos buscar artículos a partir de una fecha determinada y podríamos poner al día las nuevas informaciones que han aparecido en este tiempo.

Compartiendo el conocimiento.

Acabo de comentar el uso social de Evernote. Varios pueden leer, varios pueden contribuir. Es el primero de estos el que más he utilizado yo desde que cree el Blog. Una vez que has apilado cientos de artículos sobre una temática... ¿por qué no los pones a disposición del resto? Varias de mis libretas son públicas y tienen varios seguidores (es una pena que no haya estadísticas de este tema). Hace bien poco compartía la libreta de "Productividad", pero desde hace mucho son públicas las libretas de "Blogs", "Banca" y "Excel". Yo sigo dándoles el uso de siempre, pero pueden ayudar a los demás del mismo modo que me ayudan a mí. Pues ahí están, para que quien quiera pueda utilizarlas. De hecho, yo únicamente he recopilado en un punto el saber de muchos otros.

Otros usos de Evernote y otros temillas

Como habéis visto, yo uso Evernote como biblioteca particular. Además, es un lugar magnífico para guardar ciertos PDFs personales (estos no los comparto) como las facturas o los análisis médicos. Es un bloc de notas magnífico, aunque en el trabajo estamos utilizando OneNote. Te puedes enviar correos electrónicos a tu cuenta de Evernote. Y David Torné nos ha explicado como montar todo el sistema GTD en libretas de Evernote. Vamos, una gran cantidad de utilidades diferentes.

Yo, personalmente, pago por utilizar esta herramienta. Una pequeña cantidad al año que da derecho a utilizar ciertas características y que amplia los límites de subidas de información. Y es verdad que hace poco me han escrito para decir que suben el precio (grrrr) pero bueno. Le doy bastante caña al elefante y creo que merece la pena el coste (sólo hay otra herramienta productiva de la serie por la que pago, y es Facile Things, pero esa se queda para otro artículo).

¿Y vosotros? ¿Utilizáis Evernote? ¿Que uso le dais? ¿Os suscribisteis a alguna de mis libretas públicas? Contad vuestras experiencias.

domingo, 24 de julio de 2016

Herramientas Productivas: Pocket

Como os indicaba en el post anterior, una de mis aficiones es leer y estar informado de novedades que se van produciendo en varios ámbitos de mi vida. Para ellos utilizo feedly como concentrador de noticias y publicaciones. Una única bandeja de entrada para los blogs que sigo habitualmente sobre productividad, banca, tecnología, transformación digital, talento, etc. Es por tanto el punto de partida de mi ya comentado sistema contra la infoxicación.

Pero normalmente no leo los artículos cuando los veo en feedly. Teóricamente (ya hablaremos de esto en otro artículo), en feedly entro 3 o 4 veces al día. Y lo único que hago en esas incursiones a la aplicación es descartar el 80 o 90 por cierto de los artículos recibidos. No os podéis imaginar desde cuantos blogs y diversos puntos de vista se ha analizado el fenómeno del PokemonGo en las últimas semanas. El 10 o 20% de artículos que resultan interesantes los marco para "Leer más tarde" con otra aplicación que se llama Pocket, antes ReadItLater.

¿Y que me permite hacer pocket? Pues simplemente lo que ya os he indicado en el párrafo anterior. Indicar que lecturas merecen la pena y crear otro repositorio de lecturas, pero ya filtrado. Sólo quedan aquellas que por su título y entradilla pueden resultar interesantes para mí. Y algunos diréis... ¿pero esto se puede hacer en feedly directamente? Y tenéis razón. Pero en pocket puedo incluir otras fuentes de información, como los artículos marcados como favoritos en twitter (en breve veremos "IF") o las páginas a las que llego por mi navegación en la web, con una extensión en chrome. Aquellos artículos que me resultan interesantes están marcados para leer más tarde.

Y entonces llega el momento de la lectura. Seguro que mi hijo de seis años, en sus primeros momentos de encuentro con los libros, no lo ve igual que yo, pero para mí, leer es un premio. Así que cuando acabo alguna tarea, o cuando dispongo de tiempo, recupero esos artículos para leer con calma. Los recupero desde el navegador, ya sea desde la web, o con una extensión (pickpocket) que me permite ir mostrando en pantalla los artículos. Pero también los puedo recuperar desde el tablet o desde el móvil con la app de Pocket (disponible para iOS o Android). Y además, en el tablet, puedo descargarlos para cuando no tengo conexión (algo que cada vez resulta más raro). Y ya en ese momento leo los artículos con calma y además sin distracciones, porque la mayoría de los artículos se muestran sin publicidad ni banners a los lados... simplemente el texto y las imágenes del mismo). Por cierto... al igual que con Feedly... todo esto es gratis y ya le han añadido la función social, de compartir lo que guardas en pocket con todo el mundo...

Últimamente tengo el sistema bastante controlado. Y en pocket no paso de los 50 o 60 artículos pendientes. Pero a veces las cosas se van de las manos, falta de tiempo o de ganas, y pocket ha marcado 200 artículos sin leer. Pero no hay que ponerse nervioso. Así que (y esto también funciona para feedly) puedes hacer click en el botón de pánico, y marcar todos como leídos. Yo creo que he hecho esto varias veces en feedly, con miles de artículos sin filtrar y aquí sigo vivo. Y alguna vez (esto ya es más raro) en Pocket.

Pero uno de los aspectos que hay que tener bastante claro en este sistema contra la infoxicación es que hay millones de artículos escritos ahí fuera y no los vamos a poder leer todos. Los hay buenos y malos. Así que seguro que alguno se escapa en este sistema. Peo esto es como en estadística, donde se diferencian dos tipos de errores. Si el sistema filtra miles de artículos malos (que no perdemos el tiempo leyendo) y se le escapa alguno bueno sin leer... no está mal. Si el error fuera a la inversa... habría que revisar el sistema. 

Ya casi hemos desmontado (a mi manera, ojo, que esto no es un manual de uso) todas las aplicaciones del sistema anti infoxicación. Falta el último paso, Evernote. Pero eso es otra historia (y por lo tanto otro artículo). ¿Y tu? ¿Conocías Pocket (o InstantPaper, o Flipboard, que sirven para lo mismo)? ¿Las usas? ¿Son útiles?

Ps: SI te ha gustado este artículo... ¿por qué no provechas y me sigues en Feedly? Es facil. Basta con clickar en este iconito... follow us in feedly

martes, 19 de julio de 2016

Herramientas productivas: el lector de feeds, Feedly

Una de mis aficiones es leer. Leo de todo. Leo libros, bien sean de novela negra preferentemente o de negocios; los leo en formato electrónico pero también en formato físico; leo prensa normalmente en Internet pero también en papel; y como no puede ser de otra forma, leo blogs. Es más, posiblemente si empezara a sumar el tiempo que le dedico a estas lecturas, el orden debería ser inverso. Leo muchos blogs, leo mucha prensa en Internet y cuando encuentro novelas de esas que enganchan, leo libros. Y leo blogs de forma que complementan (y a veces sustituyen) a la lectura de libros técnicos o de negocios. Me permiten estar al día de muchos temas y además buscar exactamente lo que me interesa en ese mismo instante.

El problema: el consumo de tiempo.

Esto de leer blogs, y diferentes artículos de Internet de diversas fuentes viene desde hace mucho tiempo. Y llegó un momento en que perdía mucho tiempo entrando una y otra vez en varias de las webs que seguía para ver si había algo nuevo. Y es que claro, había webs que escriben varios artículos al día y otras que escriben un par de artículos a la semana. Y a veces entrabas y te interesaban dos artículos; pero a veces entrabas y no molaba ninguno de los artículos recientes. Y así perdías varios ratos del día y varias horas a la semana. Vamos, que lo de "consumo de tiempo" era un pequeño eufemismo.

La solución: los lectores de feeds.

Seguro que se podía hacer algo para evitar semejante pérdida de tiempo. Y claro que existía. Eran los lectores de feeds, y aunque es cierto que alguna vez antes lo había probado (no es buena idea engancharse a los feeds de un periódico si no vives de ello), no fue hasta entonces que descubrí su verdadero potencial. Un lector de feed te permite recoger en un único lugar (llamémosle buzón) todos los artículos de aquellos sitios webs a los que te suscribes. Y a estos sitios te suscribías porque el editor consideraba que era bueno que su contenido pudiera estar más accesible. Para mí como lector, en  vez de estar treinta minutos saltando por todas las webs que tenía en la carpeta de marcadores, podía acceder a un único lugar donde me estaban esperando todos los artículos.

En aquel entonces con Google Reader tenía los blogs clasificados por temáticas: economía, tecnología, redes sociales, productividad... Y es más, podía ver únicamente el título del blog; el título y alguna línea; o el contenido total del post. Simplemente con el título ya podía decidir si el artículo merecía la pena o no por lo que además era muy sencillo de poco más que un vistazo entender cuales eran los artículos que realmente podían tener interés para mí. Hoy por hoy, con Feedly, dignísimo sucesor de la herramienta que Google mató vete tu a saber porqué, estoy suscrito a más de un centenar de fuentes diferentes de información. En plena ebullición, entre semana, unos 400 artículos entran al día en ese buzón. Y creo que leeré unos 20 o 30 con detenimiento.

Pero aún hay más.

Es más, Feedly me permite conectarme con Pocket (marcar artículos para leer más tarde), con Evernote (mi biblioteca virtual de artículos de blog), con OneNote (pendiente para este verano analizar posibilidades),  con Buffer o Hootsuite para la gestión de mis redes sociales y con IF (antiguamente llamada If This Then That y que permite automatizar ciertas tareas). Algunas de estas interacciones las expliqué hace un tiempo en el artículo que exponía como no morir de infoxicación y creo que explicaré otras en próximos artículos. Ahora (y también prometo que tengo que entender exactamente como funciona) feedly tiene una vertiente social y puedo compartir mis listas de blogs con el resto del mundo, por si a alguien pudiera interesarle.

Feedly no es la única herramienta de este tipo (este artículo de genbeta con 7 alternativas a Feedly llego a mi feedly), pero si es la que yo uso y además, con todo lo que os he dicho... es gratuita. Totalmente gratuita. Y a mi me da el servicio que yo busco y soy completamente feliz, tanto que no me he llegado a preocupar por lo que me daría la versión de pago. Y además es accesible por la web y tienes sus apps para móvil tablet en Android iOS.

Pero Feedly también es importante para mí como escritor.

Pero además, Feedly (y el resto de letores de feeds) también tiene su vertiente util para mí como escritor de un blog. Así como yo puedo seguir los blogs de los demás, tu puedes seguir este blog en Feedly y de este modo conseguir un buzón de artículos de lo más apañadito. Es simple. Basta con que hagas click en el botón "Follow me on feedly" en el menu lateral de la derecha, bastante arriba. Es más, creo que hasta puedo insertar el botón aquí en mitad del artículo (pero me parece que puede generar algún error con el https y esas cosillas)


follow us in feedly

A día de hoy mis artículos se muestran de forma íntegra en el lector, por lo que no te obligaré a visitar mi web cada vez que quieras leer un artículo. Esto es un tema de debate entre los escritores y de hecho al leer este artículo sobre "feed completo o feed resumen" (seguro que ya sabes como llegó hasta mí) recordé que tenía pendiente este artículo. A lo peor, esto reduce las visitas a mi web, pero igual consigo que mi contenido llegue cada vez un poquito más lejos y a un poco más de gente.

¿Y tu? ¿Usas un lector de feeds? ¿Y como escritor? ¿Promocionas la lectura de tus posts en uno de ellos?

martes, 12 de julio de 2016

De almuerzos y cenas productivas: el networking.

Siempre he pensado que el networking se me daba mal, que no tenía esa capacidad, que no sabía mantener el contacto con esas personas que en un futuro podían ser relevantes en mi carrera profesional; ni buscarlo con personas a las que sin conocer podían tener el mismo efecto de una forma bien gestionada. Y sin embargo empiezo a pensar que lo que era incorrecto era mi concepto de networking, posiblemente mal influenciado por experiencias profesionales que he vivido alrededor.

Conocía yo a lo que consideraba artistas del networking. Gente que parece que tiene recordatorios en el outlook que le recuerdan que hace casi seis meses no ha hablado con "fulanito" y que tenía que llamarle, no para nada en concreto, sino para que no se olvidase de él. Que tenía que comer con sus ex-compañeros "menganito" y el otro, para ver como les iba la vida profesional y ver cuanto habían avanzado en sus carreras. Y claro... es que yo no era capaz de hacer algo así de artificial. Creo que es complicado mantener una relación con alguien con quien no se congenia porque puede que en el futuro pueda dar un impulso a mi carrera profesional.

Si hacer networking era eso, yo hacía muy mal el networking. Porque yo me juntaba a comer con excompañeros y exjefes, pero siempre desde un punto de vista muy personal, porque las conversaciones que tenía con ellos eran muy enriquecedoras, y no sólo en el ámbito profesional, sino en el personal, porque también eran padres primerizos en aquella época, discutían con sus parejas y podían pasar épocas mejores o peores en el trabajo. Yo no hacía ese "networking artificial" sino que me iba a "comer con los colegas". Y ahora empiezo a darme cuenta de que lo errado era mi concepto de networking y que la versión real /y mucho más sana) del networking puede estar mucho más próxima a la comida de amiguetes de lo que yo me imaginaba.

Mis almuerzos productivos.

Muchas veces he hablado aquí de conceptos, ideas o pensamientos que han salido en varios "almuerzos productivos" que tengo con muchos compañeros y excompañeros de trabajo. Normalmente quedo con ellos de forma recurrente, pero no periódica y siempre de forma espontánea sin que jamás sea el outlook el que me recuerde que llevo varios meses sin comer con Eugenio. A veces puede ser porque cruzamos un par de mensajes con un comunicado interno, a veces es porque ha conseguido un nuevo logro en su vida sana y deportiva. Otras veces, me junto con Sergio porque el patio político está revuelto o porque no entendemos decisiones de política bancaria del BCE (y no, no trabajamos en nada afectado por ello). Es más, si una persona llega a tu despacho hace un par de años y a partir de una recorte de periódico en la mesa es capaz de comentarte algo sobre las ideas de Thomas Pikketty, entonces es alguien de quien puedes aprender algo seguro.

Porque para mí, lo importante de todos estos almuerzos, es la cantidad de cosas que aprendo de todos ellos en ese mismo momento. Y no, no quedamos para darnos lecciones sobre aquello en lo que somos "expertos" (digamos que tenemos algún conocimiento); pero compartir los puntos de vista de un millón de temas de lo más variados con las "orejas abiertas" es algo que siempre te va a enseñar mucho. Desde este punto de vista, mis comidas con los compañeros de curro actuales, (sí ,esas "de todos los días") también son comidas de networking.

Y así puedo encontrar un montón más de ejemplos. Porque si algo me he dado cuenta cuando he ido al gimnasio a las hora del almuerzo, es que se me han ido acumulando "quedadas pendientes para comer" con un montón de gente y que estoy poco a poco poniendo al día... a veces también hay que conciliar la vida sana con la profesional, y no sólo con la vida familiar...

Y una cena muy productiva.

Pero si ha habido algún encuentro increíblemente beneficioso para mi, fue el que se produjo hace ya unas semanas con un grupo de gente a la que si dijese que no conocía de nada estaría mintiendo como un bellaco. Y es que coincidiendo con sus VI Jornadas celebradas en El Escorial, los formantes de OPTIMA LAB me invitaron a compartir una cena con ellos, lo que acepté con gran gusto. Como decía, si bien físicamente nunca había coincidido con ellos, no puedes decir que no conoces a alguien cuyos artículos llevas leyendo varios años, a quien incluso preguntas dudas a través de redes sociales o a los que pides opinión sobre tus ideas en ciertos temas... 



Desvirtualizandonos con @alalmoguera 😉 VI Joenadas #optimalab #efectividad by @ajmasia

Y de hecho, si para mí algo resumió aquella noche, fue lo normal que fue todo a pesar de que ellos tenían a "un extraño" en su mesa y yo estaba con "los galácticos" de la productividad personal y la efectividad. Y mira que a uno se le quedaron cosas en el tintero para preguntar o comentar con ellos. Por ejemplo, no preguntarles por Jesús, que está equilibrando su vida nuevamente tras ser padre; o no dar las gracias a Cruz por su respuesta a mis dudas sobre el Ranking de blogs de Productividad. Pero se tocaron muchísimos temas profesionales, personales y de la vida en general. 

La verdad es que fue un placer compartir aquel momento con PazDavidJose MiguelCruzJerónimo Antonio; conseguir desvirtualizar sus personas y poner 3 dimensiones a sus blogs: Redes ProductivasControl y Perspectiva ;Optima InfinitoExperiencia ProductivaJeronimoSanchez y Cambiando Creencias (ordenados por como estábamos sentados en la mesa :-p). Y poder entender de más cerca su forma de trabajo, un concepto, el de RED de trabajo de Consultores Artesanos, digno de admiración. Por cierto, que todos ellos han dado su versión sobre las Jornadas (es el artículo al que vinculo su blog) en las que comparten entre sí sus conocimientos, avances y experiencias y han incluido sus comentarios sobre la cena (algunos de ellos consiguen ruborizarme). 

En resumen... toda una experiencia de Networking que ojalá se pueda repetir e incluso ampliar en ocasiones futurasGracias por todo OPTIMA LAB.

Ps: La primera foto es reciente y no es de un almuerzo productivo sino de uno Sanferminero (que no implica que fuera improductivo, pero no era su fin principal)... uno de los motivos por los que se retraso este articulillo. Y la segunda la tomo del Instagram de AJ... que inmortalizó el gran momento. 





domingo, 3 de julio de 2016

La perfección es enemiga de lo bueno... y amiga de Parkinson

Hace ya mucho desde que escribí el artículo sobre la ley de Parkinson. Sí, aquella sentencia que señala que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine" y que los que hablamos de productividad mentamos tantas veces. Sirvan como ejemplo los litros de tinta electrónica que han aparecido sobre el tema con diversos autores como Jeroen Sangers, Antonio José Masiá, Jerónimo Sánchez, y un largo etc...

Mi reflexión de hoy sin embargo es acerca de cómo llegamos a dicha situación y me he encontrado con dos situaciones muy diferentes, pero ambas creo que muy improductivas. Con motivos totalmente dispares y soluciones radicalmente diferentes. De un lado están/estamos aquellos que dejan todo para el último minuto y por otro lado están/estamos aquellos que pueden eternizarse buscando la perfección. Vamos, como se puede apreciar, situaciones muy diferentes que acaban por retrasar la entrega de un trabajo hasta el último minuto.

Dejando todo para el último minuto.

En este grupo están aquellos que suelen utilizar la frase "yo bajo presión trabajo mejor". Son los que normalmente aparecen referenciados en los artículos sobre la ley de Parkinson. Por diversos motivos dejan que "les pille el toro". Son procrastinadores natos. Siempre hay algo mejor que hacer que ponerse con este proyecto. No se tragan el sapo. No trocean el chancho (el chancho se come de a pocos que decía un jefe mío). 

En resumen, son aquellos a los que el plazo se les va a echar encima sí o sí. Y un par de  días antes pueden estar al 60% del proyecto. Seguro que conocemos a alguien así. Es más... posiblemente nosotros también habremos pecado alguna vez de este defectillo... aunque sea cuando éramos estudiantes... ¿Quien no se metió en un examen con los apuntes "a primera vista"? 

Buscando la perfección.

Y que todos conozcamos algún caso del grupo anterior no implica que este sea único. Hay otro grupo de personas a los que la Ley de Parkinson también les afecta y mucho. Los que empiezan a revisar obsesivamente su proyecto. Buscando dejarlo "niquelao", perfecto, impoluto. 

Creo que este segundo grupo está en una mejor situación, dado que en la fecha final está seguro que tienen un producto mínimo viable (terminología agile); pero siempre están dándole un último retoque. Y sin embargo, por este mismo motivo están siendo, en mi opinión, ampliamente improductivos. 

La frase del mundo de los negocios para está situación es la que da el nombre al artículo: "la perfección es enemigo de lo bueno". Imaginemos que tienes tu presentación lista 3 días antes de tener que realizar la misma. Pero empiezas a revisarla una y otra vez. Que si modificas los textos (el "wording" que dice tu jefe); que si mejoras el hilo consductor ("el story telling"); que si alineas todas las cajas, que si buscas una imagen que pegue más al texto, que si pruebas otro patrón de diapositivas... Y al final... el plazo encima y la presentación sin enviar. 

¿Estas diciendo que es malo hacer bien las cosas?

Pues está claro que no. Las cosas hay que intentar hacerlas bien y a la primera. Hay que intentar acercarse a la perfección. Pero... espero que tengas un poco de criterio para saber cuando tienes que decir basta, cuando debes dar tu trabajo por concluido. 

¿Cuanto aportó aquel cambio de imagen? ¿Cuanto supuso la variación del storytelling? ¿Cuanto gana nuestro mensaje con esos cambios? ¿Y cuantos recursos somos capaces de dedicar a eso? Si tu presentación ya está en ese nivel de sobresaliente que exiges a tus trabajos... ¿realmente merece la pena ir a por el cum laude? Supongo que me dirás "depende" y está claro que sí lo buscarás el día que te permiten ir por primera vez a conocer a tu comité de Dirección, pero que no deberás hacer tanto el día de la presentación previa entre tus compañeros de departamento (el "friends and family").

Entonces... ¿donde está el límite?

El límite está donde tu lo pongas. Teóricamente y en términos economistas, donde la ganancia marginal iguale al coste marginal de esa hora de trabajo adicional. Lo que significa en ese momento en el que ya más esfuerzo implique una mejora mínima de tu proyecto o trabajo o presentación.

¿Y tu? ¿Padeces del mal de Parkinson? ¿En cual de sus variantes?